Effectuer une entrée de stock, une sortie manuelle ou un transfert

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Repères de version

Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.

2. Choisir le bon document

3. Comment KWISATZ calcule le stock

Une réception, une régularisation ou un transfert absent produit donc un stock incorrect. Un recalcul technique ne peut pas inventer le mouvement manquant.

4. Prérequis

• L’article doit être déclaré avec gestion du stock.
• Le magasin ou dépôt doit être correctement configuré.
• L’utilisateur doit disposer des droits sur les mouvements de stock.
• La période du document ne doit pas être protégée ou clôturée.
• Les informations de lot, série ou péremption doivent être disponibles lorsqu’elles sont gérées.
• Une sauvegarde est recommandée avant une correction importante ou en série.

5. Effectuer une entrée fournisseur avec un BRA

1. Ouvrez le module des achats fournisseurs.
2. Créez un Bon de réception achat ou transformez une commande fournisseur existante.
3. Sélectionnez le fournisseur.
4. Contrôlez le magasin ou dépôt de réception.
5. Ajoutez les articles réellement reçus.
6. Saisissez les quantités physiques.
7. Complétez les lots, séries ou dates de péremption si nécessaire.
8. Traitez les reliquats de commande selon la procédure du dossier.
9. Validez le BRA.
10. Contrôlez l’entrée dans les mouvements de stock.

6. Quand utiliser une entrée manuelle ?

Une régularisation positive peut être utilisée notamment pour :

• reprendre un écart identifié après contrôle ;
• enregistrer un apport non lié à un achat fournisseur classique ;
• corriger un stock après validation d’une cause documentée ;
• reprendre une quantité lors d’une opération technique encadrée.

7. Créer une régularisation de stock

1. Ouvrez la liste des régularisations.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Sélectionnez le magasin ou dépôt concerné.
4. Renseignez la date et une référence interne.
5. Ajoutez l’article par code, code interne ou lecture du code-barres.
6. Contrôlez le libellé, le prix d’achat, le stock affiché et le conditionnement.
7. Saisissez la quantité d’ajustement.
8. Ajoutez un commentaire ou motif explicite.
9. Vérifiez que Ne pas impacter les stocks n’est pas coché.
10. Validez puis contrôlez les mouvements.

8. Entrée ou sortie dans une RS

9. Motifs recommandés pour une sortie manuelle

• Casse.
• Perte ou vol constaté.
• Péremption.
• Consommation interne.
• Échantillon ou don autorisé.
• Erreur de comptage identifiée.
• Correction technique validée.

10. Effectuer un transfert inter-magasins

1. Ouvrez les bons inter-magasins.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Sélectionnez le magasin ou dépôt source.
4. Sélectionnez le magasin ou dépôt destinataire.
5. Renseignez la date et la référence du transfert.
6. Ajoutez les articles.
7. Saisissez les quantités déplacées.
8. Renseignez les lots ou dates de péremption si nécessaire.
9. Vérifiez que Ne pas impacter les stocks n’est pas activé.
10. Validez le document.
11. Contrôlez la sortie du site source et l’entrée du site destinataire.

11. Transfert préparé avec un terminal

Le module terminal documente la saisie, la visualisation et le transfert des bons inter-magasins et des régularisations vers le serveur de gestion commerciale.

• Recherche par code ou scanning.
• Affichage du code interne, libellé, PAHT, stock et réapprovisionnement minimum.
• Saisie de la quantité.
• Gestion du lot et de la date de péremption avec EAN128.
• Transmission des produits créés depuis le terminal lorsque l’option est activée.
• Compteur des enregistrements transmis.

12. Lots, EAN128 et péremption

Lorsque la gestion des codes EAN128 et des lots est active, les écrans de saisie peuvent proposer :

• Lot N° ;
• Date péremption.

Ces valeurs peuvent être renseignées automatiquement lors de la lecture d’un code EAN128.

13. Case « Ne pas impacter les stocks »

Les documents IM, RS et OF disposent d’une option permettant de les enregistrer sans modifier immédiatement les quantités.

14. Valider, protéger ou clôturer les documents

Les documents internes RS, IM et OF peuvent être définitivement validés par la clôture de période.

Après clôture, le document est marqué comme validé et ne peut plus être modifié. Des dates de protection spécifiques peuvent également interdire les modifications des IM et RS antérieurs.

15. Contrôler le résultat

1. Ouvrez la fiche de l’article.
2. Consultez les mouvements de stock.
3. Sélectionnez le bon magasin.
4. Repérez la ligne de type RS, IM ou BRA.
5. Contrôlez la date, la quantité et le document d’origine.
6. Pour un IM, vérifiez les deux sites.
7. Comparez le nouveau stock avec la quantité attendue.

16. Corriger une erreur de saisie

17. RS, IM ou inventaire ?

18. Multi-site et échanges Front-Office / Back-Office

Dans une architecture distribuée, un document peut devoir être transmis au Back-Office ou au serveur central.

• Vérifiez les numérotations propres à chaque site.
• Contrôlez interfaces de communication multi-sites et les échanges de documents.
• Vérifiez si le magasin gère son stock local de manière autonome.
• Évitez qu’une mise à jour centrale écrase un stock local fiable.
• Contrôlez le document côté source et côté central.

19. Contrôles avant validation

20. Compatibilité documentée

21. Diagnostic rapide

22. Résultat attendu

23. Sources documentaires

• Tutoriel KWISATZ — saisie, visualisation et transfert des bons inter-magasins.
• Tutoriel KWISATZ — saisie, visualisation et transfert des régularisations de stock.
• Suivi de développement — option Ne pas impacter les stocks sur IM, RS et OF.
• Suivi de développement — clôture de période des documents internes.
• Suivi de développement — journal des entrées/sorties incluant les mouvements RS, IM et OF.
• Base support — diagnostic des stocks négatifs, BRA ou IM manquants et mouvements sur le mauvais dépôt.