Corriger ou annuler un document commercial validé

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Repères de version

Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.

2. Protection des données

3. Les quatre états à distinguer

4. Règle de décision

5. Prérequis obligatoires

• Identifier le type exact : DEV, BCV, BLV, FAV, BCA, BRA ou FAA.
• Relever le numéro, la date, le tiers, le magasin et le dépôt.
• Ouvrir les documents liés en amont et en aval.
• Contrôler les quantités livrées, reçues et facturées.
• Contrôler les mouvements de stock.
• Contrôler le compte client ou fournisseur.
• Contrôler les règlements et acomptes.
• Contrôler la TVA et le pont comptable.
• Contrôler l’état d’envoi ou de transmission électronique.
• Effectuer une sauvegarde avant toute intervention sensible.

6. Cas 1 — Document encore modifiable

Lorsque la période est ouverte, le document n’est pas protégé et aucune transformation irréversible ne dépend de lui :

1. Ouvrez le document depuis la liste du tiers.
2. Contrôlez tous les liens.
3. Corrigez uniquement la donnée erronée.
4. Vérifiez les quantités, prix, TVA et totaux.
5. Enregistrez.
6. Rééditez le document corrigé.
7. Contrôlez le stock et le financier.

7. Suppression d’un document encore ouvert

La suppression peut être envisagée uniquement lorsque le document est erroné, non clôturé, non transmis et sans effet à préserver.

• DEV non transformé.
• BCV non livré, sans acompte et sans transformation.
• BCA non réceptionné et sans engagement à conserver.
• Brouillon ou document créé par erreur avant utilisation.

8. Cas 2 — Document déjà transformé

Les transformations DEV → BCV → BLV → FAV et BCA → BRA → FAA conservent les quantités traitées et les liens entre documents.

1. Identifiez le document d’origine.
2. Identifiez tous les documents générés.
3. Déterminez l’étape où l’erreur a été introduite.
4. Corrigez au niveau le plus proche de la réalité physique et fiscale.
5. Conservez les références croisées.
6. Contrôlez les états de livraison, réception et facturation.

9. Ne pas remplacer les lignes d’une FAV issue d’un BLV

Un cas support documente une facture créée depuis un BLV dont l’utilisateur voulait supprimer les articles pour les remplacer par une ligne synthétique.

Lorsque le besoin concerne uniquement la présentation :

• conservez les lignes réelles dans la FAV ;
• ne modifiez ni les montants ni la TVA ;
• utilisez, après validation comptable, un modèle d’impression spécifique ;
• affichez une synthèse sans détruire les données détaillées.

10. Cas 3 — Document clôturé par période

Depuis la refonte documentée en version 3.50R6, la date de clôture peut être mémorisée séparément par type de document.

• Les documents concernés passent VALIDE=True.
• Ils ne peuvent plus être modifiés.
• Ils ne peuvent plus être effacés.
• Aucun nouveau document ne peut être créé dans la période clôturée.

11. Corriger dans une période ouverte

Après clôture, créez le correctif à sa date réelle dans une période autorisée.

• Facture client : FAV négative ou avoir.
• Retour physique client : document de retour ou mouvement inverse compatible avec le circuit installé.
• Facture fournisseur : avoir fournisseur ou FAA négative selon la procédure et la version.
• Réception erronée : retour fournisseur ou mouvement inverse réel, puis document correct si nécessaire.
• Commande abandonnée : désactivation ou mise en sommeil des reliquats.

12. Annuler une facture client FAV

Conservez la facture d’origine et créez une FAV négative.

• Référencez le numéro et la date de la facture d’origine.
• Indiquez le motif.
• Reprenez les taux de TVA d’origine.
• Contrôlez le compte client et les règlements.
• Contrôlez séparément le stock.

13. Facture réglée ou partiellement réglée

14. Corriger une commande client BCV

15. Corriger un BLV

Le BLV représente une livraison physique et peut avoir déjà sorti le stock.

1. Contrôlez ce qui a réellement été remis au client.
2. Vérifiez si une FAV est déjà liée.
3. Si le BLV reste ouvert et non facturé, corrigez-le selon les droits.
4. S’il est clôturé ou facturé, créez un retour ou un document inverse traçable.
5. Contrôlez les lots, séries et péremptions.
6. Contrôlez la facture et le stock après correction.

16. Corriger un document fournisseur

17. Corriger les reliquats

Pour une quantité commandée qui ne sera plus livrée ou reçue :

• ouvrez la gestion des reliquats clients ou fournisseurs ;
• filtrez le tiers et le produit ;
• sélectionnez la ligne ;
• activez Ignorer reliquat ou la mise en sommeil ;
• conservez le motif.

18. Document transmis par email, EDI ou facturation électronique

Le document KWISATZ doit rester rapproché de la version réellement transmise.

19. Erreur uniquement sur la présentation imprimée

Si les données commerciales, fiscales et de stock sont correctes mais que le document imprimé est mal présenté :

• ne modifiez pas les lignes pour obtenir un aspect différent ;
• corrigez le modèle d’impression ;
• conservez une sauvegarde du modèle ;
• prévisualisez avec une copie du document ;
• réimprimez le même document.

20. Corriger une adresse ou une donnée administrative

Pour un document déjà émis, distinguez la correction de la fiche tiers et celle du document historique.

• Corrigez la fiche pour les documents futurs.
• Ne supposez pas que l’ancien document sera modifié automatiquement.
• Si la facture transmise contient une erreur substantielle, appliquez la procédure de correction ou d’avoir.
• Si seule une copie doit être envoyée à une nouvelle adresse sans changer le débiteur, conservez l’original et documentez l’envoi.

21. Contrôles de stock

22. Contrôles financiers et fiscaux

• HT, TVA et TTC du document d’origine.
• HT, TVA et TTC du correctif.
• Règlements déjà reçus ou payés.
• Acomptes et affectations.
• Solde du compte client ou fournisseur.
• Échéances encore ouvertes.
• Pièce ou journal comptable déjà généré.
• Flux électronique déjà accepté.

23. Journal de correction recommandé

24. Intervention technique exceptionnelle

Une anomalie de liens, de soldes ou de migration peut nécessiter une correction technique ciblée.

• Ne déverrouillez pas arbitrairement VALIDE.
• Ne supprimez pas un mouvement financier sans preuve.
• Ne modifiez pas les lignes d’une facture pour réparer uniquement un lien.
• Conservez une trace de chaque champ corrigé.

25. Actions interdites ou déconseillées

• Modifier directement la base pour rouvrir un document.
• Effacer une facture déjà transmise.
• Supprimer les lignes liées d’une FAV issue d’un BLV.
• Créer un mouvement de stock fictif pour équilibrer.
• Ressaisir le même règlement après un avoir.
• Supprimer un acompte parce que la commande est annulée.
• Réémettre automatiquement un flux accepté.
• Créer le correctif à une date antérieure dans une période clôturée.

26. Checklist avant correction

27. Compatibilité documentée

28. Diagnostic rapide

29. Résultat attendu

30. Sources documentaires

• Suivi de développement 3.50R6 — clôture de période, champ VALIDE=True et impossibilité de modifier ou effacer.
• Base support — correction par facture négative et avoir client.
• Base support — contre-indication à supprimer les lignes d’une FAV issue d’un BLV.
• Base support — documents clôturés à corriger par une écriture inverse datée.
• Manuel KWISATZ — transformations DEV/BCV/BLV/FAV et BCA/BRA/FAA.
• Documentation technique de flux — conservation des statuts et absence de réémission automatique d’un flux accepté.