Documentation fonctionnelle KWISATZ
Créer un journal des règlements par moyen de paiement
La liste des règlements permet de rechercher et contrôler les mouvements financiers, tandis que le journal imprimé permet de produire un état par espèces, cartes, chèques ou autre code de règlement.
Réponse directe
Pour consulter les lignes, ouvrez Rechercher un règlement ou la fonction caisse 099 — Liste des règlements. Définissez la période, le centre, la caisse, le vendeur et le Mode règlement. Pour produire un état imprimable, utilisez Vente directe > Impression > Journal des règlements ou la fonction 102, choisissez le modèle et appliquez les mêmes critères. Pour un total fiable par moyen, imprimez un journal par code de règlement ou utilisez un modèle explicitement groupé par mode.
Conseil technicien général
Conseil pour les paramètres et configurations
Conseil technicien : ne modifiez pas seul les modes de règlement, la programmation des fonctions 099, 102 ou 067, les modèles d’impression, les droits d’accès ou la présentation des listes. Faites-vous accompagner par un technicien KWISATZ et vérifiez le résultat sur une période de test avant la mise en production.
1. Nature des fonctions KWISATZ citées
Une fonction de consultation, de correction, financière, de périphérique ou de sélection n’a pas le même effet. Les fonctions citées ci-dessous restent limitées au comportement documenté.
| Fonction | Nature | Effet documenté et limite |
|---|---|---|
| 067 | Fonction financière de rattachement | Avec le paramètre -FAV, affecte un versement à la facture sélectionnée. |
2. Protection des données
3. Ce que contient le journal
L’élément de base est le mouvement financier de la Vente directe. Le journal standard peut donc contenir :
| Mouvement | Exemple | Effet de contrôle |
|---|---|---|
| Règlement de ticket | Espèces, carte, chèque, titre ou compte | Explique le paiement des ventes. |
| Apport | Fond ou complément de monnaie | Augmente le financier du tiroir. |
| Prélèvement | Retrait d’espèces ou autre mode configuré | Diminue ou vide le compteur concerné. |
| Dépense diverse | Achat payé depuis la caisse | Diminue le théorique espèces. |
Ne présentez pas le total brut de toutes les lignes comme le chiffre d’affaires encaissé. Les apports, prélèvements et dépenses sont des mouvements de trésorerie, pas des ventes.
4. Liste écran ou journal imprimé ?
| Outil | Repère | Usage |
|---|---|---|
| Liste des règlements | Fonction 099 | Recherche, tri, filtre, contrôle détaillé et personnalisation des colonnes. |
| Journal des règlements | Fonction 102 | État imprimable ou prévisualisé selon un modèle, avec critères de sélection et de tri. |
Utilisez d’abord la liste pour vérifier le périmètre et les lignes, puis le journal pour produire la pièce de contrôle à archiver.
5. Prérequis
Conseil technicien : toute modification d’une touche de caisse, d’un mode de règlement, d’un modèle de journal, des colonnes affichées, des droits d’accès ou d’un paramètre de fonction doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Relevez les valeurs initiales, effectuez une sauvegarde et testez le changement avant son utilisation.
- Les modes de règlement sont créés et leurs codes sont connus.
- Les caisses et centres d’encaissement sont correctement paramétrés.
- Les vendeurs sont identifiés si le suivi est réalisé par vendeur.
- Les tickets et opérations financières ont été intégrés.
- La période de contrôle est définie.
- Le modèle de journal est disponible.
- Les droits d’accès à la liste et à l’impression sont accordés.
6. Ouvrir la liste des règlements
Deux accès documentés sont possibles :
- Vente directe > Consulter/Rechercher > Rechercher un règlement ;
- une touche programmée avec la fonction caisse 099 — Liste des règlements.
La fenêtre comprend un volet de sélection et un tableau chronologique des lignes répondant aux critères.
7. Filtres standard documentés
| Critère | Fonction | Valeur neutre documentée |
|---|---|---|
| Du — au | Limite la période. | Aucune période ou période prédéfinie selon l’écran. |
| N° centre | Filtre un centre d’encaissement. | 0 = aucun filtre. |
| Numéro caisse | Filtre une caisse. | 0 = aucun filtre. |
| Vendeur | Filtre les règlements rattachés à un vendeur. | Zone vide = tous. |
| Mode règlement | Filtre un code de moyen de paiement. | Zone vide = tous. |
| Filtre | Ajoute des critères avancés. | Zone vide. |
Pour comparer plusieurs éditions, conservez exactement les mêmes dates, centre, caisse et vendeur. Seul le code du mode de règlement doit changer.
8. Créer un journal pour un seul moyen de paiement
- Définissez les dates de début et de fin.
- Sélectionnez le centre.
- Sélectionnez la caisse.
- Sélectionnez le vendeur si nécessaire.
- Choisissez le code du mode de règlement, par exemple Espèces.
- Actualisez la liste.
- Contrôlez les lignes et leur sens.
- Lancez le journal imprimé avec les mêmes critères.
- Notez le total et le nombre de lignes.
- Recommencez pour Carte, Chèque et les autres codes utiles.
Cette méthode produit un état indépendant pour chaque moyen et limite les erreurs de regroupement liées au modèle.
9. Utiliser un modèle regroupé par moyen, s’il est disponible
KWISATZ permet de choisir un modèle de journal, mais la documentation ne confirme pas l’existence d’un modèle standard avec un sous-total automatique par moyen de paiement dans toutes les installations.
- Choisissez un modèle dont le nom ou l’aperçu indique un regroupement par mode.
- Imprimez une période courte comportant plusieurs moyens.
- Vérifiez l’ordre des groupes.
- Vérifiez un sous-total pour chaque code.
- Vérifiez le total général.
- Comparez les sous-totaux à des journaux filtrés séparément.
Un simple tri par mode ne crée pas automatiquement un sous-total. La création ou la modification d’un modèle regroupé doit être réalisée avec l’aide d’un technicien KWISATZ.
10. Imprimer le journal
Vente directe > Impression > Journal des règlements
ou fonction caisse 102 — Journal des règlements
ou fonction caisse 102 — Journal des règlements
- Ouvrez la fonction.
- Choisissez le modèle de document.
- Saisissez les critères de sélection.
- Définissez le tri disponible.
- Lancez l’état avec l’imprimante par défaut ou sélectionnez une imprimante.
- Contrôlez la prévisualisation.
- Vérifiez la première et la dernière ligne.
- Imprimez le journal après contrôle de la prévisualisation.
11. Colonnes à contrôler
La liste est personnalisable. Les champs exacts disponibles dépendent de la version et de la présentation, mais le contrôle recherche généralement :
- date et heure du mouvement ;
- centre et numéro de caisse ;
- vendeur ;
- numéro ou référence du ticket ;
- code et libellé du mode de règlement ;
- montant ;
La présentation de la liste peut être personnalisée. Les colonnes réellement disponibles dépendent de la version et de la présentation installée.
12. Personnaliser la liste écran
- Ouvrez la liste des règlements.
- Ouvrez le menu de personnalisation de la liste.
- Choisissez les colonnes utiles lorsqu’elles sont proposées.
- Vérifiez les possibilités de tri et de filtrage disponibles.
- Validez puis contrôlez la présentation obtenue.
Une remise à la présentation par défaut peut supprimer les personnalisations. Faites valider cette modification avec un technicien KWISATZ.
13. Interpréter le signe des montants
| Type | Lecture économique |
|---|---|
| Encaissement de ticket | Entrée liée au paiement d’une vente. |
| Remboursement ou ticket négatif | Sortie ou diminution du moyen concerné. |
| Apport | Entrée de trésorerie sans chiffre d’affaires. |
| Prélèvement | Sortie du tiroir ou vidage d’un compteur. |
| Dépense | Sortie de trésorerie enregistrée. |
Le signe et la présentation dépendent du modèle. Vérifiez une opération connue avant d’additionner les lignes dans un tableur.
14. Rapprocher les espèces
Tiroir théorique = fond initial + recettes espèces + apports − prélèvements − dépensesLe total des règlements espèces du journal n’est donc pas, à lui seul, le montant physique attendu dans le tiroir.
- Ajoutez le fond initial.
- Ajoutez les apports.
- Retirez les prélèvements.
- Retirez les dépenses.
- Comparez au montant compté du décompte.
15. Rapprocher les cartes
- Filtrez le code Carte dans le journal.
- Définissez la même période que le lot TPE.
- Comparez le montant et le nombre de transactions.
- Recherchez les refus, annulations, remboursements et doublons.
- Contrôlez les éventuels TPE multiples.
- Comparez ensuite le crédit bancaire net en tenant compte des commissions et du décalage de date.
Le journal KWISATZ suit le règlement brut enregistré. Le relevé bancaire peut regrouper plusieurs jours ou déduire des commissions.
16. Rapprocher les chèques et titres
- Filtrez le code Chèque ou le titre concerné.
- Comptez les supports physiques.
- Comparez le nombre et le montant.
- Recherchez une erreur de code de règlement.
- Conservez le bordereau de remise en banque.
- Contrôlez ultérieurement le crédit bancaire.
17. Règlements de factures de gestion
Conseil technicien : la programmation ou la modification d’une touche utilisant la fonction 067 avec le paramètre -FAV doit être réalisée et testée avec l’aide d’un technicien KWISATZ.
Le financier de Vente directe et celui de la gestion commerciale ne doivent pas être confondus.
- Un règlement saisi directement sur une facture de gestion n’apparaît pas nécessairement dans le journal financier de caisse.
- Pour faire apparaître un règlement de facture dans la caisse, la base support documente l’usage de la fonction 067 — Versement/compte avec le paramètre
-FAV. - Le journal de caisse n’est pas un journal bancaire autonome.
Ne concluez pas à un paiement manquant avant d’avoir identifié le circuit d’encaissement : Vente directe ou financier de gestion commerciale.
18. Date financière des règlements de réservation
Un règlement ajouté ou corrigé sur une réservation peut apparaître à la date réelle du mouvement financier plutôt qu’à la date initiale du ticket.
Pour le contrôle, utilisez la date du règlement affichée dans le journal et ne vous basez pas uniquement sur la date de création du ticket.
Un règlement ajouté aujourd’hui à une ancienne réservation peut apparaître dans la période financière actuelle.
19. Journal de caisse et pont comptable
Les règlements de Vente directe participent à la pièce de caisse avec les comptes de ventes, TVA et règlements configurés.
Ne demandez pas une seconde écriture automatique en journal de banque pour les mêmes paiements de caisse sans validation comptable : cela pourrait créer un doublon. Le dépôt bancaire et le rapprochement sont généralement traités dans le logiciel comptable ou par une procédure externe.
20. Contrôles avant archivage
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Période | Correspond-elle aux bornes du décompte ou du TPE ? |
| Périmètre | Centre, caisse et vendeur sont-ils corrects ? |
| Moyen | Le bon code de règlement est-il sélectionné ? |
| Types | Tickets, apports, prélèvements et dépenses sont-ils distingués ? |
| Montants négatifs | Retours et remboursements sont-ils compris ? |
| Modèle | Le regroupement et les sous-totaux ont-ils été vérifiés ? |
| Rapprochement | Le total correspond-il au justificatif externe approprié ? |
21. Compatibilité documentée
| Fonction | Repère | Condition connue |
|---|---|---|
| Liste des règlements | Fonction caisse 099 | Recherche chronologique et liste personnalisable |
| Journal des règlements | Fonction caisse 102 | Modèle, critères de sélection et tri |
| Filtre mode règlement | Recherche standard | Code de règlement sélectionné |
| Configuration des colonnes | Liste écran | Champs selon version et présentation |
| Date financière du règlement | Règlements de réservation | Contrôle selon la date réelle du mouvement |
| Versement facture depuis caisse | Fonction 067 avec -FAV | Facture et client sélectionnés |
22. Diagnostic rapide
Le journal affiche des apports et prélèvements
C’est normal : le journal standard contient les mouvements financiers de Vente directe, pas uniquement les paiements des ventes.
Je veux uniquement les cartes
Sélectionnez le code Carte dans Mode règlement et conservez les autres critères identiques.
Le total Espèces ne correspond pas au tiroir
Ajoutez le fond et les apports, puis retirez prélèvements et dépenses. Comparez ensuite au montant compté.
Le total Carte ne correspond pas au TPE
Vérifiez la période du lot, les refus, annulations, remboursements, TPE multiples et erreurs de mode de paiement.
Un règlement de facture n’apparaît pas
Il a peut-être été saisi dans le financier de gestion commerciale. Le journal de caisse reprend les opérations passées par Vente directe.
Un ancien ticket apparaît dans la période actuelle
Un règlement de réservation a pu être ajouté ou corrigé avec une date financière récente. Contrôlez la date du règlement dans le journal.
Le tri ou le filtre ne fonctionne plus
Ouvrez la configuration de la liste et réactivez Autoriser tri colonne et Autoriser filtrage colonne.
L’état est trié par mode mais sans sous-total
Le modèle ne possède probablement pas de bande de groupe ou de formule de somme. Utilisez un modèle adapté ou imprimez un journal par code.
Le journal est vide
Retirez progressivement le vendeur, la caisse, le centre et le mode de règlement afin d’identifier le critère trop restrictif.
Je veux un journal de banque par carte ou chèque
Le journal des règlements est un journal de caisse. Le dépôt et le rapprochement bancaire sont distincts et ne doivent pas créer une double écriture comptable.
23. Résultat attendu
Chaque moyen de paiement dispose d’un journal produit sur une période et un périmètre identifiés. Les encaissements sont séparés des apports, prélèvements et dépenses, les totaux sont rapprochés des justificatifs adaptés et le modèle utilisé est connu et vérifié.
24. Sources documentaires
- Manuel KWISATZ — Rechercher un règlement, filtres période, centre, caisse, vendeur, mode règlement et filtre avancé.
- Manuel KWISATZ — Liste des règlements et personnalisation des colonnes.
- Manuel KWISATZ — Journal des règlements, modèles, critères de sélection et tri.
- Fonctions de caisse — fonctions 099 et 102.
- Tutoriels KWISATZ — date financière date financière du règlement pour les règlements d’acomptes de réservation.
- Base support — distinction entre financier de caisse, financier de gestion et pont comptable.