Encaisser un client en devise étrangère et gérer le rendu de monnaie

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Repères de version

Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.

2. Protection des données

3. Comprendre la conversion

Ticket enregistré dans la devise pivot
                │
                ▼
Parité de la devise étrangère
                │
                ▼
Montant converti affiché au client
                │
                ▼
Montant reçu dans la devise étrangère
                │
                ├─ égal → ticket soldé
                ├─ inférieur → reste à payer
                └─ supérieur → rendu en devise locale

Devise du ticket

Les ventes, la TVA et le chiffre d’affaires restent exprimés dans la devise pivot du dossier. Le règlement conserve également les informations nécessaires à la contre-valeur de la monnaie encaissée.

Devise encaissée

Les fonctions 054 à 063 ne modifient pas le prix des articles. Elles convertissent le règlement du ticket au moyen de la devise rattachée au mode 21 à 30.

4. Fonctions de caisse

5. Devise pivot et devise locale

Installation standard

Dans la documentation générale fournie, l’euro est créé automatiquement avec une parité de 1.0000. Il ne peut être ni modifié ni supprimé.

Installations régionales

Certaines versions régionales peuvent utiliser une autre devise pivot. Le suivi de développement documente, par exemple, un paramétrage régional spécifique définissant le code MGA.

Rendu local

Dans ce guide, « devise locale » désigne la monnaie pivot utilisée par la caisse. Sur un dossier français standard, il s’agit de l’euro.

6. Créer une devise étrangère

Ouvrez la grille Devises dans la gestion des grilles annexes.

Procédure

1. Ajoutez une nouvelle devise.
2. Saisissez son code à trois caractères.
3. Saisissez un libellé reconnaissable en caisse.
4. Saisissez la parité dans le bon sens.
5. Enregistrez.
6. Imprimez ou conservez la liste des devises.
7. Effectuez un calcul de contrôle manuel.

7. Comprendre la parité et vérifier le calcul

La documentation définit la parité comme le nombre d’unités de devise étrangère correspondant à une unité de la devise pivot.

Montant en devise étrangère
= Montant en devise pivot × Parité

Contre-valeur en devise pivot
= Montant en devise étrangère ÷ Parité

Exemple pédagogique — taux fictif

Devise : XCU
Parité : 1 unité locale = 1,1000 XCU

Ticket : 80,00 unités locales
Total XCU : 80,00 × 1,1000 = 88,00 XCU

Le client donne : 100,00 XCU
Excédent : 12,00 XCU
Rendu local théorique : 12,00 ÷ 1,1000 = 10,91

Cet exemple utilise une devise fictive et une parité illustrative. Il sert uniquement à vérifier le sens du calcul.

Test avant ouverture

1. Choisissez un montant local simple, par exemple 100.
2. Multipliez-le par la parité.
3. Utilisez 106 sur un ticket de test du même montant.
4. Comparez les deux résultats.
5. Ne mettez pas la caisse en production si le sens est inversé.

8. Configurer les règlements 21 à 30

Dans la grille des modes de règlement, les codes 21 à 30 sont gérés en devise.

Zones à renseigner

• code du règlement ;
• libellé, par exemple USD ESP ;
• catégorie du règlement ;
• devise liée ;
• maximum autorisé ;
• rendu monnaie automatique ;
• ouverture du tiroir ;
• saisie du montant obligatoire ;
• informations complémentaires ;
• compte comptable ;
• décompte prérempli et prélèvement automatique selon le circuit.

Zone Devise

Cette zone est accessible seulement pour les règlements 21 à 30. Elle permet à KWISATZ de convertir le règlement et de calculer le reste à payer ou le rendu.

Rendu monnaie automatique

Le tutoriel demande d’autoriser le rendu monnaie sur le mode en devise. Cette option autorise le calcul lorsque le montant reçu dépasse le total converti. Le paiement physique du rendu reste effectué dans la devise locale, par Espèces.

Maximum autorisé

Le plafond doit être exprimé selon la logique du mode et testé avec la devise concernée. Depuis décembre 2022, la borne du champ a été portée à 999999 pour les installations dont la devise pivot possède un très faible taux de change.

9. Programmer le clavier tactile

Touches directes

USD ESPÈCES → 054
GBP ESPÈCES → 055
CHF ESPÈCES → 056

L’exemple suppose que les règlements 21, 22 et 23 sont liés respectivement aux devises choisies.

Touche de sélection

DEVISES → 066

La fonction 066 est adaptée lorsque plusieurs devises sont occasionnellement utilisées et que le clavier ne doit pas comporter dix touches.

Touche d’information

TOTAL DEVISES → 106

Elle permet d’annoncer le montant converti sans enregistrer encore le règlement.

Libellés

• indiquer le code de la monnaie ;
• indiquer ESP, CB ou autre catégorie si plusieurs modes existent ;
• ne pas afficher seulement « DEV 1 » ;
• séparer les touches étrangères des règlements locaux.

10. Afficher le total dans toutes les devises — fonction 106

Utilisation

1. Saisissez les articles.
2. Contrôlez remises et TVA.
3. Appuyez sur 106.
4. Annoncez le montant de la devise choisie.
5. Fermez ou validez la fenêtre selon la version.
6. Encaissez avec la touche 054 à 063 ou 066.

Avantages

• évite un calcul manuel en caisse ;
• permet au client de choisir sa monnaie ;
• met en évidence une parité anormale ;
• réduit les erreurs de sens du taux ;
• facilite le paiement partiel.

11. Encaisser totalement dans une devise

Montant exact

1. Totalisez ou utilisez 106.
2. Annoncez le montant converti.
3. Comptez les billets et pièces étrangers.
4. Saisissez le montant reçu, ou utilisez directement la touche si le client donne exactement le montant attendu.
5. Appuyez sur le règlement concerné.
6. Vérifiez la validation du ticket.

Appui sans montant

Le tutoriel indique qu’un appui direct sur la touche de la devise peut valider le ticket pour le montant converti exact. L’usage dépend cependant de la configuration Saisie montant obligatoire.

Saisie obligatoire recommandée

Pour les espèces étrangères, imposer la saisie du montant reçu permet de calculer correctement le rendu et de conserver un contrôle opérateur.

12. Gérer le rendu de monnaie

Exemple

Total local : 80,00
Parité : 1 local = 1,1000 XCU
Total étranger : 88,00 XCU

Montant reçu : 100,00 XCU
Excédent étranger : 12,00 XCU
Rendu local calculé : 10,91

Procédure physique

1. Annoncez le montant reçu.
2. Vérifiez la somme affichée par KWISATZ.
3. Prélevez le rendu dans le tiroir local.
4. Compte tenu de l’arrondi, annoncez le montant remis.
5. Remettez la monnaie au client.
6. Contrôlez l’impression du ticket.

Rendu dans la même devise étrangère

Le fonctionnement standard documenté ne calcule pas un rendu physique dans la même devise étrangère. Si l’entreprise souhaite conserver un fonds de caisse étranger et rendre dans cette monnaie, ce processus nécessite une procédure spécifique et une validation de son suivi.

13. Paiement partiel en devise puis en monnaie locale

Si le montant étranger est inférieur au total, KWISATZ conserve un reste à payer exprimé et suivi dans la devise pivot.

Exemple pédagogique

Total local : 100,00
Parité : 1 local = 1,1000 XCU

Le client donne : 55,00 XCU
Contre-valeur locale : 55,00 ÷ 1,1000 = 50,00

Reste à payer local : 50,00
→ encaissement par carte ou espèces locales

Procédure

1. Saisissez le montant en devise étrangère.
2. Appuyez sur la touche devise.
3. Vérifiez la contre-valeur et le reste.
4. Saisissez le paiement local.
5. Contrôlez que le ticket est soldé.

14. Encaisser avec plusieurs devises étrangères

Les règlements 21 à 30 permettent techniquement plusieurs monnaies sur le même ticket.

Exemple de séquence

Montant devise A → fonction 054
Montant devise B → fonction 055
Reste local → fonction 044 ou 046

Contrôles

• chaque touche est liée à la bonne devise ;
• chaque montant est saisi dans son unité propre ;
• les contre-valeurs locales sont cohérentes ;
• le rendu n’est pas calculé deux fois ;
• le ticket imprime toutes les lignes ;
• le décompte sépare les monnaies.

15. Arrondis de conversion et petites différences

Origine des écarts

• nombre de décimales de la parité ;
• arrondi du montant étranger ;
• arrondi de la contre-valeur locale ;
• absence de petite coupure locale ;
• cumul de plusieurs règlements en devise ;
• modification du taux entre deux journées.

Règle opérationnelle

1. Définissez le nombre de décimales affiché au client.
2. Définissez l’arrondi physique applicable au rendu.
3. Testez les tickets de faible montant.
4. Documentez le traitement de l’écart.
5. Contrôlez quotidiennement le compte d’écart ou le fond de caisse.

Ne pas corriger artificiellement

Ne modifiez pas la quantité, le prix ou la TVA pour absorber une différence de conversion. L’écart doit rester lié au règlement et à sa parité.

16. Carte bancaire en devise étrangère

Un règlement 21 à 30 peut être paramétré avec une catégorie et éventuellement une connexion TPE. Cependant, le terminal doit accepter la monnaie transmise et utiliser le même sens de montant.

Avant activation

• confirmer les devises supportées par le TPE ;
• confirmer si le montant doit être envoyé en devise locale ou étrangère ;
• tester la télécollecte ;
• tester un refus et une annulation ;
• contrôler le journal bancaire ;
• ne pas confondre conversion KWISATZ et conversion proposée par le terminal.

17. Ticket et information du client

Informations à contrôler

• total dans la devise pivot ;
• code ou libellé de la devise encaissée ;
• montant reçu en devise ;
• contre-valeur locale ;
• parité ou information de conversion si le modèle le prévoit ;
• rendu en monnaie locale ;
• autres moyens de paiement ;
• reste à payer nul.

Afficheur client

Contrôlez que l’afficheur indique le montant attendu et le rendu. Le support documente l’utilisation d’un afficheur virtuel et d’une temporisation lorsque le message de rendu disparaît trop rapidement.

18. Décompte de caisse par devise

Comptage physique

Séparez les billets et pièces par monnaie. Ne convertissez pas le fonds physique avant d’avoir relevé les quantités réellement détenues.

À rapprocher

• journal des règlements 21 à 30 ;
• fonds d’ouverture de chaque devise ;
• montants encaissés ;
• rendus payés en monnaie locale ;
• échanges manuels entre devises ;
• dépôts ou remises en banque ;
• écarts de conversion.

Rendu local

L’encaissement étranger augmente le fonds physique de la devise étrangère, tandis que le rendu diminue le fond espèces de la devise locale. Les deux mouvements doivent être compris lors du contrôle de caisse.

19. Comptabilité et écarts de change

Comptabilisation du ticket

Le chiffre d’affaires et la TVA sont comptabilisés dans la devise pivot. Le règlement en devise possède sa contre-valeur locale au taux enregistré.

Compte de règlement

Chaque mode de règlement peut porter un compte comptable. Validez avec la comptabilité la séparation éventuelle entre caisse locale, caisse en devises et écarts de conversion.

Écart lors de la conversion bancaire

La banque ou le bureau de change peut convertir les billets à un taux différent de la parité de caisse. La différence ne doit pas modifier rétroactivement les tickets : elle relève du rapprochement et des comptes d’écart validés par le cabinet comptable.

20. Mettre à jour les parités

Responsabilité

La base fournie ne documente pas une récupération automatique universelle des taux en temps réel. L’entreprise doit donc définir la source, la fréquence et le responsable de la mise à jour.

Procédure recommandée

1. Relever le taux selon la source retenue.
2. Vérifier le sens de la cotation.
3. Calculer un exemple manuel.
4. Modifier la parité avant l’ouverture ou hors encaissement.
5. Enregistrer la date et l’auteur de la modification.
6. Tester 106 sur un montant simple.
7. Informer les caisses.

Fréquence

Adaptez-la à la volatilité de la monnaie, au volume des paiements et à la politique commerciale. Une parité ancienne peut créer une perte ou un litige.

21. Corriger une erreur de devise

Avant validation

1. Sélectionnez la ligne de règlement erronée.
2. Annulez-la avec la fonction autorisée.
3. Contrôlez le statut d’un éventuel TPE.
4. Saisissez le bon montant dans la bonne devise.
5. Contrôlez le reste et le rendu.

Après validation

Utilisez 156 — Correction des moyens de paiement. Depuis février 2024, les règlements 21 à 30 peuvent être proposés par le ticket de correction sous réserve de leur libellé dans la devise pivot selon le contexte documenté.

Parité erronée

Si le ticket a été validé avec un mauvais taux :

1. conservez le ticket et le justificatif ;
2. calculez la contre-valeur correcte ;
3. rapprochez la somme physique reçue ;
4. utilisez la procédure de correction autorisée ;
5. documentez l’écart et sa comptabilisation ;
6. corrigez la parité uniquement pour les ventes futures.

22. Sécurité et organisation

• limiter les devises aux monnaies réellement acceptées ;
• réserver la modification des parités à un responsable ;
• dater et tracer chaque taux ;
• tester le sens de la parité ;
• afficher clairement le code de devise sur les touches ;
• imposer la saisie du montant reçu ;
• séparer physiquement les billets par monnaie ;
• limiter le maximum autorisé ;
• contrôler le fonds local avant d’autoriser le rendu ;
• protéger la correction 156 ;
• rapprocher les règlements et le fonds physique chaque jour ;
• ne jamais saisir une devise non acceptée sous un autre code.

23. Recette avant mise en production

1. Créer une devise fictive de test.
2. Vérifier code, libellé et parité.
3. Créer un règlement 21 lié à cette devise.
4. Configurer le rendu monnaie automatique.
5. Configurer le compte comptable.
6. Programmer la fonction 054.
7. Programmer 066 et 106.
8. Tester un ticket local de 100 unités.
9. Comparer 106 au calcul manuel.
10. Tester un montant étranger exact.
11. Tester un montant inférieur.
12. Solder le reste en espèces locales.
13. Solder le reste par carte locale.
14. Tester un montant supérieur.
15. Contrôler le rendu en devise locale.
16. Tester une parité comportant quatre décimales.
17. Tester un ticket de faible montant et les arrondis.
18. Tester deux devises étrangères sur un ticket.
19. Tester le maximum autorisé.
20. Tester une devise pivot à faible valeur sur un dossier de recette adapté.
21. Tester l’impression du ticket.
22. Tester l’afficheur client.
23. Tester le décompte physique.
24. Tester les journaux de règlements.
25. Tester la correction 156.
26. Tester les droits de modification de parité.
27. Faire valider la comptabilité.

24. Diagnostic rapide

25. Actions à éviter

• saisir une parité dans le sens inverse ;
• utiliser un taux non daté ou non validé ;
• modifier la parité pendant un encaissement ;
• lier deux touches au même règlement sous des codes devise différents ;
• saisir la contre-valeur locale à la place du montant étranger ;
• rendre dans une devise non suivie par la caisse ;
• autoriser un dépassement sans fonds local suffisant ;
• connecter un TPE en devise sans recette ;
• corriger un écart de change par une fausse vente ou remise ;
• modifier rétroactivement les anciens tickets ;
• mélanger les billets de plusieurs devises dans le tiroir ;
• modifier directement les tables de devises ou de règlements.

26. Liste de contrôle

• La devise pivot du dossier est identifiée.
• Chaque code devise comporte trois caractères.
• La parité est saisie dans le bon sens.
• Un calcul manuel a été comparé à 106.
• Les règlements 21 à 30 sont correctement liés.
• Les fonctions 054 à 063 portent un libellé explicite.
• 066 et 106 sont disponibles.
• La saisie du montant reçu est imposée si nécessaire.
• Le rendu automatique est correctement configuré.
• Le rendu est annoncé dans la devise locale.
• Le tiroir possède un fonds local suffisant.
• Les maximums autorisés sont adaptés.
• Le TPE en devise a été testé ou désactivé.
• Le ticket affiche la conversion utile.
• Le décompte sépare chaque monnaie.
• Les comptes comptables sont validés.
• La mise à jour des parités est tracée.
• La correction 156 est protégée.

27. Éléments techniques documentés

28. Sources documentaires

• MENUS_KWISATZ — grille Devises, code, libellé et parité.
• MENUS_KWISATZ — grille Modes de règlement, devise liée, maximum et rendu monnaie.
• MENUS_KWISATZ — fonctions 054 à 063, 066 et 106.
• MENUS_KWISATZ — procédure Encaissement en devises et rendu dans la devise locale.
• LesFonctionsDeCaisses — récapitulatif des règlements 21 à 30 et Total/Devises.
• WKW_Suivi_Développement — maximum autorisé des devises pivots à faible taux.
• WKW_Suivi_Développement — règlements en devise dans les corrections et configuration régionale MGA.
• Base de support — affichage temporaire du rendu monnaie et contrôle de caisse.