Gérer les acomptes sur devis et commandes

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Nature des fonctions KWISATZ citées

Une fonction de consultation, de correction, financière, de périphérique ou de sélection n’a pas le même effet. Les fonctions citées ci-dessous restent limitées au comportement documenté.

2. Protection des données

3. Devis, commande, facture et acompte

4. Pourquoi privilégier la commande BCV ?

• Le client a accepté l’offre.
• Le montant commandé est identifié.
• L’acompte peut être rattaché à un document commercial stable.
• La transformation conserve les liens vers les livraisons et la facture.
• Le financier peut distinguer l’origine BCV avant facturation.
• Le risque de rattacher un paiement à un devis refusé est réduit.

5. Prérequis

• Client et coordonnées vérifiés.
• DEV accepté ou BCV validé.
• Montant TTC de la commande contrôlé.
• Pourcentage ou montant d’acompte convenu.
• Moyen de paiement identifié.
• Date réelle d’encaissement connue.
• Circuit choisi : gestion commerciale ou Vente directe.
• Compte client et droits de règlement contrôlés.
• Procédure de remboursement définie en cas d’annulation.

6. Calculer le montant de l’acompte

7. Acompte demandé sur un devis

La documentation fournie ne confirme pas une fonction standard identique dans toutes les versions permettant de saisir directement un règlement autonome sur un DEV.

1. Indiquez sur le devis le montant ou le pourcentage demandé.
2. Conservez la mention comme condition commerciale.
3. À l’acceptation, transformez le DEV en BCV.
4. Contrôlez que le montant de la commande correspond à l’offre acceptée.
5. Enregistrez ensuite l’acompte sur le BCV ou dans le compte client avec la référence du BCV.

8. Créer l’acompte sur la commande

La présentation exacte de la zone de règlement du BCV peut varier selon la version. Le principe de contrôle reste le suivant :

1. Ouvrez la commande client BCV.
2. Contrôlez le client et le total TTC.
3. Ouvrez la fonction ou la zone de règlement disponible dans le document.
4. Saisissez le montant réellement encaissé.
5. Choisissez le moyen de paiement réel.
6. Conservez la date effective du paiement.
7. Ajoutez une référence, par exemple Acompte BCV 12345.
8. Validez.
9. Contrôlez le mouvement dans le financier du client.

9. Enregistrer l’acompte comme versement sur compte

Lorsque l’interface du BCV ne propose pas le circuit attendu, un versement sur le compte client peut servir de crédit préalable, à condition de conserver une référence explicite.

• Sélectionnez le bon client.
• Saisissez le montant réel.
• Choisissez le moyen de paiement réel.
• Indiquez le numéro du DEV ou du BCV dans le commentaire.
• Contrôlez le solde du client.
• Réaffectez ultérieurement le versement à la FAV si nécessaire.

10. Encaissement en gestion ou en caisse

11. Fonction 067 — Versement/Compte

La fonction caisse 067 — Versement/Compte permet de créditer le compte client depuis la Vente directe.

• Le client doit être sélectionné.
• Le montant et le moyen de règlement doivent être réels.
• Le versement appartient au financier de caisse.
• Une préférence documentée permet d’autoriser plusieurs règlements successifs.

12. Transformer le BCV après acompte

Lors de la transformation BCV → BLV → FAV, le mouvement d’acompte doit rester traçable et ne pas être recréé.

1. Ouvrez le BCV.
2. Contrôlez le montant d’acompte enregistré.
3. Transformez la commande selon le circuit normal.
4. Contrôlez les quantités livrées.
5. Créez la FAV liée.
6. Ouvrez le financier ou la zone de règlement de la facture.
7. Vérifiez que l’acompte est repris ou disponible pour affectation.
8. Calculez le solde restant.

13. Origine financière BCV

Un cas support confirme qu’un acompte de commande peut rester stocké avec l’origine BCV jusqu’à la transformation en facture.

14. Affecter un versement à la facture

Lorsqu’un versement existe déjà sur le compte client mais n’est pas affecté à la FAV :

1. Ouvrez la facture concernée.
2. Cliquez sur F7 Règlement.
3. Utilisez le bouton Réaffect.
4. Sélectionnez le versement correspondant.
5. Contrôlez le montant, la date et le moyen de paiement.
6. Validez.
7. Contrôlez le nouveau net à payer.

15. Régler directement une facture depuis la caisse

Lorsque la FAV existe déjà, une touche de caisse peut être programmée avec la fonction 067 et le paramètre -FAV.

1. Sélectionnez le client en Vente directe.
2. Appelez la touche Versement/Compte -FAV.
3. Saisissez le montant et le moyen de paiement.
4. Sélectionnez la facture dans la liste proposée.
5. Validez l’encaissement.

16. Plusieurs acomptes sur une même commande

• Enregistrez chaque paiement à sa date réelle.
• Conservez le moyen de paiement de chaque versement.
• Ajoutez la même référence BCV.
• Contrôlez le cumul avant toute nouvelle saisie.
• Vérifiez que le cumul ne dépasse pas le montant de la commande.
• Lors de la FAV, affectez chaque mouvement une seule fois.

17. Commande modifiée après acompte

18. Facturation partielle

Lorsqu’une commande donne lieu à plusieurs FAV, l’affectation de l’acompte doit être décidée et contrôlée.

• Affectation totale sur la première facture.
• Affectation partielle au prorata.
• Conservation du solde comme crédit pour la facture suivante.

19. Annulation de la commande

Si la commande est annulée après encaissement :

1. Ne supprimez pas le mouvement d’acompte sans analyse.
2. Conservez la commande et sa référence si une trace est requise.
3. Décidez si le client est remboursé ou conserve un crédit.
4. Enregistrez uniquement le mouvement financier réel de remboursement.
5. Contrôlez le compte client.
6. Contrôlez le journal de caisse si l’acompte avait été encaissé en Vente directe.

20. Remboursement de l’acompte

21. TVA et document final

L’acompte est un paiement avant la facturation finale. La facture ou le document fiscal doit ensuite présenter le traitement conforme au circuit de l’entreprise.

22. Contrôler le compte client

• Montant de la commande.
• Total des versements.
• Origine BCV, BLV ou FAV.
• Date financière du mouvement.
• Moyen de règlement.
• Affectation à la facture.
• Solde créditeur ou débiteur.
• Lignes annulées ou effacées.

23. Contrôler la caisse

Si l’acompte a été encaissé en Vente directe :

• il doit apparaître dans le journal des règlements ;
• le moyen de paiement doit correspondre au tiroir ou au TPE ;
• la date doit correspondre au décompte concerné ;
• un remboursement ultérieur doit être rapproché séparément.

24. Statistiques et analyses

Les analyses personnalisées doivent tenir compte des origines financières.

• Un acompte BCV peut être absent d’une analyse filtrée uniquement sur FAV.
• Après transformation, vérifiez s’il reste une seule ligne ou si un mouvement est recopié.
• Contrôlez le total sur le compte client avant de modifier une requête.
• Ne mélangez pas financier de caisse et financier de gestion.

25. Checklist avant transformation en facture

26. Actions à éviter

• Ressaisir l’acompte sur la FAV sans rechercher l’origine BCV.
• Saisir le même paiement en gestion et en Vente directe.
• Utiliser -FAV avant que la facture existe.
• Supprimer un versement pour simuler un remboursement.
• Transformer une commande sans vérifier le financier client.
• Compter deux fois les origines BCV et FAV dans une statistique.
• Considérer l’abandon des reliquats comme un remboursement.
• Corriger un solde à partir du seul affichage d’un ticket.

27. Compatibilité documentée

28. Diagnostic rapide

29. Résultat attendu

30. Sources documentaires

• Base support — acompte de commande identifié avec l’origine BCV jusqu’à la transformation.
• Base support — risque de double comptabilisation lors de la transformation BCV vers FAV.
• Base support — fonction 067 Versement/Compte avec paramètre -FAV.
• Base support — affectation manuelle depuis F7 Règlement > Réaffect.
• Suivi de développement — option Versement sur compte, autoriser règlements multiples.
• Base support — distinction entre financier de Vente directe et financier de gestion commerciale.