Documentation fonctionnelle KWISATZ

Comment gérer un inventaire dans KWISATZ ?

L’inventaire permet de comparer les quantités théoriques et les quantités réellement présentes, puis de remplacer le stock par les valeurs contrôlées. La saisie peut être manuelle ou issue d’un terminal portable. La validation est une opération critique qui modifie directement les stocks.

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Fiche : STO-INV-001 Module : Produits / Stocks / Inventaire Public : manager ou technicien habilité Risque : critique Catégorie : Stocks, inventaires et mouvementsMise à jour : 6 août 2026

Réponse directe

Ouvrez la préparation manuelle de l’inventaire, vérifiez le magasin, saisissez ou importez les quantités réelles, imprimez un contrôle avec les écarts et la valorisation, puis effectuez une sauvegarde avant de valider. En multi-magasins, exportez l’inventaire vers le Back-Office avant toute validation.
La validation remplace les quantités en stock. Après confirmation, KWISATZ applique les valeurs saisies et lance automatiquement un recalcul des stocks. Ne validez jamais sans sauvegarde et sans contrôle.

Conseil technicien général

1. Protection des données

2. Accès au module

Selon la version et la présentation des menus, l’inventaire est accessible depuis :

  • Produits > Mouvements de stock > Inventaire ;
  • ou Produits > Inventaire.

Les principales fonctions sont la préparation manuelle, l’édition des quantités, la validation et, dans une architecture Front-Office, l’export ASCII vers le Back-Office.

3. Inventaire global ou inventaire partiel

Type Périmètre Traitement des articles non comptés
Inventaire partiel Une sélection précise d’articles, de familles ou de zones. Les autres articles ne doivent pas être forcés à zéro.
Inventaire global L’ensemble des articles du magasin ou du dépôt concerné. Après contrôle, les articles non trouvés physiquement peuvent être inventoriés à zéro.
Le Forçage à zéro ne doit être utilisé que dans une procédure d’inventaire global. Sur un inventaire partiel, il pourrait mettre à zéro des articles qui n’étaient simplement pas inclus dans le comptage.

4. Avant de commencer

  1. Choisissez une période sans mouvements de stock, idéalement après fermeture.
  2. Terminez les ventes, réceptions, transferts et régularisations en cours.
  3. Vérifiez le magasin ou dépôt à inventorier.
  4. Définissez clairement le périmètre : partiel ou global.
  5. Préparez les zones physiques de comptage.
  6. Créez une sauvegarde récente du dossier.
KWISATZ utilise l’inventaire comme une quantité de référence. Pour corriger seulement quelques articles pendant une journée d’activité, utilisez plutôt Produits > Mouvements de stock > Régule de stock.

5. Préparer un inventaire global

La base de connaissance décrit la séquence suivante pour repartir d’une préparation propre :

  1. Ouvrez la préparation manuelle de l’inventaire.
  2. Sélectionnez le bon magasin ou dépôt.
  3. Sélectionnez tous les produits concernés.
  4. Utilisez RAZ pour effacer les anciennes saisies d’inventaire.
  5. Sélectionnez de nouveau tous les produits du périmètre.
  6. Utilisez Forcer à zéro.
  7. Confirmez l’opération.
  8. Lorsque KWISATZ propose un avertissement pour chaque article ayant un stock théorique, choisissez l’option adaptée à votre contrôle.
Dans la procédure globale documentée, la réponse conseillée est Oui à la première confirmation et Non à la demande d’avertissement article par article, afin d’éviter une confirmation répétée pour chaque produit. N’appliquez cette séquence qu’après avoir vérifié que tout le périmètre doit réellement être inventorié.

Rôle du forçage à zéro

La fonction inventorie à zéro les articles sélectionnés qui ne disposent pas encore d’une quantité inventoriée. Elle est utile lorsque le comptage a été réalisé à partir des articles trouvés physiquement : les articles restant non inventoriés sont alors considérés absents.

6. Préparer un inventaire partiel

  1. Ouvrez la préparation manuelle.
  2. Vérifiez le magasin ou le dépôt.
  3. Sélectionnez uniquement les articles concernés.
  4. Effacez si nécessaire les anciennes saisies de ce périmètre.
  5. Saisissez les quantités réellement comptées.
  6. Ne forcez pas à zéro les articles extérieurs au périmètre.
Utilisez les filtres de la liste pour afficher les articles actifs, en sommeil, déjà inventoriés ou non inventoriés.

7. Saisir les quantités

Saisie manuelle

  1. Recherchez ou sélectionnez l’article.
  2. Renseignez la colonne Qté inventoriée.
  3. Vérifiez l’unité utilisée.
  4. Poursuivez jusqu’à la fin du périmètre.

Lecture d’un terminal portable

  1. Préparez le terminal d’inventaire selon sa configuration.
  2. Effectuez le comptage sur le terminal.
  3. Dans KWISATZ, utilisez la fonction de lecture du portable.
  4. Attendez la fin de la transmission.
  5. Contrôlez les quantités intégrées dans la colonne Qté inventoriée.
Testez toujours le terminal, les codes-barres et le magasin sur quelques articles avant d’importer un inventaire complet. Vérifiez notamment les doublons de codes.

Import d’un fichier portable

Des installations utilisent un fichier d’inventaire portable contenant un code article ou un code-barres et une quantité. Le format, le séparateur, le nom du fichier et le profil du terminal dépendent de la configuration locale.

La préparation et l’import d’un fichier portable doivent être testés par un technicien. Un mauvais magasin, un mauvais mode d’intégration ou un fichier mal formaté peut fausser ou écraser des quantités.

8. Utiliser les filtres de contrôle

La préparation permet notamment d’afficher :

  • tous les articles ;
  • les articles actifs uniquement ;
  • les articles en sommeil uniquement ;
  • les articles inventoriés uniquement ;

Le filtre Articles non inventoriés uniquement est particulièrement utile avant un inventaire global, afin de vérifier les produits qui n’ont encore reçu aucune quantité.

9. Imprimer et contrôler l’inventaire

KWISATZ permet d’éditer les quantités en préparation et les quantités déjà validées. Les états peuvent notamment servir à contrôler :

  • les quantités comptées ;
  • les écarts entre stock théorique et inventaire ;
  • la valorisation de l’inventaire ;
  • les articles non inventoriés ;
  • le magasin ou dépôt concerné.
  1. Lancez l’édition des quantités en préparation.
  2. Sélectionnez le magasin réellement traité.
  3. Imprimez ou prévisualisez le document de contrôle.
  4. Analysez les écarts importants ou incohérents.
  5. Recomptez les articles douteux.
  6. Corrigez les quantités avant validation.
Ne validez pas un inventaire uniquement parce que la saisie est terminée. La valorisation et les écarts doivent être contrôlés avant confirmation.

10. Cas d’un magasin relié à un Back-Office

Lorsque KWISATZ est utilisé en Front-Office / Back-Office, l’inventaire saisi dans le magasin doit être exporté vers le site central.

  1. Terminez la saisie de l’inventaire dans le magasin.
  2. Ne validez pas encore l’inventaire.
  3. Ouvrez Produits > Mouvements de stock > Inventaire > Export ASCII.
  4. Lancez l’export vers le Back-Office.
  5. Laissez le module de communication transmettre le fichier.
  6. Contrôlez la réception et l’intégration côté Back-Office.
  7. Contrôlez l’édition ou la valorisation des deux côtés.
  8. Validez ensuite l’inventaire dans le magasin et dans le Back-Office.
L’export doit être réalisé avant la validation du magasin. Un inventaire validé localement mais non exporté reste absent du Back-Office. Une mise à jour de stock centrale lancée ensuite peut écraser les quantités locales.

11. Valider l’inventaire

  1. Vérifiez que la sauvegarde a bien été créée.
  2. Vérifiez que toutes les corrections ont été saisies.
  3. Imprimez une dernière édition des quantités en préparation.
  4. En multi-magasins, contrôlez que l’export ASCII a été reçu.
  5. Ouvrez la fonction Validation de l’inventaire saisi.
  6. Sélectionnez précisément le magasin ou dépôt concerné.
  7. Lancez la validation.
  8. Lisez le message de confirmation.
  9. Confirmez uniquement si le périmètre et le magasin sont corrects.
  10. Attendez la fin du recalcul automatique des stocks.
La validation remplace les anciennes quantités par les quantités saisies en préparation. Cette opération est considérée comme irréversible dans le fonctionnement courant.
À la fin de la validation, KWISATZ lance automatiquement le recalcul des stocks de l’ensemble des articles concernés.

12. Contrôles après validation

  • Éditez les quantités validées.
  • Vérifiez plusieurs articles représentatifs.
  • Contrôlez les articles à fort écart ou forte valeur.
  • Vérifiez le bon magasin.
  • En multi-sites, comparez le magasin et le Back-Office.
  • Conservez l’édition et la sauvegarde ayant précédé la validation.

13. À ne pas confondre

Fonction Usage
Inventaire Définit une quantité physique de référence puis remplace le stock après validation.
Régule de stock Corrige ponctuellement une quantité avec un mouvement daté, notamment en cours de journée.
Recalcul des stocks Reconstitue les quantités à partir des mouvements enregistrés ; il ne constitue pas un comptage physique.
Bon inter-magasins Transfère de la marchandise entre deux magasins ; il ne remplace pas une procédure d’inventaire.

14. Diagnostic rapide

Des articles ont été mis à zéro par erreur
Le forçage à zéro a probablement été appliqué à un périmètre trop large. Ne relancez pas de validation. Si l’inventaire est déjà validé, conservez les documents, identifiez la sauvegarde précédente et contactez le support KWISATZ.
Le stock du magasin est correct mais différent au Back-Office
Vérifiez que l’export ASCII a été effectué avant validation et que le fichier a été intégré côté Back-Office. Contrôlez aussi qu’aucune mise à jour centrale n’a écrasé le stock local.
Le terminal n’intègre pas les quantités
Contrôlez le profil du terminal, le format du fichier, le séparateur, l’emplacement d’import, le code dossier et la reconnaissance des articles. Testez avec quelques lignes.
Le stock semble incorrect après un inventaire réalisé en journée
Des ventes, réceptions ou autres mouvements ont pu intervenir pendant le comptage. Réalisez les inventaires hors activité et utilisez une régularisation de stock pour les corrections ponctuelles instantanées.
La valorisation présente des écarts anormaux
Vérifiez le magasin sélectionné, les quantités, les unités et les produits non inventoriés. Recomptez les articles concernés avant toute validation.

15. Liste de contrôle avant validation

  • Le bon magasin ou dépôt est sélectionné.
  • Le type d’inventaire est clairement défini : partiel ou global.
  • Les anciennes saisies ont été traitées correctement.
  • Le forçage à zéro n’a été utilisé que sur le bon périmètre.
  • Les quantités du terminal ont été contrôlées.
  • L’édition des écarts et la valorisation ont été vérifiées.
  • Une sauvegarde récente est disponible.
  • L’export ASCII a été reçu par le Back-Office si nécessaire.
  • Aucun mouvement de stock concurrent n’est en cours.

16. Résultat attendu

Les quantités validées correspondent au comptage physique contrôlé, les stocks ont été recalculés et, dans une architecture multi-magasins, le magasin et le Back-Office disposent du même inventaire.

17. Sources documentaires

  • Manuel KWISATZ — préparation manuelle, édition et validation de l’inventaire.
  • Base de connaissance KWISATZ — fiches STO-001, STO-002 et STO-INV-001.
  • Procédure support KWISATZ — inventaire global, RAZ, forçage à zéro et valorisation.
  • Procédure multi-magasins — export ASCII vers le Back-Office avant validation.
  • Notes support — distinction inventaire, régularisation et recalcul de stock.