Documentation fonctionnelle KWISATZ
Consulter et corriger les mouvements de stock d’un article
La consultation des mouvements permet de reconstituer le stock depuis le dernier inventaire, de retrouver le document responsable d’un écart et d’appliquer une correction traçable sans modifier directement la base.
Réponse directe
Ouvrez la fiche produit, puis Mouvements de stock. Sélectionnez le magasin ou dépôt concerné, repérez le dernier inventaire validé et contrôlez toutes les entrées et sorties suivantes. Si une ligne est fausse, corrigez le document d’origine lorsqu’il est encore modifiable. S’il est clôturé ou protégé, créez un mouvement inverse puis le bon document. Utilisez une régularisation uniquement pour une correction ponctuelle justifiée.
Conseil technicien général
1. Règle de calcul du stock
Stock théorique = quantité du dernier inventaire de référence + entrées postérieures − sorties postérieures.
La consultation des mouvements permet donc de reconstituer le calcul article par article et magasin par magasin.
Si un mouvement est absent, le stock est mécaniquement faux. KWISATZ ne peut pas deviner une réception oubliée, une casse, un vol, une vente sur le mauvais dépôt ou un transfert non saisi.
2. Prérequis
- Identifier précisément le code article ou la variante concernée.
- Connaître le magasin ou dépôt dont le stock est contesté.
- Disposer des droits de consultation et de correction des documents.
- Vérifier les périodes protégées ou clôturées.
- Effectuer une sauvegarde avant une correction importante.
- Conserver les pièces justificatives : facture fournisseur, bon de livraison, comptage ou transfert.
3. Ouvrir les mouvements d’un article
- Ouvrez Produits > Gestion du fichier.
- Recherchez l’article concerné.
- Ouvrez sa fiche.
- Appelez la fonction Mouvements de stock.
- Sélectionnez le magasin ou dépôt à contrôler.
- Définissez la période utile si l’écran le permet.
- Configurez les colonnes pour afficher les informations nécessaires.
Le libellé exact de l’accès peut varier selon la version, mais la base support confirme le chemin fonctionnel fiche produit > mouvements de stock.
4. Colonnes utiles
| Information | Utilité |
|---|---|
| Date et heure | Replace le mouvement dans la chronologie. |
| Type de mouvement | Distingue inventaire, achat, vente, transfert, régularisation ou fabrication. |
| Numéro ou origine | Permet de retrouver le document responsable. |
| Magasin / dépôt | Identifie le stock réellement mouvementé. |
| Quantité entrée | Augmentation du stock. |
| Quantité sortie | Diminution du stock. |
| Stock après mouvement | Facilite le contrôle de la progression. |
| Lot / péremption | Contrôle du détail lorsque la gestion des lots est active. |
La présentation de la liste peut être personnalisée par clic droit ou par le bouton Configurer lorsqu’il est disponible.
5. Types de mouvements à reconnaître
| Origine | Effet habituel | Document à contrôler |
|---|---|---|
| Inventaire | Remplace la quantité de référence à une date. | Inventaire validé |
| Réception fournisseur | Entrée de marchandises. | BRA |
| Vente ou livraison | Sortie de marchandises. | Ticket, BLV ou document de vente |
| Retour ou avoir | Mouvement inverse selon le flux. | Ticket négatif, retour ou avoir |
| Régularisation | Correction positive ou négative. | RS |
| Transfert inter-magasins | Sortie source et entrée destination. | IM |
| Fabrication | Entrée produit fini et sortie composants. | OF |
| Mise à jour de stock | Valeur reçue d’un autre système ou du Back-Office. | Échange interface de communication de la caisse / fichier de stock |
6. Méthode de contrôle recommandée
- Repérez le dernier inventaire validé ou la dernière valeur de référence.
- Notez sa quantité et sa date.
- Parcourez toutes les lignes suivantes dans l’ordre chronologique.
- Additionnez les entrées.
- Soustrayez les sorties.
- Comparez le résultat au stock affiché.
- Repérez la première ligne où le cumul diverge de la réalité attendue.
- Ouvrez le module correspondant au type de document.
Cette méthode permet de distinguer un mouvement métier manquant d’une simple incohérence d’affichage.
7. Exemple de reconstitution
| Mouvement | Quantité | Stock recalculé |
|---|---|---|
| Inventaire validé | 20 | 20 |
| BRA fournisseur | +10 | 30 |
| Ventes | -8 | 22 |
| IM vers magasin 2 | -5 | 17 |
| Casse non saisie | -2 manquant | Le logiciel affiche 17 au lieu de 15 |
La correction appropriée est une régularisation de sortie de 2 unités avec un motif de casse, et non un recalcul technique.
8. Corriger le document d’origine
Lorsque l’erreur vient d’un document encore modifiable, corrigez ce document plutôt que de créer une compensation indépendante.
| Erreur | Correction prioritaire |
|---|---|
| Réception absente ou quantité erronée | Créer ou corriger le BRA. |
| Vente sur le mauvais dépôt | Corriger ou annuler le document de vente selon les droits et règles fiscales. |
| Transfert absent | Créer le bon IM. |
| IM erroné | Modifier le bon s’il est encore modifiable. |
| Régularisation erronée | Modifier ou supprimer la RS si la période et les droits l’autorisent. |
| Fabrication erronée | Corriger l’OF avant clôture. |
La correction d’un document commercial validé peut avoir un impact fiscal, comptable ou fournisseur. Respectez la procédure d’annulation ou d’avoir applicable.
9. Modifier ou supprimer un IM, une RS ou un OF
Les listes de documents internes proposent des fonctions de modification et d’effacement tant que le document reste accessible.
- Modifier : double-clic, touche F3 ou menu contextuel selon la liste.
- Effacer : touche F9 ou menu contextuel, avec confirmation.
- Imprimer : touche F5 selon le document.
Un document clôturé, protégé par une date ou déjà transmis peut ne plus être modifiable. Ne forcez pas sa suppression.
10. Corriger un document non modifiable
- Conservez la référence du document erroné.
- Créez un mouvement inverse avec le même article, le même magasin et la quantité opposée.
- Indiquez dans le commentaire la référence du document corrigé.
- Créez ensuite le document correct.
- Contrôlez les deux mouvements dans l’historique.
- Conservez la justification interne.
Cette méthode maintient une piste d’audit, contrairement à une modification directe de la base.
11. Utiliser une régularisation de stock
Une RS convient aux écarts ponctuels et identifiés : casse, perte, vol, péremption, consommation interne ou correction de comptage.
- Une quantité positive augmente normalement le stock.
- Une quantité négative diminue normalement le stock.
- Le mouvement est horodaté au moment de la régularisation.
- Un motif explicite doit être renseigné.
N’utilisez pas une RS pour masquer un BRA ou un IM manquant lorsque le document réel peut être créé.
12. Régularisation ou inventaire ?
| Besoin | Fonction adaptée |
|---|---|
| Deux ou trois corrections pendant la journée | Régularisation de stock |
| Casse ou perte identifiée | Régularisation de stock |
| Comptage global ou partiel préparé | Inventaire |
| Mouvements historiques perdus ou migration incomplète | Nouvel inventaire physique après analyse |
| Écart d’affichage sans mouvement manquant | Recalcul technique contrôlé |
Un inventaire est une nouvelle référence datée, pas une correction instantanée ordinaire. En journée, les ventes et achats concurrents compliquent son interprétation.
13. Utiliser le recalcul de stock
Le recalcul est pertinent lorsque les mouvements existent mais que l’affichage ou les index paraissent incohérents.
- Sauvegardez le dossier.
- Vérifiez d’abord la présence de tous les mouvements.
- Lancez le recalcul depuis la fonction technique adaptée à la version.
- Rouvrez la fiche produit.
- Contrôlez le stock et l’historique.
Limite : le recalcul additionne les données présentes. Il ne recrée ni un BRA, ni une vente, ni un IM, ni une RS absent.
14. Stock négatif : diagnostic
- Filtrez la liste produits sur le magasin concerné et sur un stock inférieur à zéro.
- Ouvrez l’article.
- Repérez le dernier inventaire.
- Contrôlez les BRA après cette date.
- Contrôlez les IM entrants et sortants.
- Contrôlez les ventes ou livraisons sur le mauvais dépôt.
- Contrôlez les régularisations négatives.
- Corrigez avec le document adapté.
Un stock négatif traduit souvent une sortie supérieure aux entrées connues du logiciel. Ce n’est pas automatiquement un défaut de calcul.
15. Cas multi-site et interface de communication de la caisse
Dans une architecture Front-Office / Back-Office, une mise à jour de stock centralisée peut remplacer la quantité locale.
- Contrôlez la fiche produit et la dernière ligne de mise à jour.
- Comparez les mouvements côté magasin et côté Back-Office.
- Consultez le journal interface de communication de la caisse et l’heure d’intégration.
- Déterminez si le siège ou le magasin constitue la source de vérité.
- Pour un magasin autonome, vérifiez l’option Ne pas actualiser le stock local.
- Pour un stock piloté par le siège, corrigez d’abord le Back-Office puis rediffusez.
N’activez pas Ne pas actualiser le stock local sur un magasin qui dépend du stock central sans valider l’architecture. Le paramètre doit correspondre à la gouvernance réelle des stocks.
16. Mise à jour de stock sans mouvement visible
La base support documente qu’un fichier STOCK.MAJ peut alimenter la quantité de référence sans créer un mouvement d’inventaire aussi explicite qu’un BRA ou un IM.
Lorsqu’un inventaire local semble avoir été remplacé sans mouvement classique, analysez les échanges interface de communication de la caisse avant de créer une régularisation. Une nouvelle descente pourrait écraser de nouveau la correction.
17. Lots et péremption
Pour un article géré par lot, le stock total peut être correct alors que le détail est faux.
- Contrôlez le numéro de lot sur chaque mouvement.
- Contrôlez la date de péremption.
- Vérifiez les lectures EAN128.
- Corrigez le lot par un document adapté et traçable.
Ne corrigez pas uniquement le total si le problème concerne le mauvais lot. La traçabilité réglementaire ou logistique resterait incorrecte.
18. Articles à variantes et composés
Variantes taille/couleur
Contrôlez le mouvement sur l’article enfant exact. Deux variantes proches disposent de stocks différents.
Articles composés ou fabriqués
Contrôlez le parent et chaque composant. Une vente de kit ou un ordre de fabrication peut produire plusieurs mouvements liés.
Une correction limitée au parent peut laisser les composants incohérents. Reconstituez tout le flux avant de régulariser.
19. Contrôles après correction
- Actualisez la fiche produit.
- Vérifiez le stock du bon magasin.
- Rouvrez les mouvements.
- Contrôlez le mouvement inverse et le nouveau document.
- Comparez le stock au comptage physique.
- Vérifiez les autres magasins si un IM était concerné.
- Contrôlez les lots, variantes ou composants.
- Documentez la correction réalisée.
Le stock affiché doit pouvoir être expliqué intégralement par la dernière référence d’inventaire et les mouvements postérieurs.
20. Compatibilité documentée
| Fonction | Disponibilité | Condition connue |
|---|---|---|
| Consultation depuis la fiche produit | Fonction standard documentée | Choisir le bon magasin |
| Modification IM / OF | F3 ou double-clic documentés | Document non protégé ou clôturé |
| Suppression IM / OF | F9 avec confirmation | Droits et état du document |
| Régularisation RS | Fonction standard | Correction ponctuelle et justifiée |
| Recalcul de stock | Fonction technique | Ne corrige pas les mouvements absents |
| Ne pas actualiser le stock local | Architecture Front-Office / Back-Office | Réservé aux magasins autonomes selon stratégie |
21. Diagnostic rapide
Le stock affiché ne correspond pas au cumul des lignes
Vérifiez le magasin, la période, le dernier inventaire et les éventuelles mises à jour interface de communication de la caisse, puis lancez un recalcul uniquement si tous les mouvements sont présents.
Une réception fournisseur manque
Créez ou corrigez le BRA. N’utilisez une RS qu’en dernier recours documenté.
Une vente a été passée sur le mauvais dépôt
Corrigez ou annulez le document selon les règles fiscales, puis contrôlez les deux stocks.
Le document est clôturé
Créez un mouvement inverse puis le bon document. Conservez la référence de la correction.
Le stock redevient faux après quelques minutes
Recherchez une mise à jour de stock Back-Office reçue par interface de communication de la caisse et vérifiez la source de vérité.
L’inventaire apparaît au début de la journée
C’est une référence datée, pas un mouvement instantané ordinaire. Pour quelques corrections en cours de journée, utilisez une RS.
Le recalcul ne change rien
Les mouvements présents produisent probablement le stock affiché. Recherchez un mouvement absent ou réalisez un comptage physique.
Le stock total est bon mais une taille est fausse
Contrôlez l’article enfant taille/couleur exact et ses mouvements propres.
Le parent d’un kit est correct mais les composants sont faux
Analysez la vente ou la fabrication complète. Corrigez les lignes liées plutôt qu’un seul article.
L’historique a été perdu lors d’une migration
Un recalcul ne peut pas restaurer les mouvements absents. Après analyse et sauvegarde, un nouvel inventaire physique peut être nécessaire.
22. Résultat attendu
Le stock de l’article est explicable depuis le dernier inventaire. Chaque entrée et sortie possède une origine identifiable, les documents erronés ont été corrigés de manière traçable et le stock du magasin correspond à la réalité physique.
23. Sources documentaires
- Base support — calcul du stock depuis le dernier inventaire et les mouvements postérieurs.
- Base support — diagnostic des stocks négatifs, BRA et IM manquants ou dépôt incorrect.
- Base support — usage de la régularisation pour une correction ponctuelle et de l’inventaire pour un comptage préparé.
- Manuel KWISATZ — gestion, modification et suppression des bons inter-magasins.
- Manuel KWISATZ — régularisations de stock et fonctions communes aux documents internes.
- Base support — mises à jour STOCK.MAJ, interface de communication de la caisse et option Ne pas actualiser le stock local.