Documentation technique et fonctionnelle KWISATZ

Les formulaires et la GED

KWISATZ permet d’ajouter des champs métier personnalisés aux fiches clients, fournisseurs et produits au moyen de formulaires dynamiques JSON. Il permet aussi d’associer des fichiers aux clients et fournisseurs dans un espace documentaire pouvant être synchronisé par un service cloud.

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Fiche : ADM-FOR-001 Module : Formulaires dynamiques / GED Public : administrateur ou technicien Risque : élevé Catégorie : Paramétrage, modèles et personnalisationMise à jour : 6 août 2026

Réponse directe

Pour un formulaire, placez un fichier F01_client.json, F01_fournisseur.json ou F01_produit.json dans le sous-dossier PARAMETRES du dossier KWISATZ. Pour la GED, ouvrez Outils > Préférences > Divers > Espace Cloud pour la gestion des documents électroniques, activez les clients ou fournisseurs et indiquez un répertoire Windows existant.
Sauvegardez le dossier KWISATZ et les répertoires documentaires avant toute modification. Un JSON invalide empêche le formulaire de se charger, tandis qu’un chemin GED incorrect peut rendre les documents inaccessibles.

Conseil technicien général

1. Repères de version

Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.

2. Licence et disponibilité

La dépendance de licence mentionnée dans ce document provient des sources. Sa disponibilité peut varier selon la version, la sérialisation, le partenaire ou l’installation ; faites-la valider techniquement avant de modifier l’environnement.

3. Deux fonctions complémentaires

Fonction Objet Fiches concernées
Formulaires dynamiques Ajouter des champs structurés : texte, case, nombre, date, heure ou mémo. Clients, fournisseurs et produits.
GED / Documents associés Rattacher des fichiers existants : PDF, images, contrats ou justificatifs. Clients et fournisseurs dans la fonction documentée.
Un formulaire stocke des valeurs structurées dans la fiche. La GED conserve des fichiers dans un répertoire externe. Ce ne sont pas les mêmes données et elles doivent être sauvegardées séparément.

4. Vérifier les options de licence

  • Les formulaires nécessitent l’option Formulaires dynamiques.
  • La GED est documentée lorsque l’une des options Pack caisse (fonctions avancées), Pack caisse (fonctions avancées) ou Module Producteur est active.
Si l’option n’est pas présente, le fichier JSON ou le chemin GED peut être correctement créé sans que le bouton ou l’onglet apparaisse dans la fiche.

5. Préparer les dossiers et la sauvegarde

  1. Identifiez le code du dossier KWISATZ concerné.
  2. Effectuez une sauvegarde complète du dossier.
  3. Repérez son sous-dossier PARAMETRES.
  4. Créez le sous-dossier s’il n’existe pas et si la version le permet.
  5. Créez deux répertoires séparés pour les documents clients et fournisseurs.
  6. Vérifiez les droits de lecture, création, modification et suppression.
  7. Ajoutez ces emplacements au plan de sauvegarde.

Exemple de chemins :

Exemple de fichier interne retiré. Utilisez l’éditeur ou la fonction prévue dans KWISATZ, relevez les réglages existants et faites valider toute structure de formulaire ou chemin documentaire par un technicien.
La sauvegarde habituelle de la base KWISATZ ne garantit pas que les répertoires GED externes soient inclus. Vérifiez explicitement le périmètre du logiciel de sauvegarde.

6. Nommer les fichiers de formulaire

Fichier Fiche concernée
F01_client.json Fiche client.
F01_fournisseur.json Fiche fournisseur.
F01_produit.json Fiche produit.

Les fichiers doivent être placés dans le dossier PARAMETRES du dossier KWISATZ concerné.

Respectez le nom attendu. Une faute dans le préfixe, le suffixe ou l’extension empêche KWISATZ d’identifier le formulaire.

7. Comprendre la structure JSON

Attribut Rôle
Source Identifie le type ou la source du formulaire.
Titre Titre affiché en haut du formulaire.
Creation Date de création du modèle.
Modification Date de dernière modification du modèle.
Categories Tableau des groupes ou sections du formulaire.
Caption Libellé d’un groupe ou d’un champ.
Items Tableau des champs appartenant à une catégorie.
ID Identifiant unique et stable du champ.
ValueType Type de donnée attendu.
L’ID d’un champ ne doit pas être réutilisé pour une autre information après la mise en production. Les valeurs déjà enregistrées pourraient être interprétées sous un nouveau sens.

8. Types de champs documentés

Type Utilisation
STRING Texte sur une ligne.
BOOLEAN Case à cocher.
INTEGER Nombre entier.
FLOAT Nombre comportant des décimales.
DATE Date.
TIME Heure.
MEMO Texte multiligne.

Contraintes complémentaires

  • MinValue et MaxValue pour limiter les valeurs numériques ;
  • MaxLength pour limiter la longueur d’un texte ;
  • Format pour l’affichage des dates ou heures ;
  • CharCase : NORMAL, UPPER ou LOWER.

9. Exemple de formulaire client

L’exemple ci-dessous illustre la structure documentée. Adaptez les libellés, identifiants et contraintes au besoin métier.

Exemple de fichier interne retiré. Utilisez l’éditeur ou la fonction prévue dans KWISATZ, relevez les réglages existants et faites valider toute structure de formulaire ou chemin documentaire par un technicien.
Cet exemple est une base technique, pas un modèle réglementaire. N’ajoutez pas de données sensibles ou de consentements sans définir leur finalité, leur accès et leur durée de conservation.

10. Valider le fichier JSON

  1. Ouvrez le fichier dans un éditeur adapté, par exemple Notepad++.
  2. Contrôlez les accolades et crochets ouvrants et fermants.
  3. Vérifiez les virgules entre chaque objet.
  4. Vérifiez les guillemets des noms et valeurs.
  5. Analysez et formatez le document avec un outil JSON.
  6. Conservez une copie de la version précédente.
  7. Relancez KWISATZ pour recharger le formulaire.
Une accolade ou une virgule manquante ou surnuméraire peut empêcher totalement l’interprétation du formulaire.

11. Utiliser le formulaire dans une fiche

  1. Ouvrez une fiche client, fournisseur ou produit correspondant au fichier.
  2. Ouvrez l’onglet ou le bouton du formulaire dynamique.
  3. Vérifiez le titre et les catégories.
  4. Saisissez quelques valeurs de test.
  5. Validez la fiche.
  6. Fermez puis rouvrez la fiche.
  7. Vérifiez que chaque valeur est conservée dans le bon champ.
Repère de diagnostic : Client.QCM1. Ce repère interne ne doit pas être modifié directement. Faites analyser et valider le réglage par un technicien KWISATZ après sauvegarde et relevé de la configuration.

12. Faire évoluer un formulaire existant

Avant de modifier un modèle déjà utilisé :

  1. archivez le fichier JSON actuel ;
  2. listez les IDs déjà en production ;
  3. ajoutez de nouveaux champs avec de nouveaux IDs ;
  4. évitez de changer le type d’un champ existant ;
  5. évitez de réutiliser l’ID d’un champ supprimé ;
  6. mettez à jour la date Modification ;
  7. testez sur une copie du dossier ou une fiche de démonstration ;
  8. ouvrez plusieurs anciennes fiches avant le déploiement.
La suppression visuelle d’un champ du modèle ne constitue pas nécessairement une suppression de la valeur historique enregistrée dans la fiche.

13. Configurer la GED

Accédez à Outils > Préférences > Divers > Espace Cloud pour la gestion des documents électroniques (GED).

Paramètre Utilisation
Activé pour les fournisseurs Affiche la gestion des documents dans la fiche fournisseur.
Chemin d’accès aux fichiers fournisseurs Répertoire racine contenant les documents rattachés aux fournisseurs.
Activé pour les clients Affiche la gestion des documents dans la fiche client.
Chemin d’accès aux fichiers clients Répertoire racine contenant les documents rattachés aux clients.
Les répertoires indiqués doivent exister. Vérifiez aussi que tous les postes concernés utilisent un chemin accessible et cohérent, de préférence un chemin réseau stable lorsqu’il s’agit d’une installation multiposte.

14. Ajouter et consulter un document

  1. Ouvrez la fiche client ou fournisseur.
  2. Cliquez sur Documents associés.
  3. Ouvrez l’Explorateur Windows.
  4. Glissez-déposez le fichier dans la zone des documents associés.
  5. Vérifiez que le document apparaît dans la liste.
  6. Ouvrez-le pour vérifier son contenu.
  7. Contrôlez son emplacement physique dans le répertoire GED.

KWISATZ crée automatiquement un sous-répertoire utilisant le code du client ou du fournisseur, puis y copie le document.

Le document est correctement associé lorsqu’il est visible depuis la fiche, présent dans le sous-répertoire du tiers et inclus dans la sauvegarde prévue.

15. Utiliser un répertoire synchronisé dans le cloud

Le chemin GED peut désigner un répertoire synchronisé par un logiciel externe, par exemple OneDrive ou Google Drive. Le fonctionnement est alors :

  1. KWISATZ copie le fichier dans le répertoire Windows configuré.
  2. Le client de synchronisation détecte le nouveau fichier.
  3. Le service externe l’envoie vers son espace distant.
  4. Les autres postes synchronisés le reçoivent selon leur configuration.
KWISATZ n’assure pas lui-même la synchronisation, le versionnement ou la résolution des conflits du fournisseur cloud. Contrôlez l’état du logiciel OneDrive, Google Drive ou équivalent.
Évitez de donner un accès public par lien au répertoire complet. Les documents clients et fournisseurs peuvent contenir des données personnelles, financières ou contractuelles.

16. Supprimer ou remplacer un document

  1. Ouvrez la fiche et la fenêtre Documents associés.
  2. Sélectionnez le document exact.
  3. Vérifiez qu’il ne s’agit pas de l’unique copie d’un justificatif obligatoire.
  4. Utilisez la fonction de suppression prévue.
  5. Contrôlez le résultat dans le répertoire Windows.
  6. Contrôlez la corbeille ou l’historique du service cloud, s’il existe.
Une suppression peut être propagée par la synchronisation cloud. Définissez une procédure de validation et de restauration avant d’autoriser la suppression aux utilisateurs courants.

17. Périmètre et limites de la GED documentée

La fonction décrite est principalement une gestion de documents associés à une fiche. La documentation fournie ne décrit pas comme fonctions natives :

  • la reconnaissance OCR du contenu ;
  • l’indexation plein texte ;
  • un circuit de validation documentaire ;
  • une signature électronique ;
  • un plan de classement global indépendant des fiches ;
  • une conservation probante ou un coffre-fort numérique ;
  • un versionnement interne administré par KWISATZ.
Ces fonctions peuvent être fournies par des logiciels externes, mais elles ne doivent pas être attribuées à la GED KWISATZ sans validation spécifique.

18. Sécurité, confidentialité et sauvegarde

  • limitez les droits NTFS aux utilisateurs autorisés ;
  • séparez les documents clients et fournisseurs ;
  • n’utilisez pas un compte cloud personnel pour des documents professionnels ;
  • activez l’authentification renforcée du compte cloud ;
  • chiffrez les postes et sauvegardes lorsque la politique le prévoit ;
  • définissez une durée de conservation par catégorie de document ;
  • testez la restauration des fichiers et des modèles JSON ;
  • conservez un journal interne des changements de formulaire ;
  • évitez les données sensibles non nécessaires dans les champs personnalisés.
La synchronisation n’est pas une sauvegarde suffisante : une suppression, un chiffrement malveillant ou un fichier corrompu peut être synchronisé sur tous les postes.

19. Diagnostic rapide

Le formulaire n’apparaît pas dans la fiche
Vérifiez l’option Formulaires dynamiques, le type de fiche, le nom exact du fichier et son emplacement dans le dossier PARAMETRES. Relancez ensuite KWISATZ.
Le formulaire est absent après une modification du JSON
Analysez le fichier avec un validateur JSON. Recherchez une accolade, un crochet, une virgule ou un guillemet manquant ou surnuméraire. Restaurez la version précédente si nécessaire.
Les anciennes valeurs apparaissent sous un mauvais libellé
Un ID existant a probablement été réutilisé ou son sens a été modifié. Restaurez le modèle précédent et créez un nouvel ID pour la nouvelle information.
Le bouton Documents associés n’apparaît pas
Vérifiez la licence, l’activation dans Outils > Préférences > Divers, le type de fiche et l’existence du chemin configuré.
Le glisser-déposer ne copie pas le fichier
Testez la création manuelle d’un fichier dans le répertoire GED. Contrôlez les droits Windows, l’espace disque, le chemin réseau et les caractères interdits dans le nom du fichier.
Un document existe sur un poste mais pas sur un autre
Vérifiez que les deux postes utilisent le même chemin réseau ou que la synchronisation cloud est terminée. Contrôlez les erreurs et conflits du client OneDrive ou Google Drive.
Le sous-répertoire est créé sous un mauvais code
Vérifiez la fiche réellement ouverte et son code client ou fournisseur. Ne renommez pas directement les répertoires sans valider le rattachement avec le support.
Un document supprimé réapparaît
Un conflit de synchronisation ou un autre poste peut avoir restauré le fichier. Fermez les clients de synchronisation, identifiez la copie maître et consultez l’historique du fournisseur cloud.

20. Tests avant déploiement

  1. Testez chaque type de formulaire sur une fiche de démonstration.
  2. Vérifiez tous les types de champs utilisés.
  3. Fermez et rouvrez les fiches pour contrôler les valeurs.
  4. Testez l’ajout d’un PDF et d’une image dans la GED.
  5. Testez l’ouverture depuis chaque poste concerné.
  6. Testez une suppression contrôlée et sa restauration.
  7. Vérifiez la synchronisation distante, si elle est utilisée.
  8. Exécutez une sauvegarde puis une restauration de test.
  9. Validez les droits avec un utilisateur standard.

21. Liste de contrôle de mise en service

  • Les options de licence sont actives.
  • Le dossier PARAMETRES est le bon.
  • Les noms des fichiers JSON sont conformes.
  • Chaque JSON est valide.
  • Les IDs sont uniques et documentés.
  • Les anciens modèles sont archivés.
  • Les chemins GED existent.
  • Les droits Windows sont contrôlés.
  • Les documents sont sauvegardés.
  • La synchronisation cloud est sécurisée.
  • Les tests utilisateurs sont terminés.

22. Résultat attendu

Les fiches affichent les champs métier définis dans les fichiers JSON, les valeurs restent disponibles après validation et les documents associés sont classés dans le sous-répertoire du client ou fournisseur, avec une sauvegarde vérifiée.

23. Compatibilité et évolutions documentées

Fonction Évolution documentée
Formulaires clients et fournisseurs Option Formulaires dynamiques documentée dans la branche 3.55.
Stockage des réponses Valeurs clients et fournisseurs stockées au format JSON dans les champs QCM1.
Extension aux produits Développement généralisé aux fiches produits entre décembre 2024 et avril 2025.
GED clients et fournisseurs Documents associés et chemins cloud documentés dans la branche 3.56.

24. Sources documentaires

  • Tutoriel KWISATZ — Paramétrage et utilisation des formulaires et de la GED.
  • Suivi de développement KWISATZ — Option Formulaires dynamiques et stockage JSON.
  • Suivi de développement KWISATZ — Espace Cloud et Documents associés.
  • Notes support KWISATZ — diagnostic des fichiers JSON invalides.
  • Documentation de version KWISATZ 3.56 — GED clients et fournisseurs.