Documentation fonctionnelle KWISATZ
Articles, stocks et achats
Cette fiche présente le cycle complet d’un article, depuis sa création et son référencement fournisseur jusqu’à la commande, la réception, la facture achat, le suivi des mouvements et l’inventaire.
Réponse directe
Dans KWISATZ, le cycle normal est le suivant : créez l’article dans Produits, renseignez ses tarifs, son fournisseur principal et ses paramètres de stock, créez un BCA pour commander, un BRA pour enregistrer l’entrée physique, puis une FAA pour la facture fournisseur. Le stock se contrôle dans les Mouvements de stock et se remet à niveau par une régularisation ponctuelle ou un inventaire contrôlé.
Conseil technicien général
1. Protection des données
2. Documents et abréviations utiles
| Code | Document | Effet principal |
|---|---|---|
BCA | Bon de commande achat | Enregistre une commande fournisseur et alimente les quantités commandées. |
BRA | Bon de réception achat | Enregistre la réception physique de marchandises et l’entrée de stock. |
FAA | Facture achat | Enregistre la pièce fournisseur et son impact financier/comptable. |
IM | Bon inter-magasins | Transfère des quantités d’un magasin ou dépôt vers un autre. |
RS | Bon de régularisation de stock | Corrige ponctuellement une quantité par un mouvement traçable. |
INV | Inventaire | Remplace la quantité de référence par la quantité physique validée. |
3. Comprendre le cycle global
- Créer et classifier l’article.
- Définir le prix de vente, le prix d’achat et le fournisseur.
- Renseigner les seuils de stock et les règles de réapprovisionnement.
- Passer une commande fournisseur.
- Réceptionner réellement les marchandises.
- Contrôler ou enregistrer la facture achat.
- Analyser les mouvements et les écarts.
- Régulariser les erreurs ponctuelles.
- Réaliser périodiquement un inventaire physique.
Ne confondez pas commande, réception et facture. Une commande exprime un besoin, une réception constate une entrée physique et une facture constate une dette fournisseur.
4. Créer une fiche article
- Ouvrez la gestion des produits.
- Cliquez sur Ajouter ou utilisez la fonction de création.
- Saisissez un code article unique.
- Renseignez le libellé standard et, si nécessaire, le libellé étendu.
- Classez l’article dans les rayons, familles, lignes, marques ou autres grilles utilisées.
- Renseignez les codes-barres et unités nécessaires.
- Définissez le tarif standard et les tarifs complémentaires.
- Renseignez le fournisseur principal et les références fournisseur.
- Complétez les informations de stock.
- Validez la fiche puis testez son utilisation.
Le code article structure les ventes, les achats, les stocks et les statistiques. Ne le modifiez ou ne le remplacez pas sans procédure de reprise.
5. Informations importantes de la fiche produit
| Domaine | Données à contrôler | Impact |
|---|---|---|
| Identification | Code, libellé, code-barres, unité | Recherche, vente, impression et import |
| Classification | Rayon, famille, ligne, marque | Filtres, statistiques et organisation |
| Vente | Prix, TVA, remises, saisie quantité/prix | Encaissement et marge |
| Achat | Fournisseur principal, référence, prix achat | Commandes, réceptions et valorisation |
| Stock | Stock actuel, minimum, sécurité, délai | Réapprovisionnement et alertes |
| Multi-site | Magasin ou dépôt concerné | Quantités et mouvements par site |
6. Fournisseurs et prix d’achat
Un article peut être multi-fournisseurs, mais le fournisseur principal conserve un rôle important dans les automatismes d’achat et la mise à jour du prix.
- Renseignez le fournisseur principal.
- Ajoutez les références propres à chaque fournisseur si elles sont utilisées.
- Contrôlez les conditionnements et unités d’achat.
- Vérifiez le prix d’achat, les remises et les frais.
- Contrôlez la chronologie des documents en cas de mise à jour inattendue.
D’après la base support, la mise à jour automatique du prix d’achat dépend notamment du fournisseur principal et de la chronologie des documents. Un document antérieur à un document déjà enregistré peut ne pas devenir la nouvelle référence.
Toute correction de date ou de prix d’achat peut affecter les marges, valorisations et statistiques. Contrôlez la période comptable avant modification.
8. Consulter les mouvements d’un article
- Ouvrez la fiche produit.
- Accédez aux Mouvements de stock.
- Sélectionnez le magasin ou dépôt concerné.
- Repérez le dernier inventaire de référence.
- Analysez toutes les entrées et sorties postérieures.
- Recherchez une réception, une vente, un transfert ou une régularisation manquante.
- Comparez le calcul obtenu avec le stock affiché.
Le diagnostic doit toujours être effectué sur le bon code article et le bon magasin. Une même référence peut avoir des stocks différents selon le site.
9. Passer une commande fournisseur
- Ouvrez le module des achats fournisseurs.
- Créez un Bon de commande achat.
- Sélectionnez le fournisseur.
- Contrôlez le magasin ou dépôt destinataire.
- Ajoutez les articles et quantités.
- Vérifiez les prix, remises, délais et références fournisseur.
- Validez et transmettez le document selon la procédure de l’entreprise.
La commande alimente les quantités fournisseur en cours, souvent repérées par
COMFOUR. Elle ne prouve pas que la marchandise a été reçue.10. Réceptionner les marchandises
- Créez un Bon de réception achat ou transformez la commande fournisseur.
- Sélectionnez le bon fournisseur et le magasin de réception.
- Contrôlez chaque référence livrée.
- Saisissez les quantités réellement reçues.
- Gérez les reliquats selon le paramétrage.
- Contrôlez les prix, lots, séries ou dates si ces fonctions sont utilisées.
- Validez la réception.
- Vérifiez l’entrée dans les mouvements de stock.
Le BRA constitue le mouvement normal d’entrée physique fournisseur dans le stock concerné.
Une réception saisie sur le mauvais magasin ou dépôt peut créer simultanément un excédent sur un site et un stock négatif sur l’autre.
11. Enregistrer la facture achat
- Créez la facture achat à partir de la réception ou saisissez-la selon le circuit retenu.
- Contrôlez le fournisseur et les références de facture.
- Rapprochez les quantités et les prix avec le BRA.
- Vérifiez les remises, frais, ports, taxes et échéances.
- Traitez les écarts avant validation.
- Validez puis contrôlez le compte fournisseur.
Ne créez pas une nouvelle entrée de stock uniquement pour enregistrer une facture déjà réceptionnée. Le flux doit éviter de compter deux fois la marchandise.
12. Commande, réception et facture : comparaison
| Question | BCA | BRA | FAA |
|---|---|---|---|
| La marchandise est-elle attendue ? | Oui | Éventuellement reliquat | Non, sauf contrôle |
| La marchandise est-elle physiquement reçue ? | Non | Oui | La facture seule ne suffit pas à le prouver |
| Le stock doit-il augmenter ? | Non | Oui | Pas une seconde fois si le BRA existe |
| La dette fournisseur est-elle constatée ? | Non | Selon circuit | Oui |
13. Réapprovisionnement
La proposition de réapprovisionnement s’appuie sur les quantités et paramètres de la fiche article.
- Stock actuel.
- COMCLI : commandes clients en cours.
- COMFOUR : commandes fournisseurs en cours.
- Stock de sécurité.
- Stock minimum.
- Nombre de jours de réapprovisionnement.
Limite documentée : le calcul ne se base pas sur les dates de commande ou les dates de livraison prévues. Une commande future reste prise en compte par sa quantité, sans logique temporelle détaillée.
14. Corriger quelques articles : régularisation
Pour deux ou trois écarts connus pendant l’activité, utilisez de préférence un bon de régularisation de stock.
- Créez un document de régularisation.
- Sélectionnez le magasin concerné.
- Ajoutez les articles.
- Saisissez les quantités d’ajustement positives ou négatives.
- Indiquez un motif précis.
- Validez puis contrôlez les mouvements.
Dans la sélection d’articles du document, la colonne Stock peut être ajoutée par la configuration de la liste selon la version.
La régularisation ne doit pas masquer une réception oubliée, un transfert manquant ou une vente passée sur le mauvais dépôt. Corrigez le document d’origine lorsque cela est possible.
15. Réaliser un inventaire
- Planifiez l’opération hors activité ou avec une organisation empêchant les mouvements concurrents.
- Effectuez une sauvegarde complète.
- Ouvrez Produits > Inventaire > Préparation manuelle.
- Sélectionnez le magasin ou dépôt.
- Préparez la liste des articles concernés.
- Saisissez les quantités physiques manuellement ou par terminal.
- Éditez la valorisation ou le contrôle des quantités en préparation.
- Corrigez les erreurs.
- Validez uniquement après accord.
- Contrôlez les stocks et mouvements après validation.
Action irréversible : la validation remplace les anciennes quantités par les valeurs saisies puis lance un recalcul des stocks. Une sauvegarde est indispensable.
16. Inventaire global et forçage à zéro
Dans un inventaire global, les articles non comptés doivent être traités selon une procédure explicite.
- Effacez les anciennes saisies d’inventaire avec la fonction de RAZ adaptée.
- Sélectionnez tous les produits concernés.
- Utilisez Forcer à zéro uniquement dans le cadre d’un inventaire global préparé.
- Répondez avec attention aux confirmations.
- Saisissez ensuite les quantités réellement présentes.
- Éditez et contrôlez la valorisation avant validation.
Risque critique : le forçage à zéro peut remettre à zéro tous les articles non saisis. Ne l’utilisez jamais pour une simple correction ponctuelle.
17. Inventaire ou stock instantané ?
| Besoin | Fonction adaptée |
|---|---|
| Connaître le stock théorique actuel | Liste articles / stock du site |
| Valoriser le stock calculé à l’instant | État de valorisation instantanée |
| Corriger quelques écarts connus | Régularisation de stock |
| Établir une référence physique globale | Inventaire contrôlé et validé |
| Réparer une incohérence technique d’index ou de calcul | Recalcul technique après diagnostic |
Un recalcul technique ne remplace pas un inventaire physique. Il reconstruit les quantités à partir des données existantes, mais ne crée pas les mouvements manquants.
18. Transferts inter-magasins
Les bons inter-magasins servent à déplacer une marchandise entre deux stocks.
- Sélectionnez le magasin source.
- Sélectionnez le magasin destinataire.
- Ajoutez les articles et quantités.
- Validez le document selon le circuit de l’installation.
- Contrôlez la sortie du magasin source.
- Contrôlez l’entrée du magasin destinataire.
Une vente, une réception ou un inventaire ne remplace pas un transfert inter-magasins. En cas de mouvement manquant, un site peut devenir négatif tandis que l’autre reste surévalué.
19. Inventaire multi-magasin
Dans une architecture Front-Office / Back-Office, l’ordre des opérations est essentiel.
- Saisissez l’inventaire sur le magasin physique concerné.
- Avant validation, utilisez Inventaire > Export ASCII vers le Back-Office.
- Laissez la communication transmettre le fichier.
- Contrôlez la réception au Back-Office.
- Validez côté Back-Office après contrôle.
- Validez également côté magasin selon la procédure de l’installation.
L’export doit être effectué avant la validation du magasin. Une mise à jour de stock centrale postérieure peut écraser un inventaire local si la stratégie de gouvernance du stock n’est pas clairement définie.
20. Choisir la source de vérité du stock
| Organisation | Principe | Vigilance |
|---|---|---|
| Stock piloté par le siège | Le Back-Office gère achats, inventaires et mises à jour. | Le stock central doit être fiable avant toute diffusion. |
| Magasin autonome | Chaque magasin gère ses réceptions, mouvements et inventaires. | Éviter qu’une descente centrale réécrase le stock local. |
| Organisation mixte | Responsabilités réparties selon les flux. | Risque élevé si les rôles ne sont pas documentés. |
Ne combinez pas plusieurs philosophies sans règles écrites. Deux systèmes qui se considèrent tous les deux comme source de vérité peuvent se réécraser mutuellement.
21. Diagnostic d’un stock négatif
- Vérifiez le code article.
- Vérifiez le magasin ou dépôt.
- Repérez le dernier inventaire.
- Totalisez les entrées postérieures.
- Totalisez les sorties postérieures.
- Recherchez un BRA manquant.
- Recherchez un IM manquant.
- Recherchez une vente ou livraison passée sur le mauvais dépôt.
- Recherchez une mise à jour de stock ayant imposé une valeur incorrecte.
- Corrigez par le bon document.
Un stock négatif n’est pas automatiquement un bug. Il traduit souvent une sortie supérieure aux entrées connues du système.
22. Prix d’achat non mis à jour
Le prix d’achat reste inchangé après une réception ou une facture
Contrôlez le fournisseur principal, la date du document et l’existence d’un document plus récent. La chronologie protège la cohérence de la référence d’achat.
La marge est incohérente
Vérifiez le prix d’achat, les frais, remises, unités, TVA et la date de mise à jour. Contrôlez aussi le fournisseur utilisé.
23. Diagnostic rapide
Le stock n’augmente pas après une commande fournisseur
Le BCA représente une commande, pas une réception. Enregistrez le BRA lorsque la marchandise est physiquement reçue.
Le stock a augmenté deux fois
Recherchez une réception doublée, une facture ayant recréé une entrée ou une importation répétée.
Le stock est correct au siège mais faux au magasin
Contrôlez les communications, le magasin sélectionné, les mises à jour de stock et la stratégie siège/magasin autonome.
L’inventaire a été saisi mais n’apparaît pas au Back-Office
Vérifiez que l’Export ASCII a été lancé avant validation et que la communication interface de communication de la caisse a transmis le fichier.
Quelques quantités sont fausses en journée
Utilisez une régularisation après diagnostic plutôt qu’un inventaire global.
Le stock reste faux après recalcul
Le recalcul ne recrée pas les mouvements manquants. Recherchez les réceptions, ventes, transferts ou régularisations absents.
Le réapprovisionnement paraît incohérent
Contrôlez Stock actuel, COMCLI, COMFOUR, stock minimum, stock de sécurité et délai. Les dates de livraison ne sont pas prises en compte dans la logique documentée.
La réception a été faite sur le mauvais dépôt
Ne corrigez pas uniquement par inventaire. Analysez l’annulation ou le document de transfert adapté pour préserver la traçabilité.
Les menus Produits ou Fournisseurs bloquent
Contrôlez les imprimantes Windows hors ligne ou supprimées et l’imprimante par défaut, puis relancez KWISATZ.
24. Contrôles avant clôture d’un achat
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Fournisseur | Le bon fournisseur et la bonne référence sont-ils utilisés ? |
| Article | Le code, l’unité et le conditionnement sont-ils corrects ? |
| Magasin | Le stock destinataire est-il le bon ? |
| Quantité | La quantité reçue correspond-elle au physique ? |
| Prix | Le prix, les remises et les frais concordent-ils avec la facture ? |
| Stock | Le mouvement apparaît-il après validation ? |
| Reliquat | Le solde de commande est-il conservé ou clôturé correctement ? |
| Comptabilité | La facture et les échéances sont-elles cohérentes ? |
25. Compatibilité documentée
| Fonction | Disponibilité | Condition connue |
|---|---|---|
| Fiche produit multi-tarifs et multi-fournisseurs | Fonction standard | Paramétrage selon le dossier |
| BCA, BRA et FAA | Gestion des achats | Flux fournisseur correctement paramétré |
| Mouvements de stock | Fonction standard | Contrôle par article et magasin |
| Inventaire manuel ou terminal | Fonction standard selon équipement | Sauvegarde et validation contrôlée |
| Export ASCII inventaire multi-site | Architecture Front-Office / Back-Office | Export obligatoire avant validation locale |
| Proposition de réapprovisionnement | Fonction documentée | Calcul quantitatif, sans logique de dates documentée |
26. Résultat attendu
Chaque article possède des données commerciales et fournisseurs cohérentes. Les commandes représentent les besoins, les réceptions alimentent le bon stock, les factures sont rapprochées des mouvements physiques et les inventaires confirment périodiquement les quantités réelles.
27. Sources documentaires
- Manuel KWISATZ — gestion des produits, articles multi-tarifs et multi-fournisseurs.
- Manuel KWISATZ — abréviations BCA, BRA, FAA, IM, RS et INV.
- Manuel KWISATZ — mouvements de stock, inventaire, validation et export ASCII.
- Base de connaissance — fiche produit, préparation d’inventaire et forçage à zéro.
- Base support — calcul du stock à partir du dernier inventaire et des mouvements ultérieurs.
- Base support — proposition de réapprovisionnement basée sur Stock, COMCLI, COMFOUR, minimum et sécurité.
- Base support — diagnostic des stocks multi-sites, BRA manquants et transferts inter-magasins.
7. Comment le stock est calculé
Les mouvements peuvent provenir notamment :