Créer des échéanciers de factures en plusieurs règlements

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Nature des fonctions KWISATZ citées

Une fonction de consultation, de correction, financière, de périphérique ou de sélection n’a pas le même effet. Les fonctions citées ci-dessous restent limitées au comportement documenté.

2. Protection des données

3. Échéancier et règlements réels

4. Prérequis

• Facture client créée et encore modifiable.
• Total TTC définitif ou suffisamment stabilisé.
• Accord du client sur les dates et montants.
• Mode et délai de règlement contrôlés dans l’entête.
• Acompte déjà reçu identifié.
• Période commerciale et comptable autorisée.
• Modèle de facture capable d’afficher les échéances, si cette présentation est attendue.
• Droits de modification de la FAV.

5. Créer la facture

1. Ouvrez la fiche client.
2. Créez une nouvelle FAV ou transformez les documents commerciaux liés.
3. Contrôlez le client, les adresses et la date.
4. Vérifiez les lignes, les quantités, les prix, les remises et la TVA.
5. Contrôlez les frais, le port et les acomptes.
6. Vérifiez le total TTC qui servira de base à l’échéancier.

6. Date d’échéance simple

Pour une facture avec un seul règlement futur, l’entête contient une zone Date échéance. Cette date peut être calculée automatiquement à partir du délai de paiement choisi.

7. Délais de paiement

La grille des délais de paiement sert au calcul automatique de l’échéance proposée dans les documents commerciaux.

• Code numérique documenté de 1 à 30.
• Libellé d’une longueur documentée de 25 caractères.
• Nombre de jours ajouté à la date de facturation.
• Option Par décade lorsque cette règle est utilisée.

8. Renseigner le nombre d’échéances

Dans l’entête de la FAV, la zone Nb échéances indique le nombre de règlements attendus.

1. Saisissez le nombre prévu.
2. Contrôlez qu’il ne dépasse pas 60.
3. Ouvrez ensuite Échéances (F8).
4. Vérifiez que le nombre de lignes correspond au contrat convenu.

9. Ouvrir la fenêtre F8 Échéances

La fenêtre spécialisée permet de définir pour chaque échéance :

• la date ;
• le montant ;
• ou le pourcentage par rapport au montant global de la facture ;
• un commentaire.

10. Saisie par montants

Utilisez les montants lorsque l’accord prévoit des mensualités fixes ou une première échéance différente.

11. Saisie par pourcentages

Utilisez les pourcentages lorsque le contrat définit une répartition proportionnelle.

12. Répartition égale avec arrondi

Une facture de 1 000 € répartie sur trois échéances ne peut pas produire trois montants identiques au centime.

13. Intégrer un acompte déjà reçu

Si un acompte est déjà enregistré, ne le confondez pas avec une nouvelle échéance impayée.

14. Valider l’échéancier

KWISATZ vérifie cette égalité et refuse l’enregistrement si elle n’est pas respectée.

1. Additionnez les montants.
2. Contrôlez les pourcentages.
3. Vérifiez les arrondis.
4. Contrôlez le nombre de lignes.
5. Vérifiez les dates dans l’ordre chronologique.
6. Validez la fenêtre puis la facture.

15. Ce qui est généré dans le financier

Après validation, les lignes d’échéance de la facture apparaissent dans le financier client.

16. Modifier une échéance

Une échéance de facture ne peut pas être modifiée directement depuis la liste du financier client.

• Le double-clic ou F3 sur une ligne ECH provoque un refus de modification.
• Les échéances sont générées par la facture.
• La correction éventuelle doit être faite depuis la FAV concernée.
• La facture doit encore être modifiable.

17. Enregistrer les règlements successifs

À chaque paiement réel :

1. Identifiez le client et la facture.
2. Saisissez la date réelle du versement.
3. Sélectionnez le moyen de paiement utilisé.
4. Saisissez le montant reçu.
5. Affectez le versement à la facture lorsque nécessaire.
6. Contrôlez le solde restant.
7. Conservez la référence bancaire, chèque ou carte.

18. Règlement depuis la Vente directe

Pour encaisser une facture depuis la caisse, la fonction 067 — Versement/Compte avec le paramètre -FAV permet de sélectionner une facture du client.

• Le règlement est traité facture par facture.
• Seules les factures non réglées ou partiellement réglées sont proposées par défaut dans les versions documentées.
• Le mouvement appartient alors au financier de caisse.
• Le montant doit être cohérent avec le règlement réellement reçu.

19. Règlement déjà saisi sans affectation

Lorsqu’un versement existe sur le compte client mais n’est pas lié à la facture :

1. Ouvrez la FAV.
2. Utilisez F7 Règlement.
3. Cliquez sur Réaffect.
4. Sélectionnez le versement existant.
5. Contrôlez son montant et sa date.
6. Validez puis contrôlez le solde.

20. Paiement partiel d’une échéance

Un client peut payer moins que le montant prévu. Le versement doit refléter le montant réellement reçu.

• L’échéance attendue reste identifiable.
• Le compte client conserve un solde.
• Le reliquat demeure à recouvrer.
• Une nouvelle date négociée ne doit être modifiée dans la facture que si la procédure et la protection du document l’autorisent.

21. Paiement anticipé ou regroupé

Un client peut régler plusieurs échéances en une seule opération.

• Enregistrez un seul versement du montant réellement reçu.
• Affectez-le à la facture.
• Contrôlez le nouveau solde.
• Conservez la référence du paiement.
• Ne créez pas plusieurs faux versements uniquement pour imiter chaque échéance.

22. Suivre les impayés

Le financier client permet de filtrer les échéances par période, client et mode de règlement.

1. Ouvrez Clients > Financier.
2. Choisissez Uniquement les échéances.
3. Définissez la période de dates à contrôler.
4. Filtrez le client si nécessaire.
5. Comparez les échéances aux versements et au solde du compte.
6. Exportez ou imprimez le relevé nécessaire.

23. Personnaliser la liste du financier

• Ajoutez la date, le code client, l’origine, le numéro de document, le montant et le commentaire.
• Activez Autoriser tri colonne.
• Activez Autoriser filtrage colonne.
• Triez par date, document ou client.
• Utilisez un style conditionnel sur une date passée ou un solde restant seulement si les champs disponibles le permettent.

24. Afficher l’échéancier sur la facture imprimée

Le modèle de facture doit contenir les objets ou bandes nécessaires pour afficher les échéances multiples.

• Prévisualisez une facture test à plusieurs échéances.
• Vérifiez les dates, montants et commentaires.
• Contrôlez le total.
• Vérifiez le mode et le délai de paiement de l’entête.
• Adaptez le modèle seulement après sauvegarde.

25. Factures regroupées depuis plusieurs BLV

Lorsqu’une facture regroupe plusieurs livraisons, le délai de paiement et le pied de facture doivent être compatibles.

• Vérifiez le délai après regroupement.
• Créez l’échéancier sur la FAV finale, pas séparément sur chaque BLV.
• Contrôlez le TTC définitif.
• Répartissez les échéances après la génération de la facture.

26. Avoirs et échéances négatives

KWISATZ gère les avoirs comme des factures dont le total TTC est négatif.

27. Contrôles avant validation

28. Actions à éviter

• Créer des échéances dont le total diffère du TTC.
• Confondre échéance prévue et paiement reçu.
• Modifier une ligne ECH directement dans le financier.
• Ressaisir un versement déjà présent.
• Créer de faux paiements pour solder visuellement l’échéancier.
• Changer le TTC sans recalculer les échéances.
• Supposer qu’un mode différent peut être défini par ligne sans l’avoir vérifié.
• Modifier une facture transmise uniquement pour décaler une date de paiement.

29. Compatibilité documentée

30. Diagnostic rapide

31. Résultat attendu

32. Sources documentaires

• Manuel KWISATZ — particularités des factures, Date échéance, Nb échéances et bouton Échéances (F8).
• Manuel KWISATZ — création de 60 échéances avec date, montant ou pourcentage et commentaire.
• Manuel KWISATZ — contrôle obligatoire de l’égalité entre échéances et total TTC.
• Manuel KWISATZ — Financier clients, lignes OPE=ECH et OPE=VER.
• Manuel KWISATZ — impossibilité de modifier une ligne d’échéance depuis le financier.
• Base support — fonction 067 -FAV et réaffectation des versements depuis la facture.