Préparer et gérer la facturation électronique avec KWISATZ

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Repères de version

Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.

2. Licence et disponibilité

La dépendance de licence mentionnée dans ce document provient des sources. Sa disponibilité peut varier selon la version, la sérialisation, le partenaire ou l’installation ; faites-la valider techniquement avant de modifier l’environnement.

3. Protection des données

4. Calendrier légal présenté dans les sources — à valider avant mise en œuvre

5. Déterminer le bon périmètre

Le e-invoicing concerne principalement les opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, lorsqu’elles relèvent des règles françaises de facturation.

• Une facture contenant des données structurées.
• Un format conforme au socle attendu.
• Des mentions placées dans les champs dédiés.
• Une transmission par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
• Un suivi du cycle de vie et des statuts.

6. Vocabulaire essentiel

7. Formats électroniques

8. Choisir une plateforme agréée

1. Demandez au cabinet comptable s’il recommande une plateforme.
2. Vérifiez que l’opérateur figure dans la liste officielle des plateformes agréées.
3. Confirmez que le client dispose de son propre accès et de ses propres droits.
4. Vérifiez la réception des factures fournisseurs.
5. Vérifiez l’émission des factures clients.
6. Vérifiez l’e-reporting des transactions et paiements.
7. Demandez les formats d’import/export disponibles.
8. Demandez si une API, un webhook ou un dépôt manuel est proposé.
9. Contrôlez les coûts, la réversibilité et l’export des archives.
10. Définissez qui traite les rejets et statuts.
11. Consultez la liste officielle des plateformes agréées.
12. Interrogez le cabinet comptable sur ses outils et flux attendus.
13. Vérifiez l’émission, la réception, l’e-reporting, l’import achats et l’export comptable.
14. Contrôlez les coûts, l’assistance, les API et les formats exportables.
15. Signez l’accord de désignation de la plateforme de réception.
16. Vérifiez l’inscription dans l’annuaire.

9. Annuaire et adresse électronique de facturation

L’annuaire officiel recense les structures, leur plateforme de réception et leurs adresses électroniques de facturation.

• Recherchez l’entreprise par SIREN, SIRET, dénomination ou adresse.
• Vérifiez la plateforme de réception.
• Contrôlez l’adresse électronique active.
• Vérifiez la maille retenue : SIREN, établissement ou adressage plus précis.
• Testez l’acheminement avec la plateforme.

10. Positionnement de KWISATZ

KWISATZ prépare les factures et leurs données, mais n’est pas présenté comme une plateforme agréée dans la documentation support.

• Factur-X et UBL comme formats d’échange ou de repli.
• Import et export à confirmer selon la version installée.
• Connecteurs API développés par plateforme prioritaire.
• Interface Pennylane à distinguer du simple pont comptable.
• Connecteurs Cegid, Isagri, Sage ou autres à considérer comme non confirmés tant qu’ils ne sont pas validés dans la version du client.

11. Architecture d’un connecteur API

1. Authentifier KWISATZ avec des identifiants de recette ou production.
2. Conserver le token en mémoire sécurisée et gérer son expiration.
3. Interroger l’annuaire par SIREN ou SIRET.
4. Valider le routage du destinataire.
5. Construire le fichier Factur-X, UBL ou CII.
6. Calculer une empreinte du fichier.
7. Déposer le flux avec un identifiant de suivi unique.
8. Conserver l’identifiant retourné et l’horodatage.
9. Récupérer les statuts par webhook, polling ou mode hybride.
10. Dédupliquer les réponses et relier chaque événement à la facture.
11. Gérer les erreurs temporaires avec temporisation.
12. Bloquer les réémissions automatiques sur les erreurs de données.

12. Données à fiabiliser dans KWISATZ

Fiche société

• raison sociale et forme juridique ;
• SIREN et SIRET ;
• numéro de TVA intracommunautaire ;
• adresse complète ;
• coordonnées de contact ;
• régime et option TVA sur les débits ;
• IBAN ou informations de paiement si utilisées ;
• mentions légales des documents.

Fiches clients professionnels

• SIREN du client ;
• SIRET de l’établissement destinataire ;
• numéro de TVA intracommunautaire ;
• adresse de facturation ;
• adresse de livraison si différente ;
• service ou code de routage lorsqu’il existe ;
• contact de facturation ;
• conditions et mode de règlement.

Produits, services et documents

• catégorie de l’opération : biens, services ou mixte ;
• taux et régime de TVA ;
• motif d’exonération ou autoliquidation ;
• quantité, unité, prix HT et remises ;
• date de livraison ou fin de prestation si différente ;
• référence de commande ou contrat ;
• référence de facture initiale pour un avoir ou rectificatif ;
• statut d’acompte et lien avec la facture finale.

13. Les quatre nouvelles mentions

14. Audit préalable du portefeuille

1. Exporter ou lister les clients professionnels actifs.
2. Repérer les SIREN et SIRET vides ou fictifs.
3. Repérer les pays et statuts TVA incohérents.
4. Contrôler les adresses de facturation et livraison.
5. Identifier les clients génériques utilisés pour des factures B2B.
6. Contrôler les articles sans TVA ou avec libellé insuffisant.
7. Contrôler les délais et mentions de paiement.
8. Tester les avoirs, acomptes et factures multi-taux.

Les listes personnalisables peuvent servir à afficher et filtrer les données manquantes.

• Ajoutez les colonnes SIREN, SIRET, TVA, pays, adresse et email lorsqu’elles sont disponibles.
• Activez le tri et le filtrage.
• Filtrez les valeurs vides ou manifestement incomplètes.
• Exportez la liste de contrôle.
• Corrigez les fiches individuellement ou par procédure validée.

15. Déterminer la catégorie de l’opération

16. Émission d’une facture client

1. Créez la facture dans la gestion commerciale KWISATZ.
2. Contrôlez le client et l’établissement destinataire.
3. Vérifiez les lignes, prix, TVA, remises et catégories d’opérations.
4. Vérifiez les nouvelles mentions obligatoires.
5. Générez le format structuré accepté par le connecteur ou la plateforme.
6. Interrogez l’annuaire ou utilisez l’adresse de routage validée.
7. Transmettez la facture par API ou déposez-la sur le portail.
8. Enregistrez l’identifiant externe, l’horodatage et l’empreinte du fichier.
9. Suivez les accusés et statuts de cycle de vie.
10. Traitez les rejets sans recréer aveuglément une nouvelle facture.

17. Contrôler l’entête de facture

• Date d’émission.
• Numéro unique dans une séquence chronologique et continue.
• Date de vente, livraison, prestation ou acompte.
• Identité complète du vendeur.
• Identité complète du client.
• Numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur.
• Devise.
• Catégorie de l’opération.
• Adresses de facturation et de livraison.
• Références commerciales et contrat si nécessaires.

18. Contrôler les lignes

• Quantité.
• Dénomination précise.
• Prix unitaire HT.
• Remise ou réduction acquise.
• Taux de TVA par ligne.
• Motif d’exonération ou d’autoliquidation.
• Total HT de ligne.
• Période de service ou date de livraison si nécessaire.

19. Mentions relatives au paiement

• Date d’échéance ou délai de paiement.
• Conditions d’escompte pour paiement anticipé.
• Taux de pénalités de retard.
• Indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en B2B.
• Mode de paiement prévu si la procédure l’utilise.
• Coordonnées bancaires validées si imprimées.

20. Mentions particulières

21. Avoirs, rectificatifs et acomptes

Avoir

• référencer la facture d’origine ;
• indiquer le motif ;
• conserver la même cohérence de TVA ;
• transmettre l’avoir par le même circuit ;
• rapprocher les statuts et le règlement.
• Conservez le numéro et la date propres de l’avoir.
• Reprenez les taux de TVA d’origine.
• Contrôlez les montants négatifs.
• Suivez le statut du correctif sur la plateforme.
• Ne confondez pas acompte prévu et paiement reçu.
• Conservez la référence de la commande ou du contrat.
• Contrôlez la date réelle du paiement.
• Évitez le double enregistrement lors de la FAV finale.
• Vérifiez le net à payer et les données de paiement à transmettre.

Facture rectificative

Selon la règle métier choisie, une facture rectificative doit identifier le document qu’elle corrige et préserver l’historique.

Acompte

Les factures d’acompte et la déduction sur la facture finale exigent une ventilation correcte de TVA et des liens documentaires.

Les acomptes exigent une attention particulière sur la date, la TVA, le document final et l’affectation du versement.

22. Réception des factures fournisseurs

1. La facture est reçue par la plateforme agréée choisie.
2. Le responsable consulte le tableau de bord ou le flux API.
3. Le fichier structuré et sa représentation lisible sont récupérés.
4. Le fournisseur est recherché par SIREN, SIRET, TVA ou code interne.
5. Les références, lignes, quantités, TVA et totaux sont contrôlés.
6. La facture est importée ou rapprochée avec la commande et la réception.
7. Les anomalies sont placées en attente plutôt que validées automatiquement.
8. Le statut métier est renvoyé à la plateforme si le connecteur le permet.

23. E-reporting et ventes de caisse

L’e-reporting couvre les opérations qui ne passent pas par l’e-invoicing, notamment certaines ventes à des particuliers et opérations internationales. Il peut également porter sur les paiements lorsque l’exigibilité de la TVA dépend de l’encaissement.

Données de transaction

• SIREN du vendeur ;
• période de transmission ;
• date ou agrégation journalière selon le cas ;
• catégorie de transaction ;
• bases hors taxe par taux ;
• TVA correspondante ;
• informations nécessaires aux opérations internationales.
• Codes TVA fiables.
• Nature B2C ou B2B correctement déterminée.
• Modes de règlement cohérents.
• Dates et heures de transaction.
• Retours, annulations, offerts et remises identifiables.
• Tickets transformés en FAV non comptés deux fois.

Données de paiement

• date d’encaissement ;
• montant encaissé ;
• ventilation par taux de TVA ;
• référence de facture lorsqu’elle existe ;
• prise en compte des acomptes et annulations.

24. Cycles de vie et gestion des rejets

La plateforme permet de suivre l’avancement de la facture et de signaler les refus ou litiges.

25. Parcours manuel de continuité

Émission sans API directe

1. Créer et contrôler la facture dans KWISATZ.
2. Générer le format structuré disponible.
3. Se connecter au portail de la plateforme agréée.
4. Déposer le fichier.
5. Noter l’identifiant ou télécharger l’accusé.
6. Reporter le statut dans la procédure de suivi.

Réception sans API directe

1. Se connecter au portail de la plateforme.
2. Télécharger le fichier structuré et sa représentation lisible.
3. Contrôler le fournisseur et le doublon.
4. Importer ou saisir dans KWISATZ selon la fonction disponible.
5. Archiver le fichier original et le résultat.

En cas d’absence temporaire de connecteur direct :

• générez un fichier structuré accepté par la plateforme ;
• contrôlez-le avant dépôt manuel ;
• déposez-le sur la plateforme agréée ;
• récupérez l’identifiant et le statut ;
• reportez la référence dans le suivi interne ;
• évitez un second envoi automatique ultérieur.

26. Organisation interne

27. Sécurité et conservation

• chiffrer ou protéger les identifiants API ;
• limiter les droits aux utilisateurs autorisés ;
• masquer les secrets dans les journaux ;
• conserver fichiers, statuts, erreurs et empreintes ;
• sauvegarder la base et la configuration du connecteur ;
• documenter la rotation des clés ;
• prévoir la réversibilité en cas de changement de plateforme ;
• ne pas exposer directement un service interne sur Internet ;
• tester la restauration des archives ;
• respecter les durées légales de conservation applicables.

28. Recette avant production

1. Créer une facture B2B nationale standard.
2. Créer une facture mixte biens et services.
3. Tester une adresse de livraison différente.
4. Tester une exonération ou autoliquidation validée.
5. Tester un acompte et la facture finale.
6. Tester un avoir lié à la facture initiale.
7. Tester un client multi-établissements.
8. Tester un destinataire absent de l’annuaire.
9. Tester un rejet de données.
10. Tester une indisponibilité de plateforme.
11. Tester la réception d’une facture fournisseur.
12. Tester le rapprochement commande-réception-facture.
13. Tester un flux B2C agrégé de caisse.
14. Tester les données de paiement d’une prestation.
15. Vérifier l’archivage et l’absence de doublon.
16. Créez un environnement ou un dossier de test.
17. Utilisez des identifiants et adresses de test autorisés par la plateforme.
18. Générez la facture dans KWISATZ.
19. Contrôlez le PDF lisible.
20. Contrôlez le XML ou les données structurées.
21. Déposez ou transmettez via le connecteur.
22. Vérifiez l’adressage du client.
23. Suivez le statut.
24. Provoquez volontairement un rejet contrôlé.
25. Corrigez et retransmettez selon la procédure.
26. Rapprochez la plateforme, KWISATZ et la comptabilité.

29. Liste de contrôle de préparation

• La date d’obligation de l’entreprise est déterminée.
• La plateforme figure dans la liste officielle.
• Le contrat et les accès sont actifs.
• Le cabinet comptable connaît le schéma retenu.
• La version KWISATZ et ses connecteurs sont confirmés.
• Le SIREN et le SIRET de la société sont corrects.
• Les clients professionnels sont audités.
• Les biens, services et opérations mixtes sont identifiés.
• Les règles de TVA sont validées.
• Une facture, un avoir et un rejet ont été testés.
• La réception fournisseur est opérationnelle.
• L’e-reporting caisse est rapproché des statistiques.
• Les responsables des rejets sont nommés.
• La sauvegarde, l’archivage et la reprise sont testés.

30. Diagnostic rapide

31. Actions à éviter

• Attendre le dernier mois pour choisir une plateforme.
• Confondre PDF, Factur-X et simple scan.
• Utiliser un client générique pour une facture B2B.
• Confondre SIREN, SIRET et numéro de TVA.
• Imprimer une mention sans alimenter le champ structuré.
• Promettre une connexion KWISATZ à toute plateforme.
• Renvoyer une facture rejetée sans analyser le motif.
• Déclarer deux fois un ticket transformé en facture.
• Considérer le pont comptable comme e-reporting.
• Modifier une facture acceptée au lieu de créer un correctif.

32. Sources documentaires

• Direction générale des Finances publiques — portail de la facturation électronique.
• Ministère de l’Économie — calendrier, plateformes agréées et annuaire.
• Code général des impôts et textes d’application de la réforme.
• Documentation KWISATZ — Factur-X, UBL, réception, émission et stratégie de connecteurs.
• Note d’intégration KWISATZ — API AFNOR Effinum / Serensia, juillet 2026.
• DGFiP — Je découvre la facturation électronique, calendrier, formats et plateforme agréée.
• Ministère de l’Économie — Mentions obligatoires d’une facture et quatre nouvelles mentions.
• DGFiP — Spécifications externes de la facturation électronique, version 3.2 du 30 avril 2026.
• DGFiP / AIFE — annuaire de la facturation électronique et liste des plateformes agréées.
• DGFiP — Guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026.
• Base support KWISATZ — stratégie Factur-X / UBL, connecteurs PA et distinction avec le pont comptable.