Créer et suivre les documents clients depuis la vente directe

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Protection des données

2. Choisir le bon document

3. Fonctions de caisse relatives aux documents clients

4. Attention aux numéros de fonctions selon la version

Les documents historiques ne présentent pas toujours la même numérotation :

• la fonction 104 est citée dans des documents anciens comme génération d’un BLV ;
• certaines anciennes documentations citent 115 comme génération de facture ;
• les listes de menus récentes utilisent 115 pour le BLV et 116 pour la facture.

5. Sélectionner le client avant les articles

Pour les documents de vente, le ticket doit être associé à un client. La sélection préalable permet d’appliquer :

• le code tarif ;
• les tarifs spéciaux client/article ;
• le type de remise et les remises croisées ;
• la remise globale et l’escompte ;
• le statut TVA LOCAL, CEE ou HORS CEE ;
• le mode et le délai de paiement ;
• le vendeur ou commercial ;
• les adresses de facturation et de livraison ;
• le magasin et les préférences propres au client.

Paramètre -SCO

Depuis janvier 2026, les fonctions de transformation acceptent le paramètre -SCO, pour Sélection Client Obligatoire. Si aucun client n’est associé au ticket, la transformation est rejetée.

Option de la fiche client

L’onglet Divers de la fiche client peut comporter l’option Ticket de caisse transformé en document de gestion. Lorsqu’elle est active, le ticket associé à ce client ne peut pas être finalisé comme un ticket ordinaire : KWISATZ demande sa transformation en document.

6. Procédure complète depuis la caisse

1. Ouvrez un ticket vide.
2. Sélectionnez le client.
3. Contrôlez son identité, son tarif et son statut TVA.
4. Saisissez les articles et quantités.
5. Ajoutez les commentaires et sous-totaux nécessaires.
6. Contrôlez les prix, remises et unités.
7. Ne totalisez pas et n’encaissez pas le ticket.
8. Appuyez sur la fonction de génération voulue.
9. Confirmez la transformation.
10. Contrôlez l’entête du document ouvert.
11. Contrôlez le détail, les dates, le stock et les références.
12. Ajoutez un acompte si nécessaire.
13. Validez le document.
14. Imprimez ou envoyez le document.
15. Fermez le document pour revenir à la vente directe.
16. Retrouvez-le avec la fonction de liste correspondante.

7. Paramètres des touches de transformation

Compactage

Le compactage regroupe des lignes considérées comme identiques et cumule leur quantité. Dans le document de gestion, la fonction manuelle Compacter les lignes identiques compare notamment le code, le libellé, le taux de remise et le prix.

8. Générer et rappeler un devis

Création

La fonction 112 transforme le ticket en devis client. Le devis comporte notamment une date de validité, des conditions tarifaires et des lignes sans mouvement physique de stock.

Rappel depuis la caisse

La fonction 114 — Liste des devis clients affiche les devis du client en cours. Depuis 2018, elle permet de charger le contenu d’un devis dans le ticket de vente.

Données reprises

• articles et quantités ;
• prix et remises ;
• commentaires ;
• sous-totaux ;
• informations techniques ajoutées dans les versions récentes, notamment le nombre de talons après le correctif de juillet 2024.

Après acceptation

Depuis la sélection rapide réorganisée en juillet 2024, les transformations documentaires sont accessibles depuis la fenêtre de recherche :

• DEV vers BCV ;
• DEV vers FAV.

9. Générer et suivre une commande client

Création

La fonction 111 crée un BCV. Le document possède une date de livraison prévisionnelle et un état de livraison : aucune, partielle ou totale.

Rappel

La fonction 113 affiche les commandes du client. Depuis mars 2022, elle peut charger le contenu d’une commande dans le ticket en cours, comme la fonction de rappel des devis.

Transformations

• BCV vers BLV ;
• BCV vers FAV directement ;
• livraison partielle avec conservation du reliquat ;
• regroupement éventuel de plusieurs commandes compatibles.

Quantités commandées

Le BCV alimente le suivi des quantités commandées par les clients. Il prépare la livraison mais ne matérialise pas encore la sortie physique du stock comme un BLV.

10. Générer un bon de livraison

Création depuis la caisse

Dans les jeux récents, utilisez la fonction 115. Les anciennes documentations peuvent mentionner 104.

Particularités

• choix du stock magasin mouvementé ;
• lien vers le BCV d’origine lorsqu’il existe ;
• état de facturation : aucune, partielle ou totale ;
• suivi des quantités commandées, livrées et restantes ;
• possibilité de facturation ultérieure.

Stock

Facturation

Un BLV peut être transformé en facture. Lorsque la FAV reprend des lignes déjà sorties par le BLV, KWISATZ ne doit pas mouvementer une seconde fois ces lignes.

11. Générer une facture de gestion

Création

Dans les fonctions récentes, utilisez 116 — Générer une facture client. Cette opération doit être effectuée avant l’encaissement du ticket.

Entête

• client et adresses ;
• date et numéro de facture ;
• statut TVA ;
• tarif, remise et escompte ;
• magasin de stock ;
• document lié ;
• date et nombre d’échéances ;
• acompte et reste à payer.

Stock

Une facture mouvemente le stock pour les lignes saisies directement. Les lignes issues d’un BLV déjà mouvementé ne provoquent pas une deuxième sortie.

Financier

La facture crée les échéances du compte client. Elle peut contenir jusqu’à 60 échéances, dont le total doit correspondre exactement au TTC.

12. Retrouver les documents depuis la caisse

Préconditions

• le bon client est sélectionné ;
• le document appartient à la période et au dossier consultés ;
• les autres postes réseau ont actualisé leurs données ;
• les filtres n’excluent pas les documents finalisés ;
• les droits de l’utilisateur autorisent la consultation.

13. Cycle de transformation des documents

Ticket en cours
 ├─→ Devis
 │    ├─→ Commande
 │    ├─→ Bon de livraison
 │    └─→ Facture
 ├─→ Commande
 │    ├─→ Bon de livraison
 │    └─→ Facture
 ├─→ Bon de livraison
 │    └─→ Facture
 └─→ Facture directe

Règle générale

La transformation évite de ressaisir les lignes et conserve le lien entre le document source et le document cible.

Recopie et transformation

Dans le détail d’un document, le bouton Recopier peut copier un document commercial, avec des options pour reprendre :

• l’entête ;
• les commentaires ;
• les sous-totaux ;
• le détail des produits.

14. Ajouter le ticket à un document existant avec -SDE

Depuis janvier 2021, les fonctions de transformation acceptent le paramètre -SDE.

Comportement

1. L’utilisateur appelle la fonction configurée avec -SDE.
2. KWISATZ affiche la liste des documents du type concerné.
3. L’utilisateur sélectionne le document cible.
4. Le contenu du ticket est intégré à ce document.
5. Le document s’ouvre pour contrôle et validation.

Cas d’usage

• ajouter des articles à une commande client existante ;
• compléter un devis en cours ;
• regrouper des ventes comptoir dans un BL ou une facture ouverte, lorsque la politique l’autorise ;
• éviter la multiplication de documents pour un même besoin.

Contrôles obligatoires

• même client ;
• document non finalisé ou non verrouillé ;
• mêmes conditions HT/TTC et TVA ;
• même devise et région fiscale ;
• même magasin lorsque le stock est concerné ;
• absence de facturation ou livraison incompatible ;
• absence de doublon des lignes.

15. Impact sur les stocks

Traçabilité

Lors de la transformation, KWISATZ peut transférer les numéros de lots, séries, unités et informations de traçabilité disponibles dans le ticket.

16. Livraisons partielles et reliquats

Lorsqu’une commande n’est pas totalement livrée, les lignes restantes deviennent des reliquats.

Informations suivies

• quantité initialement commandée ;
• quantité déjà livrée ;
• quantité restant à livrer ;
• indicateur Ignorer reliquat ;
• état global de livraison du BCV.

Gestion

Accès : Clients > Procédures > Gestion des reliquats. Les lignes peuvent être :

• actives et suivies ;
• mises en sommeil lorsque le reliquat ne sera pas honoré ;
• réactivées ;
• filtrées par client ou produit ;
• imprimées dans un journal.

Livraison automatique

La procédure de livraison automatique crée des BLV à partir des BCV en tenant compte des quantités déjà livrées. Plusieurs commandes compatibles peuvent être regroupées par client.

17. Acomptes, reste à payer et règlements

Acompte dans un document

Le bouton Acomptes de l’entête crée un versement automatiquement lié au client et au numéro du document.

Reste à payer = Total TTC - Acomptes affectés

Selon le document

Encaissement depuis la caisse

Si la vente doit devenir une facture de gestion, transformez le ticket avant d’utiliser les touches de règlement. Les paiements sont ensuite saisis dans le document ou le financier selon le circuit retenu.

18. Facturette du ticket ou facture de gestion

Fonction 075

La fonction 075 — Imprime facture agit comme une bascule. Elle demande l’impression d’une facture associée au ticket lorsque celui-ci sera validé.

Client non sélectionné

KWISATZ peut demander le nom ou la raison sociale, le code postal et la ville avant l’impression.

Duplicata

La fonction 075 peut également être activée avant la réimpression du dernier ticket ou d’un ticket ancien.

Différence avec FAV

19. Ticket BL et facturation différée

La fonction 204 — Enregistre ticket BL finalise une livraison de caisse destinée à être facturée plus tard.

Caractéristiques documentées

• client obligatoire ;
• aucun règlement dans le ticket ;
• mouvement des stocks ;
• pas d’impact immédiat sur le solde client dans le nouveau mécanisme ;
• type de ticket distinct pour la facturation ultérieure ;
• compteurs statistiques séparés ;
• facturation de fin de période par procédure dédiée.

Différence avec un BLV

20. Imprimer, envoyer et archiver le document

Impression normale

Le bouton Imprimer ouvre la liste des modèles disponibles et permet la prévisualisation, le choix de l’imprimante ou l’annulation.

Impression automatique et rapide

• -IA déclenche l’impression après validation ;
• -IR évite la sélection du modèle ;
• les deux paramètres peuvent être combinés.

Contrôles du modèle

• nom et adresse du client ;
• numéro et date ;
• références et commentaires ;
• prix, remises et quantités ;
• TVA et totaux ;
• acompte et reste à payer ;
• date de validité ou livraison ;
• échéances ;
• conditions et coordonnées de paiement ;
• documents d’origine.

Email

Les fenêtres d’impression des documents permettent, selon la version et le modèle, l’envoi par email. Contrôlez l’adresse de la fiche client et le PDF joint.

21. Procédures groupées de livraison et facturation

Livraison automatique des BCV

La procédure peut créer plusieurs BLV depuis les commandes non totalement livrées, avec filtres par client, famille, catégorie, commercial et période.

Facturation automatique des BLV

La procédure peut créer les factures à partir des BLV en tenant compte des quantités déjà facturées. Les BL compatibles peuvent être regroupés par client.

Critères de compatibilité

• type de saisie HT ou TTC ;
• devise ;
• TVA utilisées ;
• client ;
• conditions du document ;
• statut et quantités restantes.

22. Sécurité et autorisations

• réserver la génération de factures aux utilisateurs formés ;
• imposer -SCO sur les touches professionnelles ;
• limiter -SDE lorsqu’un mauvais document peut être choisi ;
• protéger les modifications de prix et remises ;
• contrôler les changements de statut TVA ;
• limiter les suppressions et annulations de documents ;
• journaliser les opérations sensibles ;
• séparer création, validation et contrôle pour les montants importants ;
• protéger les exports et pièces jointes ;
• effectuer une sauvegarde avant les procédures groupées.

23. Recette avant mise en production

1. Créer un client avec tarif et délai spécifiques.
2. Tenter une transformation sans client avec -SCO.
3. Créer un devis depuis un ticket.
4. Rappeler le devis avec la fonction 114.
5. Contrôler commentaires, remises et sous-totaux.
6. Transformer le devis en commande.
7. Créer directement une commande avec la fonction 111.
8. Rappeler la commande avec la fonction 113.
9. Livrer partiellement la commande.
10. Contrôler le reliquat.
11. Mettre le reliquat en sommeil puis le réactiver.
12. Créer un BLV direct depuis la caisse.
13. Contrôler le mouvement de stock.
14. Facturer le BLV et vérifier l’absence de double mouvement.
15. Créer une facture directe avec la fonction 116.
16. Ajouter un acompte et contrôler le reste.
17. Tester trois échéances.
18. Tester -IA et -IR.
19. Tester -CL avec lots, séries et commentaires.
20. Tester -SDE sur un document compatible.
21. Tenter -SDE sur un document finalisé.
22. Imprimer une facturette avec la fonction 075.
23. Comparer facturette et FAV.
24. Créer un ticket BL avec la fonction 204.
25. Facturer le ticket BL par la procédure prévue.
26. Contrôler stocks, financier, TVA et comptabilité.
27. Tester les listes depuis un autre poste réseau.

24. Diagnostic rapide

25. Actions à éviter

• utiliser seulement le numéro de fonction sans lire son libellé ;
• sélectionner le client après la saisie sans contrôler les prix ;
• transformer un ticket déjà encaissé en seconde vente ;
• encaisser le ticket puis encaisser la facture ;
• confondre facturette, FAV, ticket BL et BLV ;
• utiliser -SDE sans contrôler le document cible ;
• compacter des lignes sérialisées ou tracées sans test ;
• recréer dans une facture les lignes déjà sorties par un BL ;
• effacer un reliquat au lieu de le mettre en sommeil ;
• relancer une facturation automatique déjà exécutée ;
• modifier les liens documentaires directement dans la base ;
• déployer l’impression rapide sans valider le modèle.

26. Liste de contrôle

• Le libellé de chaque fonction du clavier est vérifié.
• Le client est sélectionné avant les articles.
• Le paramètre -SCO est utilisé si nécessaire.
• Les tarifs, remises et TVA sont corrects.
• Le ticket n’est pas encaissé avant transformation.
• Le bon type de document est choisi.
• Les paramètres -IA, -IR, -CL et -SDE sont testés.
• Le magasin de stock est contrôlé.
• Les lots, séries et unités sont préservés.
• Les reliquats sont suivis.
• Les acomptes sont saisis une seule fois.
• Les échéances totalisent le TTC.
• Les documents liés sont visibles.
• Les modèles d’impression sont validés.
• La facturette et la FAV ne sont pas confondues.
• Le ticket BL et le BLV ne sont pas facturés ensemble.
• Les stocks, le financier et le pont comptable sont rapprochés.

27. Évolutions KWISATZ documentées

28. Sources documentaires

• MENUS_KWISATZ — fonctions de vente directe 075, 104, 111 à 118 et 204.
• MENUS_KWISATZ — documents commerciaux clients, mouvements de stocks, échéances, reliquats et procédures automatiques.
• LesFonctionsDeCaisses — procédure de transformation d’un ticket en document de gestion.
• Suivi de développement KWISATZ — paramètres -IA, -IR, -CL, -SDE et -SCO.
• Suivi de développement KWISATZ — rappel des devis et commandes, commentaires, remises, sous-totaux, lots et listes réseau.
• Base support téléphonique — distinction ticket validé, facturette, FAV de gestion et option de transformation obligatoire par client.
• Base de connaissance tutoriel — distinction entre ticket BL et facture différée.