Ouvrir le tiroir-caisse, contrôler les ouvertures et sécuriser les accès

Réponse directe

Conseil pour les paramètres et la sécurité

1. Nature des fonctions KWISATZ citées

Une fonction de consultation, de correction, financière, de périphérique ou de sélection n’a pas le même effet. Les fonctions citées ci-dessous restent limitées au comportement documenté.

2. Repères de version

Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.

3. Protection des données

4. Les différents modes d’ouverture

Base de configuration à valider

• espèces : ouverture généralement nécessaire ;
• carte bancaire : ouverture uniquement si le processus physique l’exige ;
• chèque : selon le lieu de conservation du chèque ;
• compte client, avoir ou titre dématérialisé : généralement sans ouverture ;
• ouverture hors vente : fonction 070, vendeur identifié et traçage actif.

5. Déclarer le tiroir dans les périphériques utilisés

Le chemin documenté est Démarrage > Périphériques utilisés > Tiroir ; l’intitulé exact peut varier selon la version.

Tiroir branché sur l’imprimante ticket

De nombreux tiroirs sont raccordés à la prise dédiée d’une imprimante compatible. L’ouverture dépend alors du matériel, du pilote et de la commande d’impulsion.

Test initial

1. Vérifiez le câble et la prise dédiée.
2. Allumez l’imprimante ou le TPV.
3. Contrôlez le driver Windows ou le port COM.
4. Déclarez le type de tiroir.
5. Enregistrez.
6. Ouvrez la vente directe sur un dossier de recette.
7. Utilisez 070 avec un vendeur de test.

6. Fonction 070 — Ouvre tiroir

Cas légitimes

• faire de la monnaie selon une procédure contrôlée ;
• accéder au tiroir pour un contrôle immédiat ;
• tester le périphérique sur une caisse de recette ;
• ouvrir après qu’une opération financière a déjà été validée ;
• intervenir avec l’autorisation du responsable.

Cas à éviter

• retirer des espèces sans prélèvement ;
• ajouter des espèces sans apport ;
• payer une dépense sans utiliser la fonction dédiée ;
• ouvrir régulièrement « par habitude » ;
• laisser la touche disponible sans identification vendeur.

Libellé conseillé

[OUVRIR TIROIR — HORS VENTE]
Fonction 070
Accès autorisé / traçage actif

7. Ouvrir automatiquement par un mode de règlement

Dans la grille des modes de règlement, la case Ouvrir tiroir déclenche l’ouverture lorsque le règlement est utilisé en vente directe, à condition qu’un tiroir soit déclaré.

Paiement mixte

En paiement mixte, plusieurs règlements marqués Ouvrir tiroir peuvent produire plusieurs impulsions. L’option d’ouverture au solde peut réduire ces ouvertures, mais elle doit être testée avec l’ordre réel des règlements.

8. Ouvrir uniquement lorsque le ticket est soldé

Dans les préférences de Vente directe, l’option Ouvrir tiroir si ticket soldé retarde l’ouverture jusqu’au règlement qui solde le ticket.

Comportement

Lorsque l’option est cochée, le tiroir s’ouvre lors de la saisie du dernier règlement, celui qui permet de solder le ticket.

Avantages

• moins d’ouvertures lors des paiements mixtes ;
• le ticket est finalisé avant l’accès aux espèces ;
• réduction des impulsions répétées ;
• meilleure cohérence entre ouverture et validation.

Points de contrôle

• le règlement final doit être configuré correctement ;
• le tiroir doit s’ouvrir même si le dernier moyen est non espèces, lorsque le processus exige l’accès au rendu déjà calculé ;
• tester les acomptes, réservations et partages de note ;
• tester les paiements mixtes avec espèces en premier et en dernier.

9. Tracer les ouvertures du tiroir

Dans le centre d’encaissement, activez Tracer les ouvertures tiroirs.

Effet documenté

Chaque utilisation de la fonction 070 génère un ticket de type ouverture tiroir.

Traçabilité fiscale

Repère de diagnostic : table interne d’audit. Ce repère interne ne doit pas être modifié directement. Faites analyser et valider le réglage par un technicien KWISATZ après sauvegarde et relevé de la configuration.

• ouverture du tiroir-caisse ;
• impression de justificatifs.

Autres traces

• vendeur actif ;
• poste et numéro de caisse ;
• date et heure ;
• ticket ou pseudo-ticket d’ouverture ;
• indicateur interne NB_OUVERTURES_TIROIR lorsqu’il est exposé par le modèle statistique ;
• évènement transmis à une interface de supervision lorsqu’elle est configurée.

10. Identifier les vendeurs et limiter les autorisations

Fiche vendeur

La fiche vendeur comprend :

• un code vendeur unique ;
• un mot de passe ;
• un statut superviseur ;
• un centre d’encaissement éventuellement imposé ;
• une clé Dallas ou un badge ;
• un onglet Autorisations ;
• le choix du tiroir à ouvrir.

Superviseur

Un vendeur marqué Superviseur peut utiliser toutes les fonctions de la vente directe. Réservez ce statut aux responsables.

Fonction non autorisée

Les évolutions documentent le journal d’un appel par un vendeur à une fonction non autorisée. Une élévation par mot de passe superviseur peut être prévue selon la configuration.

Exemple de répartition des droits

11. Gérer un tiroir principal et un tiroir secondaire

La fiche vendeur propose la zone Ouverture tiroir avec trois choix :

• Principal ;
• Secondaire ;
• Les deux.

La documentation historique précise qu’un tiroir secondaire peut être branché derrière une imprimante compatible. L’affectation Principal, Secondaire ou Les deux se règle dans la fiche vendeur.

Cas d’usage

• deux vendeurs sur un même TPV ;
• séparation de deux fonds ;
• tiroir principal pour espèces locales et secondaire pour autre usage ;
• poste partagé avec tiroir attribué au vendeur.

Recette

1. Affectez Principal au vendeur A.
2. Affectez Secondaire au vendeur B.
3. Testez 070 avec chaque vendeur.
4. Testez un règlement espèces.
5. Vérifiez qu’un seul tiroir s’ouvre.
6. Testez Les deux uniquement si nécessaire.

12. Vérifier que le tiroir est refermé

L’option Vérifier la fermeture du tiroir interdit la saisie d’un nouveau ticket tant que le tiroir reste ouvert.

Limite technique documentée

Fonctionnement

1. Le tiroir s’ouvre.
2. Le vendeur effectue l’encaissement ou le mouvement.
3. Le tiroir est refermé.
4. KWISATZ autorise le prochain ticket.

Matériels intégrés

La lecture de l’état ouvert ou fermé dépend du matériel. Des différences de logique ont été documentées entre certaines générations de TPV AURES YUNO ; le modèle exact doit être sélectionné et testé.

13. Surveiller le niveau d’espèces

Dans Outils > Préférences > Divers > Vente directe, configurez :

• Tiroir — Surveiller niveaux ;
• Tiroir <Espèces> — Alerte si > à.

Comportement

Lorsque le montant théorique d’espèces dépasse le seuil autorisé, KWISATZ invite l’opérateur à effectuer un prélèvement.

Choisir le seuil

• tenir compte du fond nécessaire aux rendus ;
• adapter le seuil au niveau d’activité et à la procédure de sécurité ;
• définir qui effectue et valide le prélèvement ;
• tester le seuil sur une caisse de recette ;
• réviser le seuil lorsque l’organisation change.

Après l’alerte

1. Utilisez 078 — Prélèvement.
2. Comptez la somme retirée.
3. Déclarez le fond restant ou le montant prélevé.
4. Validez.
5. Conservez le justificatif.
6. Placez les espèces dans le circuit sécurisé.

14. Utiliser les fonctions financières au lieu de 070

Une évolution historique a déplacé l’ouverture du tiroir après la validation des apports et dépenses afin d’éviter une ouverture sans trace financière.

15. Suivi financier par caisse ou par vendeur

Dans les préférences, la zone Gestion du financier — décomptes, prélèvements, surveillance tiroir, etc. propose :

• Basé sur le numéro de caisse ;
• Basé sur le vendeur — tiroir flottant.

Basé sur la caisse

Les apports, dépenses, prélèvements, décomptes et le dernier fond sont rattachés au numéro de caisse.

Basé sur le vendeur

Le suivi financier est rattaché au vendeur, quelle que soit la caisse physique utilisée.

Contraintes documentées

• aucune opération financière sans vendeur actif ;
• l’entrée en caisse est refusée sans identification vendeur ;
• le centre doit avoir une contrainte vendeur souple ou stricte ;
• les décomptes peuvent être globaux, par caisse ou par vendeur selon le contexte.

16. Contrôler les ouvertures dans l’audit et les statistiques

Indicateur documenté

Les statistiques générales peuvent calculer le champ interne suivant :

Ouverture 070
+ vendeur identifié
+ absence de mouvement financier correspondant
+ écart au décompte
= situation à examiner avec ses justificatifs

Analyse recommandée

• nombre d’ouvertures par vendeur ;
• ouvertures sans vente proche ;
• ouvertures avant ou après annulation de ligne ;
• ouvertures après abandon de ticket ;
• ouvertures répétées en quelques secondes ;
• ouvertures hors horaires ;
• ouvertures suivies d’un écart de caisse ;
• ouvertures de tiroir secondaire ;
• utilisation d’un profil superviseur.

Corrélation utile

Ouverture 070
+ vendeur identifié
+ absence de vente
+ absence d'apport/prélèvement/dépense
+ écart au décompte
= incident à analyser

Interfaces de supervision

Certaines interfaces peuvent journaliser ou transmettre des évènements majeurs, notamment :

• fonction non autorisée ;
• abandon de ticket ;
• annulation de ligne ;
• ouverture du tiroir.

17. Diagnostiquer la chaîne matérielle

Chaîne possible

KWISATZ
  │
  ├─ pilote Windows
  │    └─ imprimante de ticket
  │          └─ prise tiroir
  │
  ├─ liaison série directe
  │    └─ tiroir ou contrôleur
  │
  └─ interface constructeur documentée
       └─ TPV intégré ou tiroir spécialisé

Contrôles physiques

• alimentation de l’imprimante ou du TPV ;
• câble correctement clipsé ;
• clé du tiroir en position d’utilisation ;
• absence d’objet bloquant ;
• port ou prise correcte ;
• tiroir principal ou secondaire conforme ;
• capteur de fermeture fonctionnel.

Contrôles Windows

• imprimante installée et disponible ;
• spouleur d’impression démarré ;
• driver adapté à l’architecture ;
• bon port COM ;
• absence de conflit avec un autre logiciel ;
• droits d’accès au périphérique ;
• test constructeur concluant.

Test croisé

1. Tester l’ouverture depuis le driver ou l’utilitaire constructeur.
2. Tester une impression ticket.
3. Tester 070 dans KWISATZ.
4. Tester un règlement espèces.
5. Comparer les résultats.

18. Tiroirs intelligents et matériels spécialisés

CASHSPEED

L’onglet Tiroir peut activer l’interface CASHSPEED lorsqu’elle est installée. Son fonctionnement dépend du connecteur et des journaux propres à l’interface.

TPV AURES YUNO

Le suivi fourni documente des différences de lecture de l’état du tiroir entre certaines générations. Testez le type exact avec le matériel réel.

TPV OXHOO

Des essais historiques ont montré que tous les ports intégrés ne sont pas nécessairement compatibles. Utilisez la documentation du constructeur.

Balances et bandeaux

Certaines balances ou certains TPV peuvent utiliser un connecteur spécifique. Ne transposez pas un réglage provenant d’un autre modèle.

Monnayeur automatique

Lorsqu’un équipement sécurisé gère les espèces, définissez clairement le rôle du tiroir classique. Son ouverture ne doit pas contourner le circuit de l’équipement.

19. Procédure d’exploitation à adapter

À l’ouverture

1. Identifier le vendeur.
2. Contrôler le fond de caisse.
3. Vérifier la fermeture physique.
4. Tester l’ouverture automatique sur un ticket de test si nécessaire.
5. Vérifier le seuil de surveillance.

Pendant la journée

1. Utiliser 070 seulement pour un motif légitime.
2. Utiliser les fonctions financières pour tout mouvement.
3. Refermer immédiatement le tiroir.
4. Ne jamais laisser la clé sur le tiroir.
5. Effectuer un prélèvement après alerte.
6. Signaler une ouverture ou un blocage anormal.

À la fermeture

1. Lancer le décompte 079.
2. Compter espèces, chèques et autres valeurs.
3. Comparer le théorique au compté.
4. Rechercher les ouvertures inhabituelles.
5. Valider ou faire recomptage en cas d’écart.
6. Effectuer le prélèvement et conserver le fond autorisé.
7. Fermer et sécuriser physiquement le tiroir.

20. Mesures de sécurité recommandées

• rendre l’identification vendeur obligatoire ;
• utiliser badge, clé Dallas ou mot de passe individuel ;
• interdire le partage de comptes vendeurs ;
• protéger ou supprimer la touche 070 du clavier standard ;
• activer le traçage des ouvertures ;
• activer la surveillance du niveau d’espèces ;
• séparer les droits vendeur et superviseur ;
• utiliser le contrôle de fermeture lorsque le matériel le permet ;
• limiter l’ouverture aux règlements physiques ;
• contrôler les ouvertures dans les statistiques ;
• rapprocher les mouvements et le décompte selon la fréquence définie ;
• documenter les interventions techniques.

21. Recette avant mise en production

1. Sauvegarder le dossier et relever la configuration du poste.
2. Déclarer le tiroir et tester le pilote ou la liaison série.
3. Programmer 070 avec un libellé explicite.
4. Activer Tracer les ouvertures tiroirs avant le test.
5. Tester 070 avec un vendeur autorisé puis non autorisé.
6. Vérifier le ticket d’ouverture et les outils d’audit applicatifs.
7. Contrôler l’indicateur NB_OUVERTURES_TIROIR lorsqu’il est disponible.
8. Tester Principal, Secondaire et Les deux uniquement si deux tiroirs sont installés.
9. Activer Ouvrir tiroir sur Espèces et vérifier les autres règlements.
10. Tester Ouvrir tiroir si ticket soldé avec un paiement simple puis mixte.
11. Tester le contrôle de fermeture uniquement avec une liaison compatible.
12. Configurer et tester l’alerte de niveau d’espèces.
13. Tester 078 — Prélèvement, 109 — Dépense diverse et 110 — Apport.
14. Tester 079 — Décompte sur la caisse de recette.
15. Contrôler le vendeur, les justificatifs et le financier après chaque opération.

22. Diagnostic rapide

23. Actions à éviter

• ouvrir le tiroir avec 070 pour retirer de l’argent ;
• partager un code vendeur ou un mot de passe ;
• laisser la touche 070 sans libellé explicite ;
• désactiver le traçage pour réduire les écritures techniques ;
• cocher Ouvrir tiroir sur tous les règlements ;
• laisser la clé mécanique sur le tiroir ;
• contourner un équipement sécurisé de gestion des espèces ;
• modifier directement les tables d’audit ou les tickets d’ouverture ;
• forcer un port matériel emprunté à un autre modèle ;
• désactiver un capteur sans analyser son inversion ;
• ignorer une alerte de prélèvement répétée ;
• corriger un écart de caisse par une fausse vente.

24. Liste de contrôle

• Le tiroir est déclaré sur le bon poste.
• Le type et la communication sont corrects.
• La fonction 070 est protégée.
• Le traçage des ouvertures est actif.
• Les tables d’audit internes ne sont jamais modifiées directement.
• Les vendeurs sont individuellement identifiés.
• Le superviseur est limité aux responsables.
• Le bon tiroir est associé à chaque vendeur.
• Espèces ouvre le tiroir.
• Carte et compte client ne l’ouvrent pas sans motif.
• L’ouverture au solde est testée.
• Le contrôle de fermeture est compatible avec la liaison.
• Le seuil d’espèces est configuré.
• 078, 079, 109 et 110 sont testées sur une caisse de recette.
• Le mode caisse ou tiroir flottant est décidé.
• L’indicateur NB_OUVERTURES_TIROIR est contrôlé lorsqu’il est disponible.
• Le décompte explique le fonds physique.
• La procédure d’urgence matérielle est documentée.

25. Éléments et évolutions documentés

26. Sources documentaires

• Repère de diagnostic : MENUS_KWISATZ. Ce repère interne ne doit pas être modifié directement. Faites analyser et valider le réglage par un technicien KWISATZ après sauvegarde et relevé de la configuration.
• MENUS_KWISATZ — traçage des ouvertures et contrôle de fermeture du tiroir.
• MENUS_KWISATZ — fiche vendeur et choix Principal, Secondaire ou Les deux.
• MENUS_KWISATZ — données internes d’audit, dont table interne d’audit.
• LesFonctionsDeCaisses — fonctions 070, 078, 079, 109 et 110.
• Tutoriels KWISATZ — prélèvements, décompte et alerte de niveau d’espèces.
• WKW_Suivi_Développement — tiroir secondaire, surveillance, statistiques et matériels spécialisés.
• Base support téléphonique — limite du pilote Windows pour le contrôle de fermeture.