Préparer les données de caisse pour un contrôle fiscal

Réponse directe

Conseil pour les paramètres, archives et interventions

1. Nature des fonctions KWISATZ citées

Une fonction de consultation, de correction, financière, de périphérique ou de sélection n’a pas le même effet. Les fonctions citées ci-dessous restent limitées au comportement documenté.

2. Repères de version

Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.

3. Licence et disponibilité

La dépendance de licence mentionnée dans ce document provient des sources. Sa disponibilité peut varier selon la version, la sérialisation, le partenaire ou l’installation ; faites-la valider techniquement avant de modifier l’environnement.

4. Protection des données

5. Cadre légal présenté dans les sources documentaires

Le dispositif vise les assujettis à la TVA qui enregistrent, au moyen d’un logiciel ou système de caisse, les règlements d’opérations avec des clients particuliers ne donnant pas lieu à facturation obligatoire, sous réserve des exclusions et tempéraments prévus.

• Le système doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.
• La conformité peut être justifiée par un certificat d’un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur conforme au modèle administratif.
• Dans un logiciel multifonction, seule la fonctionnalité de caisse et d’encaissement entre dans ce périmètre.
• Tous les modes de règlement enregistrés par la fonctionnalité de caisse peuvent être concernés.
• Une sauvegarde technique ne remplace pas l’archive fiscale.

6. Contrôle inopiné et sanction

Le Livre des procédures fiscales permet une intervention inopinée dans les locaux professionnels, entre 8 h et 20 h ou pendant les heures d’activité, afin de contrôler le justificatif. Depuis le 1er juillet 2026, la procédure prévoit aussi la présentation des terminaux ou systèmes de paiement électronique et le relevé de leurs références.

7. Recenser tous les systèmes d’encaissement

8. Préparer le certificat ou l’attestation

La documentation KWISATZ fournie indique qu’Dans les versions documentées à partir de 3.56R8, la fenêtre « À propos » mentionne le certificat suivant :

1. Ouvrez À propos sur chaque installation.
2. Relevez la version exacte.
3. Relevez le numéro de licence et le SIRET associé.
4. Obtenez auprès de l’éditeur ou du distributeur le certificat ou l’attestation correspondant.
5. Vérifiez que le périmètre et les versions couvertes correspondent à l’installation réelle.
6. Conservez le document complet avec ses annexes éventuelles.

9. Attestation individuelle de l’éditeur utilisable en 2026

Depuis le 21 février 2026, la conformité peut être justifiée par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur, en alternative au certificat.

• Le volet 1 identifie l’éditeur, le logiciel, la version, la licence et le périmètre couvert.
• Le volet 2 doit être complété et signé par l’entreprise utilisatrice.
• Les deux volets doivent pouvoir être présentés à l’administration.
• Le document doit correspondre à la version majeure ou aux versions mineures explicitement couvertes.

10. Vérifier les données administratives

11. Vérifier la chronologie des postes

En réseau, la chronologie stricte exige des postes synchronisés sur la même heure.

• Vérifiez l’heure du serveur.
• Vérifiez l’heure de chaque caisse.
• Vérifiez le service de temps Windows.
• Conservez la procédure de synchronisation des postes.
• Repérez les changements d’heure ou incidents historiques importants.

12. Contrôler les clôtures fiscales

La fonction documentée est :

13. Ticket Z, décompte et clôture fiscale

14. Créer une archive fiscale

1. Identifiez la période demandée.
2. Créez d’abord une sauvegarde du dossier.
3. Ouvrez la procédure d’archive fiscale.
4. Sélectionnez la date de début et la date de fin.
5. Vérifiez que la période ne dépasse pas une année civile.
6. Choisissez une destination protégée et accessible.
7. Lancez la création.
8. Conservez le journal ou message de fin.
9. Vérifiez l’ouverture et le contenu de l’archive.
10. Copiez-la sur un support distinct.

15. Contenu documenté de l’archive fiscale

Les évolutions liées à l’audit LNE ont notamment documenté l’export des données suivantes :

• entêtes de tickets, avec le SIRET de la société concernée ;
• lignes de ventes, avec le total HT fiscal ;
• règlements des tickets ;
• clôtures issues de HFISCAL_006 ;
• données fiscales et pistes d’audit incluses dans le périmètre certifié selon la version.

16. Périmètre certifié KWISATZ documenté

17. Préparer les pistes d’audit

La documentation KWISATZ associe PAUDIT à la traçabilité d’événements fiscaux et techniques importants.

• création d’une archive fiscale ;
• détection d’anomalies ou événements fiscaux documentés ;
• opérations et corrections devant rester traçables selon la version ;
• autres événements compris dans le périmètre certifié de la version utilisée.

18. Corrections et annulations

19. Contrôler la cohérence des tickets

20. Rapprocher les ventes et règlements

1. Éditez les ventes de la période par caisse et taux de TVA.
2. Éditez les règlements par moyen de paiement.
3. Comparez aux Ticket Z et clôtures.
4. Rapprochez les cartes avec les télécollectes TPE.
5. Rapprochez espèces avec les décomptes et prélèvements.
6. Rapprochez chèques avec les remises.
7. Comparez les totaux au pont comptable.
8. Expliquez les écarts par des pièces datées.

21. Tableau de rapprochement conseillé

22. Ne pas confondre archive fiscale et FEC

23. Multi-caisses et caisses autonomes

Dans un environnement mixte réseau et autonome :

• vérifier la remontée complète des tickets depuis chaque caisse source ;
• contrôler l’identifiant de caisse et la chronologie des tickets ;
• générer l’archive centrale seulement après contrôle des flux ;
• conserver les sauvegardes et archives locales lorsqu’elles existent ;
• documenter toute interruption, reprise ou restauration.

24. Sauvegardes à préparer

• Archive KWISATZ récente et testée.
• Copie hors du serveur.
• Sauvegardes couvrant la période contrôlée.
• Documentation de restauration.
• Historique des changements de serveur ou de caisse.
• Conservation des anciennes versions nécessaires à la lecture des archives.

25. Préparer un environnement de restitution

1. Choisissez un poste identifié pour la démonstration.
2. Vérifiez la version KWISATZ.
3. Testez l’ouverture du dossier.
4. Testez la création d’une archive sur une période courte.
5. Vérifiez l’accès aux listes de tickets, règlements et clôtures.
6. Neutralisez les envois, communications et interfaces dans toute copie de test.
7. Préparez un technicien et un responsable métier.

26. Dossier documentaire à remettre au responsable

27. Contrôle interne périodique conseillé

1. Vérifier la clôture fiscale mensuelle.
2. Comparer le chiffre d’affaires aux journées.
3. Comparer TVA théorique et déclarée.
4. Rapprocher les règlements.
5. Contrôler annulations, offerts, remises et corrections.
6. Contrôler la dernière sauvegarde.
7. Créer périodiquement une archive fiscale de test.
8. Documenter les écarts.

28. Checklist avant contrôle

29. Actions à éviter

• Fournir un certificat correspondant à une autre version.
• Utiliser une attestation non signée par l’entreprise.
• Modifier ou purger les tickets avant le contrôle.
• Repère de diagnostic : HFISCAL_006. Ce repère interne ne doit pas être modifié directement. Faites analyser et valider le réglage par un technicien KWISATZ après sauvegarde et relevé de la configuration.
• Reconstituer artificiellement les clôtures sans support.
• Présenter un Ticket Z comme archive fiscale.
• Présenter l’archive fiscale comme FEC.
• Oublier les caisses autonomes, balances ou bornes.
• Renvoyer des données depuis une copie de test.
• Masquer un incident de restauration ou une période manquante.

30. Compatibilité documentée

31. Diagnostic rapide

32. Résultat attendu

33. Sources documentaires

• Code général des impôts — article 286, version en vigueur depuis le 27 juin 2026.
• Code général des impôts — article 1770 duodecies, sanction applicable au défaut de justification.
• Livre des procédures fiscales — article L. 80 O, version en vigueur depuis le 1er juillet 2026.
• BOFiP BOI-TVA-DECLA-30-10-30 du 25 mars 2026 — logiciels ou systèmes de caisse sécurisés.
• BOFiP BOI-LETTRE-000242 du 25 mars 2026 — modèle d’attestation individuelle.
• Documentation KWISATZ — fonction 158, archive fiscale, tables du périmètre et certificat 33016 révision 4.
• Documentation des fonctions de caisse KWISATZ — fonctions 155, 156 et 157.