Documentation fonctionnelle KWISATZ
Envoyer automatiquement les documents commerciaux en PDF
KWISATZ peut générer un PDF depuis le modèle d’impression, l’envoyer par email en mode assisté ou silencieux et traiter des lots de factures, sous réserve d’un SMTP, de modèles et d’adresses clients correctement configurés.
Réponse directe
Ouvrez Outils > Préférences > Divers > Emails, sélectionnez PDF comme type de pièce jointe et configurez la messagerie ou le serveur SMTP. Pour un document individuel, utilisez Envoyer par Email depuis l’impression ou la prévisualisation. Pour réduire les interventions, activez le Mode muet ou utilisez l’envoi groupé des factures de vente. Aucun déclenchement automatique universel à la validation de tous les DEV, BCV, BLV, FAV et avoirs n’est confirmé.
Conseil technicien général
1. Licence et disponibilité
La dépendance de licence mentionnée dans ce document provient des sources. Sa disponibilité peut varier selon la version, la sérialisation, le partenaire ou l’installation ; faites-la valider techniquement avant de modifier l’environnement.
2. Distinguer KWISATZ des opérations externes
Un enregistrement dans KWISATZ ne prouve pas automatiquement qu’une opération a été exécutée dans un système externe : débit ou remboursement TPE, mouvement physique d’espèces, envoi de SMS ou d’e-mail, ou action réalisée sur une plateforme.
3. Protection des données
4. Trois modes d’envoi
| Mode | Fonctionnement | Usage |
|---|---|---|
| Individuel assisté | La fenêtre d’email s’ouvre avant envoi. | Contrôle document par document. |
| Individuel en mode muet | Envoi sans ouverture de la messagerie ni clic final. | Procédure stabilisée. |
| Groupé | Plusieurs FAV sont générées et envoyées successivement. | Facturation périodique. |
Le mot « automatique » ne signifie pas nécessairement qu’un email part à chaque sauvegarde. Le déclenchement reste une action d’édition ou un traitement groupé.
5. Documents concernés
| Document | Envoi PDF individuel | Envoi groupé standard confirmé |
|---|---|---|
| DEV — devis | Oui via l’édition. | Non confirmé. |
| BCV — commande | Oui lorsque la fenêtre propose l’email. | Non confirmé. |
| BLV — bon de livraison | Oui via l’édition. | Non confirmé. |
| FAV — facture | Oui. | Oui, traitement groupé documenté. |
| FAV négative — avoir | Oui avec un modèle adapté. | À tester selon la sélection des FAV. |
6. Prérequis
- Adresse email client correcte.
- Adresse expéditeur autorisée.
- SMTP ou messagerie configuré.
- Port et TLS contrôlés.
- PDF choisi comme pièce jointe.
- Modèle d’impression validé.
- Corps et objet d’email préparés.
- Droits et licence vérifiés.
- Journalisation des erreurs activée.
7. Configurer les préférences Emails
Outils > Préférences > Divers > Emails
| Zone | Fonction |
|---|---|
| Type de pièce jointe par défaut | Choisir PDF. |
| Destinataire par défaut | Adresse proposée en l’absence d’un autre destinataire. |
| Radical adresse | Complément utilisé dans certaines configurations. |
| Mode muet | Envoi direct sans fenêtre de dialogue. |
| Utiliser un serveur SMTP | Transmission directe sans logiciel de messagerie. |
| Gestion — Copie automatique vers | Ajoute une copie interne aux emails de gestion. |
8. Configurer le SMTP
| Paramètre | Contrôle |
|---|---|
| Serveur | Nom DNS ou adresse du serveur SMTP. |
| Port | Port exigé par le fournisseur. |
| Login | Compte authentifié. |
| Mot de passe | Secret du compte ; zone masquée dans les versions documentées. |
| Adresse expéditeur | Adresse visible et autorisée. |
| TLS | À activer lorsque le serveur l’exige. |
Un serveur peut refuser une adresse expéditeur différente du compte authentifié. Testez depuis le poste ou le serveur qui effectuera réellement l’envoi.
9. Messagerie locale ou SMTP direct
| Choix | Avantage | Limite |
|---|---|---|
| Messagerie par défaut | L’utilisateur voit et contrôle le message. | Peu adapté au mode silencieux ou à un serveur TSE. |
| SMTP direct | Compatible avec le mode muet et les lots. | Exige une configuration de sécurité correcte. |
10. Choisir PDF
- Ouvrez les préférences Emails.
- Choisissez PDF dans Type de pièce jointe par défaut.
- Validez.
- Rouvrez l’édition du document.
- Testez un modèle QuickReport et un modèle FastReport si les deux existent.
Un ancien correctif concernait le type de pièce jointe ignoré dans certaines prévisualisations QuickReport. Une version récente et un test réel sont recommandés.
11. Envoyer un document individuel
- Ouvrez le document commercial.
- Cliquez sur Imprimer.
- Choisissez le modèle.
- Prévisualisez.
- Cliquez sur Envoyer par Email.
- Contrôlez destinataire, objet et corps.
- Vérifiez la pièce jointe PDF.
- Envoyez et contrôlez la copie interne.
La fenêtre générique d’impression applique la même stratégie aux modèles QuickReport et FastReport : génération de la pièce jointe puis ouverture de la fenêtre générique d’email KWISATZ.
12. Activer le mode muet
Le Mode muet empêche l’ouverture de la messagerie. Le message est créé et envoyé directement.
Activez-le uniquement après un test assisté concluant. Une adresse erronée, un mauvais modèle ou un objet incomplet ne sera plus arrêté par l’utilisateur.
- Vérifiez l’adresse du client.
- Vérifiez le modèle PDF.
- Vérifiez l’objet et le corps.
- Vérifiez la copie automatique.
- Testez une erreur de destinataire.
- Contrôlez le journal des événements.
13. Adresse client et copies
- Contrôlez l’adresse principale de la fiche client.
- Vérifiez le contact réellement destinataire.
- Utilisez Gestion — Copie automatique vers pour une boîte interne de contrôle.
- Évitez une boîte personnelle comme archive unique.
La réception de la copie interne ne prouve pas la remise au destinataire principal.
14. Objet par défaut
Les balises [DATE] et [NUMERO] sont acceptées dans l’objet des emails de documents de gestion dans les versions documentées.
| Configuration | Exemple de résultat |
|---|---|
Votre document [NUMERO] | Votre document 2026-001245. |
Document [NUMERO] du [DATE] | Document 2026-001245 du 19/07/2026. |
Vérifiez l’interprétation des balises pour chaque fenêtre réelle d’envoi.
15. Corps de l’email
Les modèles de corps d’email de gestion sont documentés dans une arborescence telle que :
WKW3\MODELES\EMAIL\GESTION- Identifiez l’instance KWISATZ réellement exécutée.
- Sauvegardez le fichier RTF.
- Modifiez le modèle dans le bon dossier.
- Relancez un envoi test depuis le poste concerné.
Une modification effectuée sur un autre poste ou dans une autre installation peut ne produire aucun effet.
16. Images dans le corps
Les images intégrées directement en Base64 peuvent être rejetées ou classées comme spam. Le mécanisme documenté utilise des images jointes et référencées par un code CID.
Testez le rendu dans plusieurs clients de messagerie ; certaines applications bloquent les images distantes ou jointes par défaut.
17. Envoi groupé des factures
- Ouvrez la liste des FAV.
- Filtrez la période et les clients.
- Contrôlez les adresses email.
- Sélectionnez les factures.
- Lancez l’envoi groupé disponible.
- Choisissez le modèle PDF.
- Contrôlez l’objet et le corps.
- Lancez le traitement.
- Surveillez les erreurs.
- Contrôlez un échantillon dans la copie ou la boîte d’envoi.
Le libellé exact de la fonction et sa dépendance de licence peuvent varier. Un cas support signale que certaines fonctions groupées peuvent nécessiter le Pack caisse (fonctions avancées).
18. Une facture par message
Pour limiter les risques de confidentialité, un traitement groupé doit produire un message distinct pour chaque facture et chaque destinataire.
- Un numéro de document par objet.
- Un PDF correspondant au client.
- Une adresse issue du bon compte client.
- Une erreur isolable par message.
Ne joignez jamais dans un même email les factures de plusieurs clients sans fonctionnalité explicitement conçue et contrôlée pour ce besoin.
19. Archiver les PDF
Les pièces jointes peuvent être créées dans un dossier temporaire puis supprimées après l’envoi.
Une balise technique spécifique,
FAV_EMAIL_PDF_COPIER_VERS, a été documentée pour recopier dans un dossier les PDF générés lors d’un envoi groupé avant leur suppression temporaire.Support uniquement : cette balise n’est pas une préférence standard générale. Faites valider le chemin, les droits et l’espace disque avant toute utilisation.
20. Envoyer un avoir
- Utilisez une FAV négative correctement enregistrée.
- Choisissez un modèle affichant clairement Avoir.
- Vérifiez la référence de la facture d’origine.
- Contrôlez les montants négatifs.
- Testez l’objet et le corps du message.
21. PDF et facture électronique
| PDF envoyé par email | Facture électronique |
|---|---|
| Vue lisible jointe à un message. | Flux structuré transmis via un connecteur ou une plateforme. |
| La réussite SMTP prouve l’émission du message. | Le flux possède ses propres accusés et statuts. |
| Le modèle pilote la présentation. | Les données viennent du document commercial enregistré. |
Ne pas confondre PDF et facture électronique : un email réussi ne prouve pas qu’un flux réglementaire a été accepté.
22. Journaliser les erreurs
Une préférence permet de créer un événement lors d’une erreur d’envoi d’email.
- Activez la journalisation.
- Conservez l’heure, le poste et le numéro de document.
- Notez l’adresse du destinataire.
- Conservez le message d’erreur.
- Identifiez les messages réellement envoyés avant toute relance.
23. Plan de test
| Test | Contrôle |
|---|---|
| DEV | Adresse, objet et validité de l’offre. |
| BLV | Adresse de livraison et modèle valorisé ou non. |
| FAV | Totaux, TVA, échéances et net à payer. |
| Avoir | Titre, référence et signes négatifs. |
| QuickReport | Génération PDF et pièce jointe. |
| FastReport | Prévisualisation et envoi. |
| Mode muet | Envoi sans fenêtre et copie interne reçue. |
| Lot de FAV | Un destinataire et un PDF corrects par message. |
| Adresse invalide | Erreur visible et reprise maîtrisée. |
24. Checklist avant automatisation
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Format | PDF est-il le type de pièce jointe ? |
| SMTP | Serveur, port, compte, TLS et expéditeur sont-ils testés ? |
| Client | L’adresse est-elle correcte ? |
| Modèle | DEV, BLV, FAV et avoir sont-ils lisibles ? |
| Objet | [DATE] et [NUMERO] sont-ils interprétés ? |
| Corps | Le bon modèle RTF est-il chargé ? |
| Copie | La boîte interne reçoit-elle le message ? |
| Mode muet | Le test assisté a-t-il réussi ? |
| Erreurs | Le journal est-il surveillé ? |
| Licence | L’envoi groupé est-il actif ? |
25. Actions à éviter
- Activer le mode muet avant les tests.
- Envoyer un lot sans vérifier les adresses.
- Relancer tout le lot après une erreur sans analyse.
- Confondre email PDF et flux de facture électronique.
- Modifier le modèle sans sauvegarde.
- Partager les identifiants SMTP.
- Activer une balise technique sans support.
26. Compatibilité documentée
| Fonction | Repère | Condition |
|---|---|---|
| Envoyer par Email | Fenêtre générique d’impression | QuickReport et FastReport |
| Pièce jointe PDF | Préférences Emails | Type PDF sélectionné |
| Mode muet | Préférences Emails | SMTP ou circuit direct testé |
| Gestion — Copie automatique vers | Préférences Emails | Adresse interne valide |
| FAV — Modèle par défaut | Préférences documentées depuis 2019 | Fichier compatible |
| Balises objet | [DATE], [NUMERO] | Évolution 2022 |
| Envoi groupé FAV | Traitement des factures | Selon version et licence |
| Copie des PDF | FAV_EMAIL_PDF_COPIER_VERS | Spécifique support |
27. Diagnostic rapide
Le bouton Envoyer par Email est grisé
Choisissez un modèle et vérifiez les droits, la version et la licence.
Le message s’ouvre mais ne part pas seul
Le mode muet n’est pas actif ou l’envoi utilise la messagerie locale.
Le PDF n’est pas joint
Contrôlez le format par défaut, le modèle et le moteur d’état.
Le destinataire est vide
Vérifiez l’email de la fiche client et le contact utilisé.
L’objet contient encore [NUMERO]
La fonction ou la version n’interprète peut-être pas cette balise. Testez dans la fenêtre réelle.
Le mauvais corps est proposé
Contrôlez le dossier MODELES, EMAIL, GESTION de l’instance active.
L’envoi groupé ignore certains clients
Vérifiez leur adresse, les filtres, la sélection et la licence.
Une facture est partie deux fois
Analysez les résultats du premier lot avant de relancer.
La copie interne arrive mais pas chez le client
Contrôlez les rejets SMTP, les spams et l’adresse principale.
Le PDF temporaire disparaît
C’est un comportement documenté. Utilisez une procédure d’archivage validée.
L’envoi SMTP échoue
Contrôlez authentification, port, TLS, expéditeur et autorisation SMTP du fournisseur.
Le PDF ne correspond pas au flux électronique
Contrôlez séparément le flux structuré et son statut sur le connecteur.
28. Résultat attendu
Chaque message contient le bon PDF et part vers le bon client. Le mode muet ou l’envoi groupé n’est activé qu’après validation du SMTP, des modèles, des objets et des copies. Les erreurs sont journalisées et les relances ne créent pas de doublons.
29. Sources documentaires
- MENUS KWISATZ — préférences Emails, PDF, mode muet, SMTP, TLS et copie automatique.
- Suivi de développement — bouton Envoyer par Email pour les documents QuickReport et FastReport.
- Suivi de développement — modèles de corps sous
MODELES\EMAIL\GESTION. - Suivi de développement — balises
[DATE]et[NUMERO]. - Suivi de développement — envoi groupé des factures et copie des PDF temporaires.
- Base support — diagnostic SMTP, licence et distinction avec les justificatifs de caisse.