Documentation fonctionnelle KWISATZ
Gérer les commandes fournisseurs, réceptions et reliquats
Le cycle d’achat KWISATZ relie la commande fournisseur, la réception physique, le suivi des quantités restant à recevoir et la facture achat, tout en évitant les doubles mouvements de stock.
Réponse directe
Créez un Bon de commande achat (BCA), puis transformez-le en Bon de réception achat (BRA). Dans le BRA, conservez uniquement les quantités réellement reçues : les quantités manquantes restent en reliquat. Lors d’une livraison suivante, transformez de nouveau le BCA pour réceptionner le solde. Si le fournisseur ne livrera plus une ligne, ouvrez Fournisseurs > Procédures > Gestion des reliquats et mettez-la en sommeil.
Conseil technicien général
1. Le cycle d’achat recommandé
BCA → BRA → FAA
Commande fournisseur → réception physique → facture achat
Commande fournisseur → réception physique → facture achat
| Document | Rôle | Effet sur le stock |
|---|---|---|
| BCA | Enregistre les produits et quantités commandés au fournisseur. | Pas d’entrée physique ; les quantités restent attendues. |
| BRA | Enregistre les produits et quantités réellement reçus. | Toutes les lignes validées mouvementent automatiquement le stock. |
| FAA | Enregistre la facture et la dette fournisseur. | Les lignes issues d’un BRA ne sont pas mouvementées une seconde fois. |
Une commande ne prouve pas la réception. Ne corrigez pas un stock attendu en transformant artificiellement une commande en entrée manuelle.
2. Prérequis
- Créer la fiche fournisseur et renseigner ses conditions commerciales.
- Créer les articles, leurs unités, leurs fournisseurs et leurs références d’achat.
- Définir le magasin ou dépôt destinataire.
- Contrôler les prix d’achat, remises et conditionnements.
- Disposer des droits sur les commandes, réceptions et factures fournisseurs.
- Prévoir la gestion des lots, séries et dates de péremption si elle est activée.
Une erreur d’unité ou de conditionnement peut multiplier la réception. Vérifiez notamment la différence entre unité, carton, colis et palette.
3. Créer une commande fournisseur
- Ouvrez le menu des Fournisseurs et la gestion des bons de commandes achat.
- Cliquez sur Nouveau ou utilisez la fonction de création.
- Sélectionnez le fournisseur.
- Contrôlez la date et la date de livraison prévisionnelle lorsqu’elle est disponible.
- Sélectionnez le magasin ou dépôt concerné selon le document et le paramétrage.
- Ajoutez les articles.
- Saisissez les quantités à commander.
- Vérifiez les références fournisseur, prix, remises, frais et délais.
- Validez puis imprimez ou transmettez le BCA selon la procédure de l’entreprise.
Le BCA alimente les quantités fournisseurs en cours, généralement utilisées dans les analyses de réapprovisionnement sous la notion
COMFOUR.4. Utiliser la saisie rapide
Les documents d’achat peuvent proposer une fenêtre de sélection rapide des produits référencés chez le fournisseur.
- Ouvrez la sélection des articles du fournisseur.
- Saisissez la Qté assistant pour plusieurs produits sans fermer la fenêtre.
- Injectez ensuite les lignes sélectionnées dans le BCA.
- Remettez les quantités à zéro si nécessaire.
- Le dernier calcul de réapprovisionnement automatique peut être chargé dans la colonne prévue.
Contrôlez les quantités proposées par l’assistant. Elles reposent sur le paramétrage du stock et ne remplacent pas la validation de l’acheteur.
5. Transformer le BCA en BRA
- Ouvrez la liste des commandes fournisseurs.
- Sélectionnez le BCA concerné.
- Utilisez la fonction de transformation en bon de réception.
- Confirmez la transformation.
- Contrôlez le fournisseur, le document lié et le magasin de réception.
- Vérifiez toutes les lignes avant validation.
La transformation évite la ressaisie et conserve le lien avec la commande d’origine.
6. Enregistrer une réception complète
- Comparez le bon fournisseur avec le BCA.
- Contrôlez les références et quantités reçues.
- Vérifiez l’état des marchandises.
- Renseignez les lots, séries ou péremptions si nécessaire.
- Conservez les quantités correspondant au physique.
- Validez le BRA.
- Contrôlez les mouvements de stock des articles.
- Vérifiez que la commande est désormais totalement reçue.
Lorsque toutes les quantités ont été reçues, le reliquat devient nul et la commande peut être considérée comme terminée.
7. Enregistrer une réception partielle
Exemple : 10 unités commandées, 6 unités reçues.
- Transformez le BCA en BRA.
- Sur la ligne concernée, saisissez la quantité réellement reçue :
6. - Ne validez pas les 10 unités si quatre sont absentes.
- Validez le BRA.
- Contrôlez l’entrée de 6 unités dans le stock.
- Vérifiez que 4 unités restent en reliquat.
- Conservez le reliquat actif si le fournisseur doit livrer le solde.
Reliquat = quantité commandée − quantités déjà réceptionnées.
Ne créez pas un second BCA pour le solde si vous souhaitez conserver le suivi de la commande initiale. Réutilisez le reliquat du BCA d’origine.
8. Réceptionner une livraison ultérieure
- Ouvrez à nouveau la commande partiellement reçue.
- Vérifiez son état et les lignes restant à recevoir.
- Transformez de nouveau le BCA en BRA.
- Contrôlez que seules les quantités restant en reliquat sont proposées ou nécessaires.
- Saisissez les quantités réellement reçues lors de cette livraison.
- Validez puis contrôlez le stock.
- Recommencez tant qu’un reliquat actif subsiste.
Les libellés exacts des états peuvent varier selon la version, mais la commande suit normalement une progression non reçue, partiellement reçue puis totalement reçue.
9. Informations de suivi des reliquats
La présentation dédiée aux reliquats permet de rapprocher :
| Information | Signification |
|---|---|
| Quantité initialement commandée | Besoin inscrit sur le BCA. |
| Quantité déjà reçue | Total des BRA liés validés. |
| Quantité restant à recevoir | Reliquat de la ligne. |
| Ignorer reliquat | Met la ligne en sommeil et indique qu’elle ne doit plus être suivie. |
10. Ouvrir la gestion des reliquats fournisseurs
Fournisseurs > Procédures > Gestion des reliquats
La documentation indique que cette fenêtre fonctionne comme la gestion des reliquats clients, adaptée aux commandes fournisseurs.
- Afficher tous les reliquats.
- Afficher uniquement les reliquats actifs.
- Afficher uniquement les reliquats en sommeil.
- Filtrer par fournisseur.
- Filtrer par produit.
- Imprimer un journal des lignes en reliquat.
11. Mettre un reliquat en sommeil
Utilisez cette action lorsque le fournisseur confirme qu’il ne livrera plus la quantité restante.
- Ouvrez la gestion des reliquats.
- Filtrez sur le fournisseur, le produit ou les reliquats actifs.
- Sélectionnez la ligne.
- Appuyez sur Entrée ou utilisez le bouton de mise en sommeil.
- Confirmez la modification.
- Vérifiez que Ignorer reliquat est activé.
Mettre en sommeil ne réceptionne pas la marchandise et ne modifie pas le stock. Cette action signifie uniquement que la quantité restante ne doit plus être attendue.
12. Réactiver un reliquat
- Affichez les reliquats en sommeil.
- Sélectionnez la ligne concernée.
- Appuyez sur Entrée ou utilisez le bouton de remise en activité.
- Confirmez.
- Vérifiez que la ligne réapparaît parmi les reliquats actifs.
Cette fonction est utile lorsque le fournisseur annonce finalement une livraison après avoir initialement annulé le solde.
13. Finaliser une commande partielle
Une commande partiellement reçue peut être considérée comme finalisée lorsque tous ses reliquats restants ont été désactivés.
- Contrôlez que les quantités reçues correspondent aux BRA.
- Obtenez la confirmation du fournisseur sur les quantités annulées.
- Mettez en sommeil les lignes non livrables.
- Utilisez l’option de masquage des commandes finalisées lorsque la liste la propose.
Ne finalisez pas une commande partielle uniquement pour nettoyer la liste. Conservez la preuve de l’annulation du fournisseur.
14. Facturer les réceptions
- Ouvrez la liste des bons de réception fournisseurs.
- Sélectionnez le BRA concerné.
- Transformez-le en Facture achat (FAA).
- Contrôlez le numéro et la date de facture fournisseur.
- Rapprochez les quantités, prix, remises, ports et taxes.
- Traitez les écarts avant validation.
- Validez la facture.
- Contrôlez le compte fournisseur et les échéances.
Les lignes provenant de la transformation du BRA ne doivent pas générer une nouvelle entrée de stock, puisque le BRA a déjà mouvementé les quantités.
15. Lignes ajoutées directement dans une facture
La documentation précise que KWISATZ génère des mouvements pour les lignes saisies directement dans une facture achat, tandis que les lignes issues d’un BRA ne sont pas mouvementées une seconde fois.
Si vous ajoutez une ligne de produit directement dans la FAA, vérifiez si elle correspond réellement à une marchandise reçue et si son effet de stock est souhaité. Les frais, ports ou services doivent utiliser une configuration adaptée.
16. Peut-on transformer directement un BCA en FAA ?
Le manuel indique qu’il est possible de « brûler les étapes » et de transformer directement une commande en facture.
Pour une marchandise stockée, privilégiez néanmoins le cycle BCA → BRA → FAA. Il fournit une preuve de réception physique, facilite les reliquats et réduit le risque d’un stock incohérent. Testez l’effet d’une transformation directe sur la version installée avant de formaliser ce circuit.
17. Écarts entre commande, réception et facture
| Écart | Traitement recommandé |
|---|---|
| Quantité reçue inférieure | Saisir le réel dans le BRA et conserver le reliquat. |
| Quantité reçue supérieure | Vérifier l’accord, corriger le BRA et décider si le dépassement est accepté. |
| Article remplacé | Contrôler la référence reçue et modifier les lignes selon la procédure d’achat. |
| Prix facturé différent | Rapprocher la FAA avec le BRA et le BCA avant validation. |
| Produit endommagé | Ne réceptionner que la quantité acceptée ou traiter le retour selon le circuit prévu. |
| Solde annulé | Mettre le reliquat en sommeil avec justification. |
18. Annuler ou corriger une réception
Si le BRA est encore modifiable, corrigez-le selon les droits et la période. S’il est validé, clôturé, facturé ou comptabilisé, utilisez la procédure d’annulation ou un document correctif traçable.
Ne modifiez pas directement la base et ne créez pas une régularisation sans analyser le BCA, le BRA et la FAA. Une correction isolée peut désynchroniser les quantités, le reliquat et la facture.
19. Multi-magasins : réception centralisée
Pour une centrale d’achat, le flux documenté est :
- Créer le BCA pour le dépôt central.
- Transformer le BCA en BRA.
- Réceptionner les quantités réelles au dépôt.
- Gérer les reliquats fournisseur.
- Créer un bon inter-magasins vers chaque magasin.
- Recopier le BRA dans l’IM lorsque la fonction est disponible.
- Ajuster les quantités réellement envoyées à chaque site.
- Contrôler le dépôt et les magasins.
Le stock reçu au dépôt n’apparaît pas dans les magasins sans bon inter-magasins. La réception centralisée et la redistribution sont deux opérations distinctes.
20. Multi-magasins : réception directe
Lorsque le fournisseur livre directement chaque magasin, créez de préférence un BCA distinct par magasin afin de rattacher la réception au bon stock.
Cette méthode évite la création de transferts intermédiaires, mais augmente le nombre de commandes et de suivis de reliquats.
21. Contrôler COMFOUR et le réapprovisionnement
Les commandes fournisseurs en cours influencent les propositions de réapprovisionnement par la quantité COMFOUR.
- Une commande active peut réduire la quantité proposée à commander.
- Un reliquat actif reste une quantité attendue.
- Un reliquat mis en sommeil ne doit plus être considéré comme une future réception selon le traitement appliqué.
- Contrôlez la proposition après une annulation importante de reliquat.
La logique de réapprovisionnement documentée est quantitative. Elle ne s’appuie pas nécessairement sur la date de livraison prévue de chaque commande.
22. Contrôles avant validation d’un BRA
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Fournisseur | Le BRA correspond-il au bon fournisseur ? |
| Commande liée | Le document provient-il du bon BCA ? |
| Magasin | La réception entre-t-elle dans le bon dépôt ? |
| Article | Le code, la variante et la référence fournisseur sont-ils corrects ? |
| Quantité | La quantité saisie correspond-elle au physique ? |
| Conditionnement | L’unité, le carton ou le colis sont-ils cohérents ? |
| Lot | Le numéro de lot et la péremption sont-ils corrects ? |
| Reliquat | Le solde doit-il rester actif ? |
| Prix | Le prix et les remises sont-ils cohérents avec la commande ? |
23. Compatibilité documentée
| Fonction | Disponibilité | Condition connue |
|---|---|---|
| BCA, BRA et FAA | Gestion standard des achats | Droits et fournisseur configurés |
| Transformation des documents | Fonction standard | Possibilités selon le document initial |
| Mouvements automatiques du BRA | Fonction standard documentée | Toutes les lignes validées |
| Absence de double mouvement BRA → FAA | Fonction standard documentée | Lignes issues de la transformation du BRA |
| Gestion des reliquats fournisseurs | Fonction standard | Fonctionnement analogue aux reliquats clients |
| Recopie BRA vers IM | Fonction terrain documentée | Libellé exact selon version et interface |
24. Diagnostic rapide
La commande reste partiellement reçue
Contrôlez les quantités déjà réceptionnées et les reliquats actifs. Mettez les lignes annulées en sommeil si le fournisseur ne les livrera plus.
Le stock n’a pas augmenté après le BCA
C’est normal : le BCA enregistre une commande. Validez un BRA lorsque la marchandise est physiquement reçue.
Le stock a augmenté deux fois
Recherchez un BRA doublé, une ligne ajoutée directement dans la FAA ou une réception saisie en plus du document transformé.
Le reliquat n’apparaît pas
Vérifiez que le BRA est lié au BCA et que la quantité reçue est inférieure à la quantité commandée. Contrôlez aussi les reliquats en sommeil.
Le solde ne sera jamais livré
Ouvrez la gestion des reliquats et activez Ignorer reliquat après confirmation du fournisseur.
Une ancienne commande encombre la liste
Vérifiez ses reliquats. Une commande partielle devient finalisée lorsque les reliquats restants sont désactivés.
La facture ne correspond pas à la réception
Rapprochez le BCA, le BRA et la FAA ligne par ligne. Ne validez pas avant traitement des écarts de quantité ou de prix.
La marchandise est au dépôt mais pas au magasin
Créez et validez un bon inter-magasins du dépôt vers le magasin destinataire.
COMFOUR reste trop élevé
Recherchez des commandes ou reliquats encore actifs qui ne seront plus livrés et finalisez-les selon la procédure.
Le bouton de transformation n’est pas disponible
Contrôlez le type de document, son état, les droits utilisateur et la configuration de la version.
25. Résultat attendu
La commande fournisseur reflète les quantités attendues. Chaque BRA enregistre uniquement les marchandises réellement reçues, les reliquats actifs restent suivis jusqu’à leur livraison et les lignes abandonnées sont mises en sommeil. La facture achat reprend les réceptions sans doubler les mouvements de stock.
26. Sources documentaires
- Manuel KWISATZ — abréviations BCA, BRA et FAA.
- Manuel KWISATZ — transformation des documents fournisseurs.
- Manuel KWISATZ — mouvements de stock des BRA et des factures achat.
- Manuel KWISATZ — gestion des reliquats fournisseurs, analogue à celle des clients.
- Base support — réception partielle, reliquats automatiques et nouvelle transformation BCA vers BRA.
- Base support — réception centralisée et redistribution par bons inter-magasins.