Documentation fonctionnelle KWISATZ
Créer un avoir client depuis une facture
L’avoir de gestion est une nouvelle facture client négative. Il corrige tout ou partie d’une FAV sans modifier la facture d’origine et doit être contrôlé séparément pour la TVA, le compte client et le retour physique en stock.
Réponse directe
Dans la gestion commerciale, l’avoir client est créé comme une facture client FAV négative. Ouvrez la facture d’origine, créez une nouvelle facture et utilisez Recopier lorsque cette fonction est disponible. Pour un avoir total, passez toutes les quantités en négatif. Pour un avoir partiel, supprimez les lignes non concernées et saisissez uniquement les quantités créditées en négatif. Ajoutez la référence et le motif de la facture d’origine, puis contrôlez la TVA, le compte client et le stock avant validation.
Conseil technicien général
1. Protection des données
2. Ne pas confondre les deux types d’avoir
| Type | Module | Principe |
|---|---|---|
| Avoir commercial | Factures clients FAV | Facture négative totale ou partielle, liée fonctionnellement à une facture d’origine. |
| Avoir de caisse | Vente directe | Ticket d’avoir avec valeur mémorisée, réutilisé à l’encaissement, généralement par lecture du code-barres. |
N’utilisez pas le ticket d’avoir de caisse pour corriger une facture de gestion commerciale transmise ou comptabilisée. Les deux circuits n’ont pas la même traçabilité.
3. Quand créer un avoir ?
- Retour total ou partiel de marchandises.
- Erreur de quantité facturée.
- Erreur de prix ou de remise après émission de la facture.
- Réduction commerciale accordée après facturation.
- Annulation totale de la vente lorsque la facture d’origine doit rester conservée.
- Correction d’une facture déjà transmise ou intégrée dans un processus fiscal ou comptable.
Une simple réimpression corrigée ne remplace pas l’avoir lorsque la facture d’origine doit rester dans l’historique.
4. Prérequis
- Identifier précisément la facture FAV d’origine.
- Vérifier si elle provient d’un BLV, d’un BCV ou d’une saisie directe.
- Contrôler son état de règlement.
- Contrôler son état comptable, fiscal ou de transmission.
- Déterminer si les marchandises reviennent réellement en stock.
- Définir si l’avoir est total ou partiel.
- Conserver le motif et l’autorisation de l’opération.
- Effectuer une sauvegarde avant un traitement sensible ou inhabituel.
5. Rechercher la facture d’origine
- Ouvrez la fiche client.
- Accédez à la liste des factures FAV.
- Recherchez le numéro de facture.
- Ouvrez-la en consultation.
- Vérifiez le client, la date, le magasin, le vendeur et la devise.
- Contrôlez les lignes, quantités, prix, remises et TVA.
- Relevez les BLV ou autres documents liés.
- Contrôlez les règlements et le solde restant.
Ne commencez pas l’avoir à partir d’une facture seulement ressemblante. Vérifiez le numéro interne, la date et le client.
6. Créer une nouvelle FAV
- Dans la liste des factures du client, cliquez sur Ajouter ou Nouveau.
- Contrôlez que le nouveau numéro de facture est proposé.
- Choisissez la date réelle d’émission de l’avoir.
- Utilisez la fonction Recopier pour reprendre la facture d’origine lorsque cette méthode est adaptée.
- Contrôlez immédiatement le numéro et les lignes recopiées.
- Conservez ou corrigez les informations d’entête utiles.
La fonction Recopier évite de ressaisir les prix, remises et TVA. Elle doit néanmoins être suivie d’un contrôle complet.
7. Attention aux numéros de factures très longs
Un cas support documente une limitation de la zone de recopie lorsque des factures importées depuis Internet possèdent un numéro très long.
- Le numéro peut être tronqué ou mal interprété.
- Une autre facture peut alors être recopiée.
- Comparez le numéro choisi au numéro réellement repris.
- Contrôlez le client et toutes les lignes.
- En cas de doute, créez la FAV négative manuellement.
Ne validez jamais un avoir recopié sans vérifier que la source est bien la facture attendue.
8. Créer un avoir total
- Recopiez toutes les lignes de la facture d’origine.
- Passez chaque quantité en valeur négative.
- Conservez les mêmes prix unitaires.
- Conservez les mêmes taux de TVA.
- Contrôlez les remises de ligne et de pied.
- Contrôlez les frais et le port.
- Vérifiez que les totaux HT, TVA et TTC sont négatifs.
Exemple : une ligne facturée
2 × 50 € HT devient une ligne d’avoir -2 × 50 € HT.9. Créer un avoir partiel
- Recopiez la facture ou créez une nouvelle FAV.
- Supprimez toutes les lignes non concernées.
- Sur les lignes conservées, saisissez uniquement la quantité à créditer en négatif.
- Ajustez la remise seulement si le crédit accordé diffère de la facture d’origine.
- Ajoutez un commentaire précis pour chaque correction inhabituelle.
- Contrôlez le total négatif obtenu.
| Facture d’origine | Avoir partiel | Résultat net |
|---|---|---|
| 10 articles à 20 € | -3 articles à 20 € | 7 articles restent facturés. |
| Prestation 500 € | Rabais -100 € | 400 € restent facturés. |
Pour un simple rabais monétaire, utilisez une ligne ou une construction compatible avec la TVA et le motif réel. Ne modifiez pas arbitrairement la quantité d’un article sans retour physique.
10. Référencer la facture d’origine
L’avoir doit permettre de retrouver immédiatement le document corrigé.
- Numéro de la facture d’origine.
- Date de la facture d’origine.
- Motif de l’avoir.
- Référence du retour ou de la réclamation.
- Nom de la personne ayant autorisé la correction.
Utilisez les références, commentaires ou champs prévus dans l’entête et vérifiez que le modèle imprimé affiche l’information.
11. Contrôler la TVA
| Contrôle | Règle pratique |
|---|---|
| Taux | Reprendre le taux appliqué à la ligne d’origine. |
| Base HT | Doit être négative pour la partie créditée. |
| Montant TVA | Doit annuler tout ou partie de la TVA d’origine. |
| Port et frais | Ne les créditer que s’ils font réellement partie de la correction. |
| Statut du client | Conserver le traitement fiscal de la facture d’origine, sauf justification documentée. |
Un avoir avec un taux de TVA différent de la facture d’origine crée une correction fiscale incohérente.
12. Effet sur le compte client
La FAV négative crée un crédit au compte du client.
| Facture d’origine | Conséquence de l’avoir |
|---|---|
| Non réglée | L’avoir réduit ou annule la somme restant due. |
| Partiellement réglée | L’avoir peut réduire le solde ou créer un crédit résiduel. |
| Totalement réglée | L’avoir crée normalement un crédit client à rembourser ou à utiliser ultérieurement. |
La création de l’avoir ne signifie pas automatiquement qu’un remboursement bancaire ou espèces a été effectué. Enregistrez le règlement réel séparément et avec le bon circuit.
13. Affecter l’avoir
- Ouvrez le financier du client.
- Vérifiez la facture positive et la FAV négative.
- Contrôlez le solde global.
- Utilisez les fonctions d’affectation ou de rapprochement disponibles dans la version.
- Si le client conserve le crédit, laissez une trace claire.
- Si le client est remboursé, enregistrez le paiement réel avec son justificatif.
Les fonctions exactes d’affectation peuvent varier selon la présentation et le circuit d’encaissement. Ne créez pas un versement fictif pour forcer le solde.
14. Effet sur le stock
Le comportement dépend du circuit documentaire d’origine.
| Situation | Contrôle à effectuer |
|---|---|
| Facture créée directement et ayant mouvementé le stock | Vérifier si la FAV négative réalise le mouvement inverse attendu. |
| Facture issue d’un BLV | Le BLV a porté la sortie physique ; vérifier si un document de retour distinct est nécessaire. |
| Réduction de prix sans retour | Aucun stock ne doit être réintégré. |
| Article non stockable ou service | Aucun retour physique attendu. |
| Lot ou numéro de série | Le retour doit identifier le lot ou la série réellement repris. |
Ne supposez pas qu’un avoir comptable remet automatiquement la marchandise en stock. Après validation, contrôlez les mouvements de l’article et utilisez le document de retour physique approprié si nécessaire.
15. Retour de marchandise et avoir de prix
| Motif | Quantité négative | Stock |
|---|---|---|
| Retour réel | Correspond à la quantité physiquement reprise. | Une entrée physique doit être traçable. |
| Rabais commercial | Peut être représenté par une correction monétaire adaptée. | Aucun mouvement physique. |
| Erreur de quantité sans retour | Corrige uniquement la quantité réellement surfacturée. | Contrôler le circuit d’origine. |
| Annulation totale avec retour | Inverse toutes les lignes concernées. | Contrôler tous les articles stockables. |
16. Facture déjà transmise ou clôturée
Ne modifiez pas directement une facture déjà transmise, comptabilisée ou protégée. Créez un avoir daté de la période courante et conservez le lien avec la facture d’origine.
- Conservez le document initial.
- Créez une nouvelle FAV négative.
- Indiquez le motif et la référence d’origine.
- Contrôlez le traitement dans le pont comptable ou le flux électronique.
- Archivez les deux documents et les statuts de transmission.
17. Facturation électronique et référence d’origine
Dans un flux électronique d’avoir, la référence de la facture d’origine doit être transmise dans la zone prévue par le format ou le connecteur.
La documentation technique de travail mentionne une référence de facturation d’origine dans la structure de règlement. La disponibilité opérationnelle dépend du connecteur et de la version installée.
Contrôlez le fichier ou le statut du flux avant de considérer l’avoir comme transmis.
18. Imprimer ou envoyer l’avoir
- Choisissez un modèle permettant d’identifier clairement l’avoir.
- Vérifiez le numéro et la date du document.
- Vérifiez la référence de la facture d’origine.
- Contrôlez les lignes et totaux négatifs.
- Prévisualisez.
- Imprimez, exportez en PDF ou envoyez par email selon la configuration.
- Conservez la preuve d’envoi.
Un modèle intitulé seulement « Facture » peut être ambigu pour un montant négatif. Vérifiez le libellé et les mentions du document remis au client.
19. Recopie complète ou saisie manuelle ?
| Méthode | Avantage | Risque |
|---|---|---|
| Recopier la facture | Reprend prix, remises, TVA et libellés. | Conserver par erreur des lignes non concernées ou recopier le mauvais numéro. |
| Saisie manuelle | Convient à un avoir partiel simple. | Erreur de prix, de remise ou de TVA. |
Pour un avoir total, la recopie contrôlée est généralement la méthode la plus fiable. Pour une seule ligne, la saisie manuelle peut être plus lisible.
20. Contrôles avant validation
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Client | Est-ce le client de la facture d’origine ? |
| Référence | Le numéro et la date de la facture d’origine sont-ils indiqués ? |
| Motif | Le retour, le rabais ou l’erreur est-il expliqué ? |
| Lignes | Seuls les articles concernés sont-ils présents ? |
| Quantités | Sont-elles négatives et limitées au crédit réel ? |
| Prix et remises | Correspondent-ils au document d’origine ? |
| TVA | Les mêmes taux sont-ils utilisés ? |
| Totaux | HT, TVA et TTC sont-ils négatifs et cohérents ? |
| Stock | Le retour physique est-il correctement tracé ? |
| Compte client | L’effet sur le solde et les règlements est-il compris ? |
21. Actions à éviter
- Modifier la facture d’origine après transmission.
- Créer un duplicata positif puis le considérer comme un avoir.
- Passer toutes les lignes en négatif pour un retour seulement partiel.
- Créditer le port ou les frais sans justification.
- Réintégrer du stock pour un simple geste commercial.
- Créer un remboursement sans mouvement financier réel.
- Utiliser l’avoir de caisse pour corriger une FAV de gestion.
- Valider une recopie sans vérifier le numéro de facture source.
22. Compatibilité documentée
| Fonction | Repère | Condition connue |
|---|---|---|
| Création d’une facture négative | FAV client | Quantités négatives |
| Recopie de facture | Ajouter facture, Recopier | Contrôle du numéro source obligatoire |
| Avoir partiel | Lignes et quantités négatives sélectionnées | Saisie manuelle possible |
| Financier client | Facture positive et FAV négative | Affectation selon fonctions disponibles |
| Ticket d’avoir caisse | Vente directe | Circuit distinct avec reprise du code-barres |
| Facture transmise | Correction par avoir | Ne pas réémettre une facture modifiée comme remplacement |
| Référence électronique d’origine | BillingReference selon connecteur | Version et flux compatibles |
23. Diagnostic rapide
La fonction Recopier reprend une autre facture
Contrôlez la longueur du numéro, surtout pour une facture Internet importée. Créez l’avoir manuellement si la zone tronque le numéro.
Le total de l’avoir reste positif
Vérifiez que les quantités sont négatives et qu’aucune ligne positive, frais ou port n’a été conservé par erreur.
L’avoir crédite trop d’articles
Supprimez les lignes non concernées et limitez chaque quantité négative au retour ou à la correction réelle.
La TVA ne correspond pas à la facture
Reprenez les taux et prix du document d’origine et contrôlez les remises et frais.
Le stock n’a pas été réintégré
La facture d’origine provenait peut-être d’un BLV. Contrôlez les mouvements et enregistrez le retour physique avec le document approprié.
Le stock a été réintégré sans retour
Analysez immédiatement le mouvement. Un rabais de prix ne doit pas créer une entrée de stock.
Le client avait déjà payé la facture
L’avoir crée un crédit. Décidez s’il sera remboursé ou utilisé ultérieurement et enregistrez uniquement le mouvement financier réel.
La facture était seulement partiellement payée
Contrôlez le nouveau solde après l’avoir et l’affectation des règlements existants.
Le modèle imprime encore le mot Facture
Utilisez ou adaptez un modèle distinguant clairement l’avoir et affichant la référence d’origine.
La facture d’origine est clôturée
Ne la modifiez pas. Créez une nouvelle FAV négative dans la période autorisée.
24. Résultat attendu
La facture d’origine reste intacte. Une nouvelle FAV négative reprend uniquement les lignes et quantités créditées, avec la bonne TVA et une référence explicite à l’origine. Le compte client, le remboursement éventuel et le mouvement physique de stock sont contrôlés séparément et restent traçables.
25. Sources documentaires
- Base support — avoir partiel créé par facture négative avec quantités négatives.
- Base support — recopie de la facture puis conservation des seules lignes concernées en négatif.
- Base support — ne pas modifier directement une facture clôturée ou transmise.
- Base support — limitation de la fonction Recopier avec certains numéros Internet très longs.
- Base caisse — distinction entre ticket d’avoir et reprise d’avoir par code-barres.
- Documentation technique Factur-X — référence de la facture d’origine dans le flux d’avoir.