Documentation fonctionnelle KWISATZ
Comment configurer et utiliser l’agenda dans KWISATZ ?
L’agenda KWISATZ permet d’organiser les rendez-vous clients par ressource : cabine, salle, poste de travail, collaborateur ou autre dossier de planning. Les prestations prévues lors du rendez-vous peuvent ensuite être récupérées dans le ticket de vente.
Réponse directe
Commencez par créer les dossiers de planning, puis définissez les
horaires dans Outils > Préférences > Divers > Planning client.
Ouvrez ensuite l’agenda depuis Outils > Planning ou avec la
fonction 160 — Planning placée sur le clavier tactile.
Conseil technicien général
1. Protection des données
2. Principe de l’agenda
Une journée peut comporter plusieurs dossiers de planning. Chaque dossier représente une ressource distincte utilisée pour recevoir des rendez-vous.
Exemples :
- cabines de soins ou de massage ;
- postes de coiffure ;
- salles ou espaces de rendez-vous ;
- techniciens ou collaborateurs ;
- équipements réservables.
Dans l’exemple du tutoriel d’origine, trois dossiers représentent trois cabines UV,
avec une ouverture de 9 h à 19 h et une fermeture le dimanche.
3. Créer les dossiers de planning
- Accédez à Outils > Gestion des grilles annexes > Divers > Dossier de planning.
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le code du dossier.
- Renseignez son libellé.
- Choisissez sa couleur d’affichage.
- Validez.
- Répétez l’opération pour chaque ressource à gérer.
| Zone | Règle documentée |
|---|---|
| Code | Zone alphanumérique obligatoire de 4 caractères et identifiant unique du dossier. |
| Libellé | Zone alphanumérique de 25 caractères. |
| Couleur | Définit la couleur de la colonne du dossier dans le planning. |
Évitez de supprimer un dossier déjà utilisé sans avoir contrôlé les rendez-vous qui lui sont rattachés.
KWISATZ demande une confirmation avant l’effacement.
4. Paramétrer les horaires et les classes d’événements
- Accédez à Outils > Préférences.
- Ouvrez l’onglet Divers.
- Sélectionnez l’élément Planning client.
- Renseignez l’heure de début.
- Renseignez l’heure de fin.
- Sélectionnez les jours travaillés.
- Configurez les classes d’événements utilisées pour classifier les rendez-vous.
- Validez les préférences.
| Paramètre | Utilisation |
|---|---|
| Heure de début | Heure d’ouverture ou début de la plage de travail. |
| Heure de fin | Heure de fermeture ou fin de la plage de travail. |
| Jours travaillés | Jours ouvrables affichés ou pris en compte dans le planning. |
| Classes d’événements | Classification des rendez-vous, utilisée notamment dans la zone Catégorie. |
Vérifiez la cohérence entre les horaires configurés, les jours réellement ouverts
et la disponibilité des ressources avant d’utiliser l’agenda en production.
5. Ouvrir le planning
Deux méthodes sont documentées :
- Outils > Planning depuis le logiciel ;
- la fonction 160 — Planning, à affecter au clavier tactile pour un accès depuis la vente directe.
6. Choisir l’affichage du planning
Le menu Affichage propose plusieurs vues :
| Vue | Utilisation |
|---|---|
| Jour | Affiche le planning jour par jour. |
| Semaine de travail | Affiche uniquement la semaine de travail. |
| Semaine | Affiche le planning semaine par semaine. |
| Mois | Affiche le planning mois par mois. |
| Axe du temps | Présente les événements sur une ligne temporelle. |
| Année | Affiche le planning à l’échelle annuelle. |
Les options Sauter à la date et Navigateur permettent de rejoindre rapidement une date et d’afficher le volet de navigation.
Options de présentation
Le menu Configuration permet d’adapter l’affichage selon la vue : heures travaillées uniquement, minutes, week-ends, compression des week-ends, affichage sur une seule colonne, jours travaillés uniquement ou sélection d’un événement par clic droit.
7. Créer un rendez-vous
- Placez-vous sur la date souhaitée.
- Repérez le dossier de planning concerné.
- Double-cliquez sur le jour, l’heure et le dossier désirés.
- Renseignez les informations utiles.
- Validez le rendez-vous.
| Zone | Utilisation |
|---|---|
| Objet | Objet ou motif principal du rendez-vous. |
| Emplacement | Information libre sur le lieu du rendez-vous. |
| Catégorie | Classe ou catégorie attribuée au rendez-vous. |
| Début | Date et heure de début. |
| Heure de fin | Date et heure de fin du rendez-vous. |
| Journée entière | Indique que l’événement occupe toute la journée. |
| Dossier(s) | Ressource ou ressources auxquelles le rendez-vous est rattaché. |
| Rappel | Active un message périodique de rappel. |
| Disponibilité | Indique l’état de disponibilité, par exemple libre ou occupé. |
| Code client | Client concerné par le rendez-vous. |
| Code vendeur | Vendeur ou responsable rattaché au rendez-vous. |
| Commentaire | Informations complémentaires. |
| Prestation n°1 à n°3 | Prestations pouvant être récupérées ensuite dans le ticket du client. |
Rendez-vous récurrent
La fiche du rendez-vous comporte un bouton permettant de paramétrer sa répétition. Utilisez-le pour créer un événement périodique lorsque cela correspond au besoin.
8. Récupérer les prestations dans la vente directe
- Ouvrez le module de vente directe.
- Ouvrez le planning avec la fonction 160.
- Double-cliquez sur le rendez-vous concerné.
- Dans la fiche du rendez-vous, utilisez le bouton prévu pour transférer les prestations vers le ticket.
- Validez la fiche du rendez-vous.
- Fermez la fenêtre du rendez-vous.
- Fermez également la fenêtre du planning.
- Contrôlez les prestations ajoutées au ticket de caisse.
La documentation indique qu’il faut fermer la fiche du rendez-vous puis la fenêtre du planning
pour que le résultat soit visible dans le ticket.
Le libellé du bouton de transfert n’est pas lisible dans le document source.
La présente fiche ne lui attribue donc pas de nom non confirmé.
9. Exporter ou synchroniser le planning
Le menu Outils du planning contient :
- Export : export du planning aux formats Excel, Texte, HTML et XML ;
- Synchronisation : synchronisation du planning Outlook vers KWISATZ ou de KWISATZ vers Outlook.
Avant une première synchronisation, testez le sens d’échange et le résultat sur un nombre limité
de rendez-vous afin d’éviter les doublons ou les écrasements involontaires.
10. Diagnostic rapide
La cabine ou la ressource n’apparaît pas dans le planning
Vérifiez que le dossier de planning a été créé et validé dans
Outils > Gestion des grilles annexes > Divers > Dossier de planning.
Les horaires affichés ne correspondent pas aux heures d’ouverture
Contrôlez les heures de début et de fin ainsi que les jours travaillés dans
Outils > Préférences > Divers > Planning client.
La fonction Planning n’apparaît pas sur le clavier tactile
Vérifiez que la fonction 160 — Planning a été affectée
à un bouton du clavier tactile.
Les prestations du rendez-vous ne sont pas ajoutées au ticket
Vérifiez que les prestations ont bien été renseignées dans le rendez-vous,
que le bouton de transfert a été utilisé et que les fenêtres du rendez-vous
et du planning ont toutes deux été fermées.
Le rendez-vous est enregistré dans le mauvais dossier
Ouvrez la fiche du rendez-vous et contrôlez la zone Dossier(s).
Vérifiez également la date et les heures avant de valider.
11. Contrôles conseillés
- Vérifier que chaque ressource possède un code unique et une couleur identifiable.
- Contrôler les heures de début et de fin.
- Vérifier les jours travaillés.
- Contrôler le client et le vendeur rattachés au rendez-vous.
- Vérifier le dossier, l’heure de début et l’heure de fin avant validation.
- Contrôler les prestations avant leur transfert vers le ticket.
12. Résultat attendu
Le planning affiche les ressources et les plages horaires configurées.
Les rendez-vous sont rattachés au bon client, au bon dossier et au bon responsable.
Les prestations prévues peuvent être reprises dans la vente directe.
13. Sources documentaires
- Manuel KWISATZ — menu Outils, dossiers de planning et fenêtre Planning.
- Tutoriel KWISATZ — paramétrage et gestion de l’agenda.
- Fonctions de caisse KWISATZ — fonction 160 Planning.
- Base de connaissance KWISATZ — fiche AGD-PLA-001.