Documentation fonctionnelle KWISATZ
Facturer automatiquement plusieurs bons de livraison
La procédure automatique sélectionne les BLV d’une période, crée les FAV correspondantes et regroupe dans une même facture les livraisons compatibles d’un client ou d’un même client de facturation.
Réponse directe
Ouvrez Clients > Procédures > Facturation automatique des BLV. Définissez le client ou le groupe de clients, la période des bons de livraison, la date d’émission des factures et éventuellement un montant minimal. Cochez Regrouper si possible pour créer une facture par client lorsque les BLV sont compatibles. Pour le premier traitement, activez Demander confirmation avant chaque facture, puis contrôlez les FAV générées et l’état de facturation des BLV.
Conseil technicien général
1. Licence et disponibilité
La dépendance de licence mentionnée dans ce document provient des sources. Sa disponibilité peut varier selon la version, la sérialisation, le partenaire ou l’installation ; faites-la valider techniquement avant de modifier l’environnement.
2. Protection des données
3. Principe
La procédure automatique crée des factures clients FAV à partir des bons de livraison BLV, en tenant compte des quantités déjà facturées.
| Document | Rôle | Effet |
|---|---|---|
| BLV | Justifie la livraison physique. | Sortie de stock déjà réalisée. |
| FAV générée | Crée la créance, l’échéance et la TVA client. | Ne doit pas refaire la sortie des lignes liées au BLV. |
La génération d’une facture est une opération commerciale, comptable et fiscale engageante. N’effectuez pas un test en production sans procédure validée de correction.
4. Procédure automatique ou transformation manuelle ?
| Méthode | Usage conseillé |
|---|---|
| Facturation automatique des BLV | Traitement périodique de nombreux BLV et de plusieurs clients. |
| Transformation depuis la fiche client | Facturation ponctuelle d’un client et contrôle visuel de ses livraisons. |
| Transformation depuis la liste générale des BLV | Sélection ciblée de documents rattachés au même client de facturation. |
Pour une facturation mensuelle multi-clients, la procédure dédiée est généralement plus sûre que la sélection manuelle de nombreux BLV dans la liste générale.
5. Prérequis
- Les BLV sont validés et correspondent aux livraisons réelles.
- Les quantités, prix, remises, TVA, frais et port sont contrôlés.
- Les clients à traiter participent à la facturation automatique.
- Le client de facturation est correctement défini en cas de rattachement.
- Le mode et le délai de règlement sont corrects.
- Les acomptes éventuels sont identifiés.
- La période de facturation est validée.
- Les droits de création de FAV sont attribués.
- Une sauvegarde est disponible avant une première facturation de masse.
6. Activer la facturation automatique du client
La procédure ne traite que les clients déclarés comme participant à la facturation automatique dans leur fiche, dans l’onglet Divers.
- Ouvrez Clients > Gestion du fichier.
- Recherchez le client.
- Ouvrez l’onglet Divers.
- Activez l’option de facturation automatique correspondant aux BLV.
- Contrôlez également le client vers lequel les factures doivent être redirigées, si ce mécanisme est utilisé.
- Enregistrez la fiche.
Le libellé exact de la case peut varier selon la version et le module. Vérifiez son effet sur un client test avant de lancer un traitement global.
7. Contrôler les BLV à facturer
Depuis la fiche client ou la liste générale des BLV, utilisez le filtre de statut :
- Livraisons non facturées ;
- Livraisons partiellement facturées ;
- Livraisons non facturées ou partiellement facturées ;
- Livraisons totalement facturées pour contrôle historique.
Après création d’une facture liée, la colonne État facturation du BLV est actualisée.
8. Ouvrir la procédure
Clients > Procédures > Facturation automatique des BLV
La fenêtre permet de sélectionner les BLV et de définir comment les FAV seront générées.
9. Critères de sélection
| Zone | Fonction |
|---|---|
| Facturer les BLs du client | Limite l’opération à un client. |
| Famille | Limite à une famille de clients. |
| Catégorie | Limite à une catégorie de clients. |
| Commercial | Limite aux clients d’un vendeur ou commercial. |
| Pour la période du / au | Sélectionne les dates des BLV retenus. |
| Période prédéfinie | Propose une plage courante selon la liste disponible. |
| Date d’émission des factures | Définit la date de valeur des FAV générées. |
| Montant minimal | Évite de générer les factures inférieures au seuil indiqué. |
La date d’émission des factures est distincte de la période des BLV. Contrôlez qu’elle appartient à la période comptable et fiscale autorisée.
10. Regrouper si possible
Lorsque cette case est cochée, KWISATZ tente de consolider plusieurs BLV dans une seule facture par client de facturation.
Le regroupement réduit le nombre de factures et convient notamment aux clients livrés plusieurs fois puis facturés en fin de période.
« Si possible » signifie que KWISATZ peut créer plusieurs factures pour un même client lorsque les documents ne sont pas compatibles.
11. Conditions de compatibilité
La documentation cite notamment des critères devant être identiques ou compatibles :
| Critère | Risque en cas de différence |
|---|---|
| Client de facturation | Factures séparées ou sélection refusée. |
| Type de saisie HT ou TTC | Pieds et calculs incompatibles. |
| Devise | Factures séparées. |
| Structure de TVA | Regroupement impossible ou à contrôler. |
| Mode et délai de règlement | Échéances incompatibles. |
| Remise / escompte | Pied de facture différent. |
| Frais et port | Totaux ou TVA de pied différents. |
| Code magasin | Regroupement séparé par stock ou magasin. |
| Vendeur / affaire selon configuration | Segmentation possible des factures. |
N’alignez pas artificiellement des conditions contractuelles uniquement pour obtenir une facture unique. La facture doit rester fidèle aux BLV et aux accords du client.
12. Client de facturation redirigé
La fiche client peut contenir une règle Factures — Rediriger vers. Depuis l’évolution documentée de 2022, la facturation automatique prend en compte le code client de facturation porté par le BLV.
- Des BLV de clients différents peuvent être regroupés si leur code de rattachement pointe vers le même client payeur.
- La facture est alors émise au client de facturation.
- Les destinataires livrés doivent rester identifiables dans le détail ou les références du document.
Vérifiez les adresses, les références de commande et les exigences du client payeur avant toute consolidation multi-destinataires.
13. Code magasin et regroupement
Par défaut, des BLV associés à des codes magasin différents peuvent être séparés afin de préserver la cohérence des stocks et des flux.
Le code magasin ne doit pas servir à distinguer de simples caisses lorsque celles-ci partagent le même stock. Une mauvaise configuration peut exclure certains BLV de la facturation ou créer plusieurs factures.
Une option technique BL2FA_FORCER_STOCK_LOCAL=1 dans la section [COMMUN] de preferences.ini est documentée pour certains besoins de regroupement inter-magasins.
Technicien uniquement : cette option modifie une règle globale de regroupement. Ne l’activez qu’après validation de l’architecture des stocks et test sur une copie ou un dossier maîtrisé.
14. Demander confirmation avant chaque facture
Cette option affiche une confirmation avant la création de chaque FAV.
- Activez-la lors du premier traitement.
- Utilisez-la après une modification des critères.
- Conservez-la pour les clients sensibles ou les factures importantes.
- Elle permet d’interrompre avant une facture inattendue.
Après plusieurs traitements validés et stables, l’entreprise peut décider de désactiver la confirmation pour automatiser davantage la procédure.
15. Montant minimal
Le montant minimal empêche la génération des factures dont le total ne dépasse pas le seuil.
| Valeur | Comportement attendu |
|---|---|
| 0 | Pas de seuil significatif. |
| 50 € | Les groupes inférieurs au seuil restent normalement à facturer ultérieurement. |
| Montant contractuel | Permet une facturation périodique après cumul de plusieurs BLV. |
Contrôlez les BLV laissés en attente à cause du seuil. Ils ne doivent pas être oubliés lors de la période suivante.
16. Lancer la facturation
- Vérifiez les critères une dernière fois.
- Cochez Regrouper si possible si souhaité.
- Activez la confirmation individuelle pour le test.
- Cliquez sur le bouton de démarrage.
- Confirmez la création des factures.
- Contrôlez les messages affichés.
- Ouvrez immédiatement la liste des FAV générées.
Ne relancez pas la procédure immédiatement après une interruption sans vérifier quelles factures ont déjà été créées et quels BLV ont été marqués comme facturés.
17. Contrôler chaque facture générée
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Client facturé | Le client payeur et l’adresse sont-ils exacts ? |
| BLV repris | Tous les BLV attendus sont-ils présents une seule fois ? |
| Période | Les livraisons appartiennent-elles à la plage choisie ? |
| Date FAV | La date d’émission est-elle correcte ? |
| Lignes et quantités | Correspondent-elles aux livraisons facturables restantes ? |
| HT / TVA / TTC | Les totaux et ventilations sont-ils cohérents ? |
| Frais et port | Le pied de facture est-il conforme ? |
| Échéance | Le mode et le délai de règlement sont-ils exacts ? |
| Acomptes | Sont-ils repris une seule fois ? |
| Stock | Aucun second mouvement n’a-t-il été créé ? |
18. Suivre l’état de facturation
La liste des BLV permet de filtrer les livraisons selon leur état :
- totalement facturées ;
- partiellement facturées ;
- non facturées ;
- non facturées ou partiellement facturées ;
- totalement facturées ou partiellement facturées.
Après le traitement, le filtre non facturées ou partiellement facturées doit permettre d’identifier immédiatement les BLV restants.
19. Facturation partielle d’un BLV
La procédure tient compte des quantités déjà facturées. Un BLV partiellement facturé peut donc être repris pour son solde.
- Vérifiez la facture déjà liée.
- Contrôlez les quantités restantes.
- Évitez de modifier le BLV historique sans motif.
- Relancez la procédure sur une période incluant le BLV.
- Contrôlez que seul le reliquat facturable est repris.
20. Transformation manuelle de plusieurs BLV
Depuis les versions documentées en 2022, plusieurs BLV sélectionnés dans la liste générale MDI peuvent être regroupés dans une facture lorsque les documents appartiennent au même client ou au même client de facturation.
- Filtrez sur un client ou un code de facturation.
- Triez par
Client_CodeouClient_Code_Facture. - Sélectionnez un bloc homogène de BLV.
- Lancez la transformation en facture.
- Répondez positivement à la proposition de regroupement lorsque cela est possible.
- Contrôlez la FAV créée.
Cette méthode convient à une sélection ponctuelle. Pour plusieurs clients, utilisez la procédure automatique dédiée.
21. Acomptes et règlements
- Contrôlez les acomptes associés à une commande ou au compte client.
- Vérifiez leur affectation à la FAV générée.
- Ne saisissez pas un second acompte pour compenser une absence apparente.
- Contrôlez l’échéance et le net à payer.
- Le règlement effectif reste distinct de la création de la facture.
22. Imprimer ou envoyer les factures
- Ouvrez la liste des factures créées.
- Filtrez sur la date d’émission et la plage de numéros.
- Prévisualisez le modèle.
- Contrôlez les mentions et les références BLV.
- Imprimez ou exportez en PDF.
- Utilisez l’envoi par email si la licence et la configuration le permettent.
Un cas support indique que l’envoi groupé par email depuis la liste peut dépendre du Pack caisse (fonctions avancées). Vérifiez la licence avant de diagnostiquer le SMTP lorsque le bouton est grisé.
23. Pièges à éviter
- Facturer tous les clients sans contrôler l’option de leur fiche.
- Choisir une période de BLV trop large.
- Utiliser une mauvaise date d’émission.
- Regrouper des BLV ayant des conditions différentes.
- Ignorer un code magasin incohérent.
- Relancer après interruption sans vérifier les FAV déjà créées.
- Supprimer une facture de test en production sans procédure validée.
- Créer une facture indépendante à côté des FAV liées aux BLV.
24. Checklist avant lancement
| Contrôle | Validation |
|---|---|
| Clients activés | Seuls les clients prévus participent au traitement. |
| BLV | Validés, non ou partiellement facturés. |
| Période | Dates de livraison correctes. |
| Date FAV | Période comptable ouverte. |
| Regroupement | Conditions compatibles. |
| Montant minimal | Seuil validé. |
| Acomptes | Identifiés et non dupliqués. |
| Confirmation | Activée pour le premier traitement. |
| Sauvegarde | Disponible avant le lot. |
25. Compatibilité documentée
| Fonction | Repère | Condition connue |
|---|---|---|
| Facturation automatique des BLV | Clients, Procédures | Client activé dans sa fiche |
| Filtres client/famille/catégorie/commercial | Fenêtre automatique | Critères combinables |
| Période et date FAV | Fenêtre automatique | Dates distinctes |
| Regrouper si possible | Une facture par client compatible | HT/TTC, devise, TVA et pied cohérents |
| Montant minimal | Fenêtre automatique | BLV conservés pour un traitement ultérieur |
| Client de facturation redirigé | Évolution 2022 | Client_Code_Facture / rattachement commun |
| Regroupement depuis liste MDI | Évolution 2022 | Même client ou client de facturation |
| Regroupement inter-magasins forcé | BL2FA_FORCER_STOCK_LOCAL=1 | Technicien et architecture validée |
26. Diagnostic rapide
Aucune facture n’est créée
Vérifiez l’activation du client, la période, le statut des BLV, le montant minimal et les filtres famille, catégorie ou commercial.
Un client attendu est ignoré
Contrôlez sa participation à la facturation automatique dans l’onglet Divers.
Une facture est créée par BLV
Vérifiez que Regrouper si possible est coché, puis comparez HT/TTC, devise, TVA, règlement, remises, frais et code magasin.
Certains BLV du client manquent
Contrôlez leur période, leur état de facturation, leur code magasin et le client de facturation porté par l’entête.
Les BLV de deux destinataires doivent aller au même payeur
Configurez et contrôlez la redirection de facturation, puis vérifiez le code de facturation des BLV avant le traitement.
Les BLV de magasins différents ne se regroupent pas
C’est le comportement protecteur attendu. Faites valider l’architecture des stocks avant toute option technique de regroupement inter-magasins.
La facture contient moins que les BLV
Vérifiez les quantités déjà facturées, les lignes exclues et une éventuelle facturation partielle antérieure.
Le traitement a été interrompu
Listez les FAV créées et les BLV désormais facturés avant toute relance.
Le bouton d’envoi par email est grisé
Contrôlez la licence Pack caisse (fonctions avancées) et la fonction d’envoi en lot avant les paramètres de messagerie.
Le menu Facturation automatique a disparu
Vérifiez les droits et l’interface. Un cas support documente la réinitialisation de la barre locale par suppression ciblée de
barreicone.ini, KWISATZ fermé, opération réservée au technicien.27. Résultat attendu
Chaque BLV facturable est repris une seule fois. Les documents compatibles sont regroupés par client de facturation, les autres sont séparés de manière explicable. Les FAV ont la bonne date, les bons totaux, les bonnes échéances et les BLV restants apparaissent dans le filtre non ou partiellement facturés.
28. Sources documentaires
- Manuel KWISATZ — Clients > Procédures > Facturation automatique des BLV.
- Manuel KWISATZ — client, famille, catégorie, commercial, période, date d’émission, regroupement, confirmation et montant minimal.
- Manuel KWISATZ — états de facturation des livraisons et transformation BLV vers FAV.
- Suivi de développement — regroupement par
Client_Code_Factureet transformation multi-BLV depuis les listes MDI en 2022. - Base support — critères de compatibilité des pieds de facture et code magasin.
- Base support — option technique
BL2FA_FORCER_STOCK_LOCAL=1et diagnostic des BLV multi-magasins.