Documentation fonctionnelle KWISATZ
Documents commerciaux
Les documents commerciaux structurent les ventes et les achats depuis la proposition ou la commande jusqu’à la livraison, la réception et la facture, avec conservation des liens, des reliquats et des mouvements de stock.
Réponse directe
KWISATZ organise les ventes selon le cycle DEV → BCV → BLV → FAV et les achats selon le cycle BCA → BRA → FAA. Chaque document contient un entête, des lignes et des totaux. Utilisez les transformations pour éviter la ressaisie, conserver les liens et suivre les reliquats. Contrôlez toujours le tiers, la date, le tarif, la TVA, les quantités, les stocks et les totaux avant validation.
Conseil technicien général
1. Repères de version
Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.
2. Protection des données
3. Les documents de vente
| Code | Document | Rôle principal | Stock |
|---|---|---|---|
| DEV | Devis | Proposition commerciale non encore commandée. | Pas de mouvement physique attendu. |
| BCV | Bon de commande client | Engagement du client et suivi des quantités à livrer. | Pas de sortie physique dans le cycle standard. |
| BLV | Bon de livraison client | Matérialise la livraison effective. | Sortie de stock attendue pour les articles stockables. |
| FAV | Facture client | Créance, TVA et règlement du client. | Ne doit pas doubler un BLV déjà mouvementé lorsqu’elle est liée. |
4. Les documents d’achat
| Code | Document | Rôle principal | Stock |
|---|---|---|---|
| BCA | Bon de commande fournisseur | Quantités commandées et attendues. | Pas d’entrée physique. |
| BRA | Bon de réception d’achat | Quantités réellement reçues. | Entrée de stock attendue. |
| FAA | Facture d’achat | Dette fournisseur, coût et TVA déductible. | Une FAA liée à un BRA ne doit pas refaire le même mouvement. |
Une ligne ajoutée directement dans une facture sans document de livraison ou de réception préalable peut avoir un comportement de stock différent selon le type de document et les paramètres. Testez le circuit réel de l’entreprise.
5. Structure commune d’un document
| Zone | Contenu |
|---|---|
| Entête | Tiers, date, numéro, magasin, vendeur, affaire, adresse, tarif, TVA, règlement, échéance et références. |
| Détail | Articles, libellés, quantités, unités, prix, remises, TVA, lots, séries, péremption, poids et reliquats. |
| Pied / Totaux | HT, TVA, TTC, remise, escompte, frais, port, acompte, net à payer et échéances. |
6. Choisir le bon document
| Situation | Document conseillé |
|---|---|
| Proposition sans engagement | DEV. |
| Commande ferme du client | BCV. |
| Marchandise réellement remise ou expédiée | BLV. |
| Créance à comptabiliser | FAV. |
| Commande passée au fournisseur | BCA. |
| Marchandise réellement reçue | BRA. |
| Dette fournisseur à comptabiliser | FAA. |
Ne créez pas directement une facture uniquement pour contourner une réception ou une livraison lorsque le stock doit être suivi précisément.
7. Créer un document de vente
- Ouvrez la fiche du client.
- Choisissez l’onglet ou la liste du document souhaité.
- Cliquez sur Nouveau.
- Contrôlez le client et les adresses.
- Contrôlez le tarif, le statut TVA, le mode et le délai de règlement.
- Ajoutez les articles et quantités.
- Vérifiez les prix et remises.
- Contrôlez les frais, le port et les totaux.
- Enregistrez.
- Prévisualisez avant impression ou envoi.
8. Créer un document d’achat
- Ouvrez la fiche du fournisseur.
- Choisissez BCA, BRA ou FAA.
- Contrôlez le fournisseur, la devise et les conditions d’achat.
- Ajoutez les articles avec leur référence interne ou fournisseur.
- Contrôlez quantités, PAHT, remise et frais d’approche.
- Renseignez les lots, séries et péremptions si nécessaire.
- Contrôlez le dépôt destinataire.
- Vérifiez HT, TVA et TTC.
- Enregistrez et imprimez ou transformez.
Dans les documents d’achat, la sélection rapide peut afficher les articles référencés chez le fournisseur et une colonne Qté assistant.
9. Transformations commerciales
| Origine | Destinations usuelles documentées |
|---|---|
| DEV | BCV, BLV ou FAV. |
| BCV | BLV, puis FAV selon le circuit. |
| BLV | FAV. |
| BCA | BRA, puis FAA. |
| BRA | FAA. |
Le logiciel demande confirmation avant la transformation. Le document d’origine reste lié au document généré et son état d’avancement est actualisé.
10. Pourquoi transformer plutôt que ressaisir ?
- Conserver les références entre les documents.
- Éviter les erreurs de client, fournisseur, article et quantité.
- Mettre à jour les quantités livrées, reçues ou facturées.
- Calculer les reliquats.
- Éviter les doubles mouvements de stock.
- Retrouver l’historique complet depuis la fiche du tiers.
- Faciliter les regroupements et les contrôles.
11. Livraisons et réceptions partielles
Lors d’une livraison ou d’une réception partielle, renseignez uniquement la quantité réellement traitée.
- Transformez la commande d’origine.
- Réduisez les quantités au réel livré ou reçu.
- Validez le BLV ou le BRA.
- Contrôlez le reliquat restant.
- Lors du prochain passage, transformez à nouveau le document d’origine.
Ne mettez pas la quantité complète dans le document physique si une partie reste à livrer ou à recevoir. Le stock et les reliquats seraient faux.
12. Statuts et documents finalisés
Les listes de commandes et de livraisons permettent de filtrer notamment :
- totalement livrées ou facturées ;
- partiellement livrées ou facturées ;
- non livrées ou non facturées ;
- combinaisons de ces états.
Une commande peut être considérée comme finalisée lorsqu’elle est totalement traitée ou lorsque les reliquats restants ont été désactivés.
13. Gérer les reliquats
| État | Signification |
|---|---|
| Actif | Quantité encore attendue ou à traiter. |
| En sommeil / ignoré | Quantité restante volontairement abandonnée. |
| Finalisé | Document totalement traité ou reliquats désactivés. |
Désactiver un reliquat ne crée ni livraison, ni réception, ni stock. Cette action signifie seulement que la quantité restante n’est plus attendue.
14. Contrôler l’entête
- Client ou fournisseur exact.
- Adresse de facturation et de livraison.
- Date du document.
- Magasin ou dépôt.
- Vendeur ou acheteur.
- Code affaire.
- Référence client ou fournisseur.
- Devise.
- Mode et délai de règlement.
- Statut TVA.
Une erreur d’adresse, de TVA ou de devise peut empêcher le regroupement de plusieurs documents sur une facture unique.
15. Tarifs et conditions du tiers
La fiche client peut proposer automatiquement :
- le code tarif de 0 à 4 ;
- le mode de règlement ;
- le délai de paiement ;
- le type et le pourcentage de remise ;
- le pourcentage d’escompte ;
- le statut TVA LOCAL, CEE ou HORS CEE ;
- le franco de port ;
- les frais de facturation ;
- la saisie des prix en TTC.
Ces valeurs sont proposées par défaut. Elles doivent être contrôlées dans chaque document, surtout pour une opération exceptionnelle.
16. Contrôler les lignes
| Donnée | Contrôle |
|---|---|
| Code article | Bonne référence et bonne variante. |
| Libellé | Description claire et conforme au document imprimé. |
| Quantité | Commandée, livrée, reçue ou facturée selon l’étape. |
| Unité | Pièce, poids, volume ou conditionnement correct. |
| Prix | Tarif, PA, remise et net corrects. |
| TVA | Taux adapté au produit et au tiers. |
| Lot / série | Identifiant exact lorsque le suivi est actif. |
| Péremption | Date conforme au lot reçu ou livré. |
17. Frais, port, remise et escompte
Le pied du document peut comporter :
- remise sur le total HT ;
- escompte ;
- frais de facturation ;
- port soumis à TVA ;
- port non soumis ;
- autres frais avec taux de TVA.
Les zones Frais et Port nécessitent un code TVA correct. Un incident est documenté en version 3.56 sur les boutons de sélection TVA, corrigé dans la branche 3.57R8 ou ultérieure.
18. Acomptes, échéances et règlements
- Contrôlez le mode de règlement proposé.
- Vérifiez la date d’échéance.
- Renseignez ou affectez les acomptes selon le circuit utilisé.
- Vérifiez le solde du compte client ou fournisseur.
- Contrôlez les avoirs et versements déjà disponibles.
- Ne confondez pas création de la facture et règlement effectif.
19. Regrouper plusieurs livraisons
Plusieurs BLV compatibles peuvent être facturés ensemble depuis une liste ou depuis l’onglet Livraisons de la fiche client.
Le regroupement peut être refusé lorsque les documents diffèrent sur le client, l’adresse, la devise, la TVA, le mode de règlement, les frais, l’escompte ou d’autres éléments du pied. Testez par petits sous-ensembles pour identifier le document incompatible.
20. Modifier ou supprimer un document
- Utilisez la fonction de modification ou consultation de la liste.
- La suppression demande confirmation.
- Contrôlez d’abord les transformations liées.
- Vérifiez l’impact sur le stock et le compte du tiers.
- Les périodes protégées, documents clôturés ou transmis peuvent être non modifiables.
- Privilégiez un document correctif plutôt qu’une suppression historique.
Ne supprimez pas une facture ou un document de stock uniquement pour refaire un test en production. Analysez d’abord les liens et les impacts comptables.
21. F11 — Autres
Selon le document et la version, le bouton F11 Autres peut proposer des fonctions telles que :
- actualiser les prix ;
- compacter les lignes identiques ;
- importer ou exporter un fichier ASCII ;
- synchroniser des quantités ;
- affecter un numéro de lot sur les achats ;
- autres traitements spécifiques au document.
La fonction Compacter les lignes identiques doit respecter l’unité, le numéro de série, le lot et la péremption. Contrôlez le résultat avant validation sur les anciennes versions ou modèles particuliers.
22. Étiquettes depuis un document
La fonction F8 Étiquettes peut transférer les articles et quantités d’un document vers la file d’attente des étiquettes.
- Contrôlez les quantités du document.
- Appelez F8 Étiquettes.
- Vérifiez les articles ajoutés.
- Ajustez les quantités à imprimer.
- Testez le code-barres avant une série.
23. Imprimer, prévisualiser et envoyer
- Choisissez le modèle du document.
- Prévisualisez.
- Contrôlez les coordonnées du tiers.
- Vérifiez les lignes, totaux, TVA et échéances.
- Imprimez ou utilisez Imprimer vers.
- Envoyez par email lorsque le modèle et la configuration le permettent.
Les documents classiques peuvent utiliser le moteur QuickReport ou FastReport selon les modèles installés.
24. Multi-magasins
- Identifiez le dossier source du document.
- Contrôlez les échanges interfaces de communication multi-sites.
- Ne confondez pas flux tickets, articles et documents commerciaux.
- Vérifiez les numéros et clés après import.
- Contrôlez les stocks sur le site réellement livré ou réceptionnaire.
- Évitez les transformations simultanées sur plusieurs sites.
25. Import et export de documents
KWISATZ documente l’import de documents via le fichier IMPORTDOC.ASC et l’automate -A142, ainsi que l’export de documents commerciaux.
- Le type de document est précisé dans le fichier.
- Les lignes d’entête et de détail sont distinctes.
- Les articles doivent normalement exister avant l’intégration.
- Le mapping des codes tiers, produits, TVA, unités et prix doit être testé.
- Un contrôle humain est recommandé après import.
L’import automatisé ne remplace pas les contrôles de stock, de prix, de TVA et de libellé. Conservez toujours le fichier source.
26. Recalcul des liens
Une procédure technique documentée permet de recalculer les liaisons BCV/BLV/FAV et BCA/BRA/FAA, notamment avec l’automate -A021.
Technicien : n’utilisez un recalcul de liens qu’après sauvegarde et diagnostic d’une incohérence réelle. Il ne doit pas servir à contourner un mauvais circuit de transformation.
27. Contrôles avant validation
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Tiers | Le bon client ou fournisseur est-il sélectionné ? |
| Adresse | Facturation et livraison sont-elles correctes ? |
| Date | La date commerciale et fiscale est-elle correcte ? |
| Dépôt | Le stock sera-t-il mouvementé au bon endroit ? |
| Quantités | Correspondent-elles au réel de l’étape ? |
| Prix et remise | Le tarif et les conditions sont-ils justifiés ? |
| TVA | Les taux, frais et ports sont-ils corrects ? |
| Reliquats | Les quantités restantes sont-elles conservées ou abandonnées ? |
| Transformation | Le document précédent est-il bien lié ? |
| Impression | Le modèle affiche-t-il toutes les mentions utiles ? |
28. Compatibilité documentée
| Fonction | Disponibilité | Condition connue |
|---|---|---|
| DEV, BCV, BLV, FAV | Documents clients | Cycle vente |
| BCA, BRA, FAA | Documents fournisseurs | Cycle achat |
| Transformations | Depuis listes et fiches tiers | Droits de création nécessaires |
| Statuts livraison/facturation | Listes clients | Liens documents cohérents |
| F8 Étiquettes | Plusieurs documents | Articles présents |
| F11 Autres | Selon type et version | Fonctions variables |
Import IMPORTDOC.ASC | Automate -A142 | Format conforme |
| Recalcul des liens | Automate -A021 | Intervention technique |
29. Diagnostic rapide
Une commande reste partiellement livrée
Contrôlez les quantités des BLV liés et les reliquats encore actifs.
Une livraison reste non facturée
Vérifiez la FAV liée, l’état de facturation et si la facture a été créée sans transformation.
Le stock a bougé deux fois
Recherchez une facture créée directement en plus d’un BLV ou BRA déjà mouvementé.
Plusieurs BLV refusent d’être regroupés
Comparez adresse, TVA, devise, règlement, frais et pied de document, puis testez par petits lots.
Le prix du document est ancien
Utilisez F11 Autres, Actualiser les prix uniquement sur un document modifiable, puis contrôlez toutes les lignes.
La liste TVA des frais ou du port ne s’ouvre pas
Un bug est documenté en version 3.56. Mettez à jour vers la branche 3.57R8 ou ultérieure et retestez.
Une référence fournisseur n’est pas trouvée
Vérifiez qu’elle est enregistrée dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article et qu’il s’agit du fournisseur du document.
Les liens entre documents sont incohérents
Sauvegardez puis faites analyser le dossier avant d’utiliser le recalcul BCV/BLV/FAV et BCA/BRA/FAA.
Un document importé contient des lignes sans libellé
Comparez les codes produits, l’existence des fiches et le fichier source. N’effectuez pas de correction de base sans reproduction.
Un document est non modifiable
Contrôlez les droits, la protection de date, les transformations, la clôture et l’état de transmission.
30. Résultat attendu
Chaque document correspond à l’étape commerciale réelle, conserve le lien avec le précédent et met à jour correctement les statuts, reliquats, stocks, comptes tiers et totaux. Les documents imprimés sont cohérents avec les données enregistrées et aucun mouvement n’est doublé.
31. Sources documentaires
- Manuel KWISATZ — documents clients DEV, BCV, BLV et FAV.
- Manuel KWISATZ — documents fournisseurs BCA, BRA et FAA.
- Manuel KWISATZ — transformations et historiques depuis les fiches clients et fournisseurs.
- Manuel KWISATZ — statuts des commandes, livraisons et documents finalisés.
- Suivi de développement — F11 Autres, compactage des lignes, lots, séries et péremption.
- Base support — regroupement de BLV, import
IMPORTDOC.ASC, TVA Frais/Port et recalcul des liens.