Documentation clients et segmentation KWISATZ
Comment créer des familles, catégories et segmentations de clients ?
Les familles et catégories structurent le fichier clients sur deux niveaux. Elles facilitent les recherches, les listes, les traitements, les statistiques et la sélection des clients en caisse, à condition d’utiliser un plan de codification cohérent.
Réponse directe
Créez les familles et catégories dans Outils > Gestion des grilles annexes > Clients & Fournisseurs. La famille constitue le premier niveau de classement et la catégorie le second. Affectez ensuite les codes dans les fiches clients ou, après sauvegarde, avec Clients > Procédures > Modification de zones en série. Testez les listes, traitements et la fonction 086 avec -PSFA ou -PSCA.
Conseil pour les référentiels et traitements de masse
Conseil technicien : définissez d’abord le rôle de la famille et de la catégorie, ainsi que la convention de codes. Ne créez pas des valeurs directement en production sans vérifier les listes, filtres de caisse, statistiques, imports et traitements qui les utilisent. Toute affectation en série nécessite une sauvegarde et un filtre contrôlé.
1. Repères de version
Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.
2. Protection des données
3. Comprendre les niveaux de segmentation
| Niveau | Rôle documenté | Exemples d’usage |
|---|---|---|
| Famille client | Premier niveau de classification | Particuliers, professionnels, associations, collectivités |
| Catégorie client | Second niveau de classification | Comptoir, facturation, VIP, revendeur, producteur |
| Commercial | Affectation commerciale complémentaire | Portefeuille, secteur ou responsable de compte |
| Tarif | Condition commerciale | Tarif public, professionnel ou spécifique |
| Statuts et options | Segmentation opérationnelle | En sommeil, compte bloqué, fidélité ou options de facturation selon le besoin. |
| Critères géographiques | Segmentation par données de fiche | Pays, code postal, ville ou zone de livraison |
La famille et la catégorie sont deux référentiels distincts. La catégorie est le second niveau de classification, mais elle n’est pas techniquement rattachée à une famille : la cohérence dépend du plan défini.
4. Préparer le plan de classement
Conseil technicien : validez le plan de codes avec les responsables métier avant de créer les référentiels.
Avant de créer des codes, définissez une règle claire et durable.
- Utilisez la famille pour les grands ensembles métier.
- Utilisez la catégorie pour une distinction plus opérationnelle.
- Évitez de dupliquer la même information dans les deux champs.
- Réservez des plages de codes pour les évolutions futures.
- Documentez le sens de chaque code et son responsable.
- Décidez quelles valeurs sont obligatoires lors de la création d’un client.
Une segmentation incohérente peut fausser les sélections, traitements, remises, fidélité ou statistiques. Validez les codes et usages avant toute affectation en masse.
5. Exemple de plan cohérent
| Famille | Catégories possibles | Usage |
|---|---|---|
| 1 — PARTICULIERS | 1 Comptoir, 2 Fidélité, 3 VIP | Vente au détail et opérations marketing |
| 2 — PROFESSIONNELS | 10 Artisan, 11 Revendeur, 12 Grand compte | Tarifs, factures et suivi commercial |
| 3 — COLLECTIVITÉS | 20 Mairie, 21 École, 22 Association | Facturation et conditions administratives |
| 4 — PRODUCTEURS | 30 Compte personnel, 31 Compte de facturation | Distinguer les achats personnels et les flux producteur |
Les codes et libellés de cet exemple sont uniquement pédagogiques. Ils ne constituent pas des valeurs standard KWISATZ.
6. Créer une famille client
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
- Ouvrez Outils > Gestion des grilles annexes.
- Dans Clients & Fournisseurs, choisissez Familles clients.
- Cliquez sur le bouton de création ou d’ajout.
- Saisissez un Code numérique compris entre 1 et 9999.
- Saisissez un Libellé de 25 caractères maximum.
- Validez l’enregistrement.
- Vérifiez que la famille apparaît dans la liste.
Le code est défini à la création et n’est ensuite plus modifiable. En cas d’erreur, créez un nouveau code puis réaffectez les clients après sauvegarde et contrôle du périmètre.
7. Créer une catégorie client
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
- Ouvrez Outils > Gestion des grilles annexes > Clients & Fournisseurs.
- Choisissez Catégories clients.
- Cliquez sur le bouton de création ou d’ajout.
- Saisissez un Code numérique compris entre 1 et 9999.
- Saisissez un Libellé de 25 caractères maximum.
- Validez puis contrôlez la liste.
La catégorie est le second niveau de classement. Elle reste indépendante de la famille au niveau du référentiel ; l’entreprise doit donc documenter les combinaisons autorisées.
8. Règles sur les codes
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
| Champ | Règle |
|---|---|
| Code famille | Numérique, obligatoire, de 1 à 9999, unique et non modifiable après création |
| Code catégorie | Numérique, obligatoire, de 1 à 9999, unique et non modifiable après création |
| Libellé | Alphanumérique, 25 caractères |
| Code vide ou existant | KWISATZ affiche un message d’erreur |
| Suppression | Confirmation demandée avant effacement |
Avant une suppression, recherchez les fiches, touches 086, filtres, états, imports et procédures qui utilisent encore le code.
9. Affecter la famille et la catégorie à un client
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
- Ouvrez Clients > Gestion du fichier.
- Créez une fiche ou ouvrez un client en modification.
- Repérez les zones Famille et Catégorie.
- Sélectionnez les codes correspondant au plan de segmentation.
- Complétez si nécessaire le commercial, le tarif et les autres options métier.
- Validez la fiche.
- Contrôlez l’affichage des champs dans la liste clients.
Après l’affectation, contrôlez la famille et la catégorie dans la fiche et dans la liste clients utilisée par les opérateurs.
10. Rendre les champs obligatoires
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
Des options Saisie obligatoire sont documentées pour les familles et catégories clients.
- Ouvrez Outils > Préférences.
- Accédez à l’onglet Infos client/fournisseur.
- Dans les réglages clients, activez la saisie obligatoire pour la famille et/ou la catégorie.
- Validez les préférences.
- Testez la création d’une nouvelle fiche client.
La saisie obligatoire documentée Dans les versions documentées à partir de 3.17r3 agit lors de la création des nouvelles fiches. Les fiches existantes vides doivent être identifiées et corrigées séparément.
11. Affecter une segmentation en série
Conseil technicien : effectuez une sauvegarde, définissez un filtre précis et contrôlez le nombre de clients sélectionnés avant de lancer la modification.
Pour un fichier clients déjà constitué, utilisez Clients > Procédures > Modification de zones en série.
- Effectuez une sauvegarde du fichier clients.
- Ouvrez la modification de zones en série.
- Sélectionnez le champ Famille ou Catégorie.
- Choisissez la nouvelle valeur.
- Définissez un filtre précis sur les clients concernés.
- Contrôlez le nombre de fiches sélectionnées.
- Lancez le traitement après confirmation.
- Contrôlez un échantillon puis la liste complète.
Sans filtre, la modification peut affecter l’ensemble du fichier clients. Effectuez une sauvegarde, contrôlez le nombre de fiches sélectionnées et vérifiez un échantillon avant tout traitement complémentaire.
12. Segmenter la sélection client en caisse
Conseil technicien : dupliquez et testez les touches 086. Vérifiez -PSFA, -PSCA et la propagation des claviers sur chaque caisse.
La fonction 086 — Sélection client peut être paramétrée pour limiter les fiches proposées.
| Paramètre | Effet documenté | Exemple |
|---|---|---|
-PSFA[code] | Filtre la liste sur le code famille indiqué. | 086 -PSFA2 |
-PSCA[code] | Filtre la liste sur le code catégorie indiqué. | 086 -PSCA1 |
-MC | Recherche par mot-clé documentée dans certains contextes de support ; à vérifier sur la version installée. | 086 -MC |
Exemple : une touche de caisse configurée avec -PSCA1 peut n’afficher que les clients appartenant à la catégorie 1.
Contrôlez toutes les touches 086 sur tous les claviers et postes. Une touche sans filtre ou avec un ancien code peut réafficher des clients exclus.
13. Utiliser la segmentation dans les traitements
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
Les familles et catégories peuvent servir de critères de présélection dans plusieurs fenêtres et éditions.
- Consultation et listing du fichier clients.
- Filtres des listes et états.
- Facturation des tickets de livraison.
- Sélections par famille, catégorie, commercial ou client.
- Statistiques et analyses selon les champs disponibles.
- Campagnes ou exports préparés à partir d’un filtre client.
- Contrôle des populations autorisées dans la caisse.
La disponibilité d’un critère dépend de la fonction, du modèle d’état et de la version. Vérifiez toujours la présélection avant une édition ou un traitement de masse.
14. Segmentation commerciale complémentaire
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
| Critère | Usage conseillé | À ne pas confondre |
|---|---|---|
| Commercial | Responsable de portefeuille ou secteur | Ne remplace pas la famille métier |
| Tarif | Politique de prix | Ne décrit pas forcément le type de client |
| Remise ou matrice | Condition commerciale | Ne doit pas servir seule à une campagne marketing |
| Fidélité | Éligibilité et avantages | Peut avoir des impacts financiers |
| En sommeil | Statut opérationnel limitant la proposition du client selon les écrans. | Différent d’un compte bloqué |
| Compte bloqué | Contrôle de l’utilisation du compte client. | Ce n’est ni une famille ni une catégorie. |
| Facturation BL | Option fonctionnelle liée au flux de facturation concerné. | Option fonctionnelle et non segment générique |
15. Bonnes pratiques de codification
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
- Conserver des codes simples et compréhensibles.
- Ne pas réutiliser un ancien code pour une nouvelle signification.
- Éviter les libellés ambigus comme « Divers » sans règle précise.
- Limiter le nombre de catégories à celles réellement utilisées.
- Documenter les valeurs autorisées dans une procédure interne.
- Prévoir une catégorie temporaire pour les fiches à qualifier, si nécessaire.
- Contrôler régulièrement les fiches sans famille ou sans catégorie.
- Diffuser les grilles et les clients mis à jour vers les caisses dans une installation distribuée.
16. Cas d’usage : distinguer comptoir et facturation
Dans un magasin de producteurs, une même personne peut disposer d’un compte personnel pour ses achats et d’un compte destiné à la facturation producteur.
- Créez des catégories distinctes, par exemple Comptoir et Facturation producteur.
- Affectez les fiches de caisse à la catégorie Comptoir.
- Affectez les comptes de facturation à la catégorie dédiée.
- Configurez la fonction 086 avec
-PSCA[code comptoir]. - Diffusez les modifications aux caisses.
- Contrôlez la fidélité et les remises afin qu’elles ne soient pas appliquées au mauvais compte.
La segmentation n’est pas rétroactive sur les points de fidélité ou remises déjà accordés. Les anomalies historiques doivent être analysées séparément.
17. Importer des clients segmentés
Conseil technicien : faites valider le profil d’import, le format des codes et l’échantillon de recette avant le traitement complet.
Lorsqu’un profil d’import prévoit les champs famille et catégorie, les valeurs fournies doivent correspondre à des codes existants dans le dossier.
- Créez les référentiels avant l’import.
- Conservez les codes en texte dans le fichier source lorsque des zéros doivent être préservés.
- Vérifiez le mapping des colonnes.
- Testez quelques fiches avant l’import complet.
- Contrôlez les codes, libellés, tarifs et statuts après traitement.
Ne lancez pas d’import massif en production sans sauvegarde, profil validé, test sur quelques fiches et contrôle du résultat.
18. Modifier ou supprimer un référentiel
Conseil technicien : recherchez toutes les dépendances avant une suppression. Le code d’un référentiel ne se corrige pas par modification directe.
Modifier le libellé
Ouvrez la famille ou la catégorie, corrigez uniquement le libellé puis enregistrez.
Modifier le code
Le code ne peut pas être modifié après création. Créez une nouvelle valeur, réaffectez les clients puis contrôlez les usages de l’ancien code.
Supprimer
Supprimez uniquement après avoir vérifié qu’aucune fiche, touche, liste, import, filtre ou traitement n’utilise encore la valeur.
Avant suppression, recherchez toutes les fiches et procédures utilisant le code. Une suppression non préparée peut laisser des sélections incohérentes ou rendre certains filtres inutilisables.
19. Compatibilité documentée
Conseil technicien : toute modification des familles, catégories, champs obligatoires, touches 086, paramètres -PSFA ou -PSCA, imports ou traitements de zones en série doit être réalisée ou validée avec l’aide d’un technicien KWISATZ. Sauvegardez le fichier clients, limitez le périmètre et contrôlez un échantillon avant la généralisation.
| Fonction | Disponibilité | Condition connue |
|---|---|---|
| Familles clients | Fonction standard | Premier niveau de classification |
| Catégories clients | Fonction standard | Second niveau de classification |
| Codes 1 à 9999 et libellés de 25 caractères | Fonction standard documentée | Code non modifiable après création |
| Saisie obligatoire des familles et catégories | Documentée Dans les versions documentées à partir de 3.17r3. | Contrôle appliqué lors de la création de nouvelles fiches. |
| Modification de zones en série | Fonction standard | Sauvegarde, filtre et contrôle du nombre de fiches indispensables. |
Filtres caisse -PSFA et -PSCA | Documentés pour la fonction 086 | Code famille ou catégorie à préciser sur chaque touche concernée. |
20. Diagnostic rapide
Conseil technicien : relevez la version, le code, la fiche client, la touche 086 et le traitement concerné avant toute correction.
Le code saisi est refusé
Vérifiez qu’il est numérique, compris entre 1 et 9999, non vide et non déjà utilisé.
Je dois modifier le code existant
Créez une nouvelle valeur puis réaffectez les fiches après sauvegarde. Contrôlez ensuite les touches et traitements utilisant l’ancien code.
Des fiches sont encore sans famille ou catégorie
Activez la saisie obligatoire pour les nouvelles fiches, puis corrigez les anciennes avec une liste filtrée ou une modification en série.
La modification en série a affecté trop de clients
Arrêtez les traitements et restaurez la sauvegarde si nécessaire. Ne lancez pas une seconde correction globale sans filtre vérifié.
Des clients indésirables apparaissent encore en caisse
Contrôlez la catégorie des fiches, la diffusion des clients vers la caisse et les paramètres -PSCA ou -PSFA de chaque touche 086.
La catégorie ne s’applique pas aux anciennes ventes
L’affectation classe la fiche client et les futures sélections. Elle ne modifie pas automatiquement tous les historiques ni les avantages déjà générés.
Une famille a été supprimée par erreur
Avant de la recréer, confirmez le code attendu et l’état des fiches. Si des traitements ont déjà été exécutés, faites analyser le dossier.
Les statistiques ne correspondent pas au segment attendu
Vérifiez la période, le champ utilisé, les fiches non classées et la différence entre famille, catégorie, tarif et commercial.
21. Résultat attendu
Les clients sont classés selon un plan cohérent : la famille représente le premier niveau, la catégorie le second, et les critères complémentaires servent aux besoins commerciaux et opérationnels. Les listes, traitements et sélections caisse utilisent les bons codes sans inclure de fiches indésirables.
22. Sources documentaires
- MENUS_KWISATZ — familles et catégories clients, codes, libellés, modification et suppression.
- WKW_Suivi_Développement — saisie obligatoire des familles et catégories, version 3.17r3.
- Fonction 086 — paramètres -PSFA et -PSCA pour filtrer la sélection client.
- Base support téléphonique — séparation des comptes comptoir et facturation producteur.
- Documentation KWISATZ — modification de zones en série et sécurisation des traitements de masse.
- Tutoriels KWISATZ — présélections par famille, catégorie, commercial et client.