Gestion des acomptes et du reste à payer

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Nature des fonctions KWISATZ citées

Une fonction de consultation, de correction, financière, de périphérique ou de sélection n’a pas le même effet. Les fonctions citées ci-dessous restent limitées au comportement documenté.

2. Repères de version

Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.

3. Licence et disponibilité

La dépendance de licence mentionnée dans ce document provient des sources. Sa disponibilité peut varier selon la version, la sérialisation, le partenaire ou l’installation ; faites-la valider techniquement avant de modifier l’environnement.

4. Protection des données

5. Distinguer les trois circuits KWISATZ

6. Préciser « acompte », « arrhes » ou « avoir »

7. Saisir un acompte depuis un document commercial

Dans l’entête d’un document client, KWISATZ affiche notamment :

• Total TTC ;
• Acomptes : total des acomptes reçus pour le document ;
• Reste à payer : total TTC diminué des acomptes.

Reste à payer = Total TTC − Acomptes affectés

Procédure

1. Créez ou ouvrez le document client.
2. Vérifiez le client, la date et le total.
3. Cliquez sur Acomptes.
4. Saisissez la date et le montant encaissé.
5. Choisissez le moyen de paiement.
6. Renseignez les références utiles : banque, chèque, commentaire ou pièce.
7. Validez le versement.
8. Contrôlez la mise à jour des zones Acomptes et Reste à payer.
9. Imprimez ou envoyez le justificatif.

8. Utiliser la fonction 067 — Versement/Compte

La fonction 067 alimente le compte d’un client depuis la vente directe.

Fonctionnement standard

1. Appuyez sur Versement/Compte.
2. Sélectionnez le client s’il n’est pas déjà actif.
3. Saisissez le montant.
4. Appuyez sur le moyen de paiement concerné.
5. Contrôlez le reçu de versement imprimé.
6. Vérifiez le mouvement dans le compte client.

Paramètres documentés

9. Acomptes sur tickets de réservation

Fonctions à placer sur le clavier

Création avec acompte

1. Sélectionnez obligatoirement le client.
2. Activez le mode réservation avec 147 -B, si cette méthode est utilisée.
3. Saisissez les articles, quantités et informations de livraison.
4. Totalisez le ticket.
5. Saisissez un ou plusieurs règlements partiels.
6. Enregistrez avec 147 -E.
7. Contrôlez le total de la réservation, les acomptes et le reste.
8. Remettez au client le ticket ou le document A4.

Solde de la réservation

1. Utilisez la fonction 148.
2. Scannez le code-barres de la réservation ou recherchez-la.
3. Vérifiez le client, le contenu et les acomptes déjà encaissés.
4. Contrôlez le reste à payer.
5. Encaissez uniquement le solde.
6. Validez le ticket définitif.

Mode multiple automatique

Avec le paramètre -MMA, la fonction 148 permet de sélectionner plusieurs réservations. KWISATZ génère automatiquement les tickets correspondants, réaffecte leurs acomptes et, lorsqu’un solde subsiste, peut solder le ticket généré par une mise en compte.

10. Séparation technique des acomptes de réservation

Les versions récentes distinguent l’acompte de réservation d’un versement classique sur compte :

11. Commandes, livraisons et facture finale

Cycle recommandé

Commande client
→ acompte affecté
→ livraison complète ou partielle
→ facture finale
→ reprise de l’acompte
→ encaissement du reste à payer

Avant transformation

• contrôler le client ;
• contrôler les documents liés ;
• contrôler les acomptes affectés ;
• contrôler les livraisons partielles ;
• contrôler le total déjà facturé ;
• contrôler le solde du compte client.

Facture finale

1. Transformez la commande ou le BL selon le cycle utilisé.
2. Vérifiez le total HT, la TVA et le TTC.
3. Vérifiez la ligne ou la zone d’acompte repris.
4. Comparez avec les justificatifs d’encaissement.
5. Contrôlez le reste à payer.
6. Validez la facture.
7. Réaffectez le versement si cette opération n’a pas été automatique.
8. Encaissez le solde et contrôlez le compte client.

12. Calculer et imprimer le reste à payer

Reste à payer
= Total TTC
− Acomptes affectés
− Règlements déjà imputés
+ Corrections ou frais restant dus

Le calcul exact dépend du type de document et des versements affectés. Utilisez les champs calculés de KWISATZ plutôt qu’un recalcul manuel dans un modèle d’état.

Impressions provisoires

Depuis mars 2025, l’impression provisoire d’un ticket en cours contenant un paiement partiel peut afficher la mention RESTE À PAYER.

Code-barres de valorisation

Le centre d’encaissement peut encoder le total ou le reste à payer dans un code-barres destiné à un système d’encaissement externe. Lorsque le reste est encodé, un règlement virtuel peut être utilisé pour solder techniquement le ticket.

13. Rembourser ou annuler un acompte

Avant toute opération

1. Identifier s’il s’agit juridiquement d’un acompte ou d’arrhes.
2. Retrouver la commande, réservation ou facture d’origine.
3. Retrouver le versement et son moyen de paiement.
4. Vérifier s’il a déjà été affecté à une facture.
5. Vérifier la TVA déclarée sur l’acompte.
6. Obtenir l’autorisation du responsable.

Scénarios

14. TVA sur les acomptes

Livraisons de biens

Pour les acomptes encaissés depuis le 1er janvier 2023, la TVA relative à une future livraison de biens est exigible au moment de l’encaissement, à hauteur du montant encaissé, lorsque les éléments de la livraison sont déjà suffisamment connus, notamment les biens désignés avec précision.

Prestations de services

La TVA est en règle générale exigible lors de l’encaissement des acomptes, sauf régime ou option particulière.

Facture d’acompte

Lorsqu’elle est requise, elle doit comporter les mentions obligatoires, le taux et le montant de TVA correspondant à l’acompte. La facture finale reprend le prix total, l’acompte et le solde, sans déclarer deux fois la même taxe.

15. Schéma comptable général

Le plan comptable français prévoit le compte :

Encaissement de l’acompte

Débit : compte de trésorerie ou règlement
Crédit : 4191 – Avances et acomptes reçus
+ écriture de TVA exigible si applicable

Facture finale

Débit : 411 – Client, pour le total de la facture
Crédit : comptes de ventes
Crédit : TVA collectée
Puis imputation de l’acompte :
Débit : 4191
Crédit : 411

Encaissement du solde

Débit : trésorerie
Crédit : 411 – Client

16. Pont comptable et prévention des doublons

Deux sources possibles

Risque historique

Un versement sur compte encaissé en caisse pouvait ensuite être réaffecté à une facture de gestion. S’il était exporté une première fois dans le pont de caisse puis une seconde fois dans le pont financier, la comptabilité recevait deux écritures pour le même encaissement.

Contrôle recommandé

1. Relevez l’identifiant et la date du versement initial.
2. Vérifiez son export dans le journal de caisse.
3. Vérifiez la réaffectation à la facture.
4. Générez le pont financier sur une période pilote.
5. Recherchez le même montant, la même pièce et le même client.
6. Vérifiez qu’aucun deuxième mouvement de trésorerie n’est produit.
7. Contrôlez uniquement le transfert entre 4191 et 411 selon le schéma validé.

Date des acomptes ajoutés à une réservation

Lorsqu’un acompte est ajouté pendant la correction d’une réservation, les versions récentes enregistrent la date, l’heure et le numéro de caisse du nouveau versement. Les décomptes, journaux, statistiques et le pont de caisse utilisent cette date financière, plutôt que la date initiale de création de la réservation.

17. Multi-sites et compatibilité de versions

Dans une architecture interfaces de communication multi-sites :

• le ticket de réservation et ses règlements naissent sur la caisse d’origine ;
• le Back-Office reçoit les données et champs prévus par la version ;
• les magasins doivent connaître le même schéma de tables ;
• le champ RESA_ACOMPTES nécessite une compatibilité de versions ;
• les dates financières des nouveaux acomptes doivent être transmises ;
• le pont comptable central doit éviter les encaissements déjà exportés localement.

18. Documents, reçus et modèles d’impression

À faire apparaître

• identité du client ;
• numéro et date de commande ou réservation ;
• date prévue de livraison ;
• total de la commande ;
• nature du versement : acompte ou arrhes ;
• montant encaissé et moyen de paiement ;
• total des acomptes antérieurs ;
• reste à payer ;
• TVA de l’acompte si applicable ;
• conditions d’annulation ou référence aux CGV.

Réservations A4

Les tickets de réservation peuvent être imprimés au format A4 avec les extensions historiques .086 ou FastReport .586.

Modèles de factures

Utilisez les champs Acomptes et Reste à payer fournis par KWISATZ. Ne recalculez pas manuellement le solde dans le modèle si plusieurs réaffectations ou avoirs peuvent intervenir.

19. Sécurité et autorisations

• rendre la sélection client obligatoire pour les versements ;
• limiter la fonction 067 aux vendeurs formés ;
• protéger les remboursements et corrections par superviseur ;
• interdire les montants négatifs non justifiés ;
• conserver les reçus et références bancaires ;
• journaliser les réaffectations ;
• contrôler les réservations corrigées ;
• rapprocher quotidiennement la caisse et les TPE ;
• réviser périodiquement les crédits clients anciens ;
• séparer la personne qui rembourse de celle qui contrôle.

20. Recette avant mise en production

1. Créer une commande client avec acompte.
2. Vérifier les zones Acomptes et Reste à payer.
3. Transformer la commande en BL puis facture.
4. Contrôler la reprise de l’acompte.
5. Encaisser le solde.
6. Créer un versement général avec la fonction 067.
7. Affecter un versement à une facture avec -FAV.
8. Créer une réservation sans acompte.
9. Créer une réservation avec acompte partiel.
10. Créer une réservation entièrement payée.
11. Ajouter un deuxième acompte par correction.
12. Solder la réservation et contrôler le reste.
13. Tester -MMA sur plusieurs réservations.
14. Tester un remboursement autorisé.
15. Tester une annulation après facture.
16. Contrôler compte client et solde réservation.
17. Contrôler décompte, journal des règlements et Ticket Z.
18. Générer le pont de caisse.
19. Générer le pont financier.
20. Vérifier l’absence de double encaissement.
21. Contrôler 411, 4191 et TVA avec la comptabilité.

21. Diagnostic rapide

22. Actions à éviter

• saisir le même acompte depuis deux écrans ;
• réencaisser l’acompte dans la facture finale ;
• réaffecter un acompte de réservation à une facture sans lien ;
• rembourser sans identifier acompte ou arrhes ;
• rembourser une CB par espèces sans justification ;
• modifier directement les tables client ou ticket ;
• supprimer une commande contenant un versement ;
• relancer deux ponts sur la même trésorerie sans contrôle ;
• considérer le compte 4191 comme du chiffre d’affaires définitif ;
• ignorer la TVA exigible sur les acomptes concernés ;
• mettre à jour uniquement le Back-Office d’un réseau hétérogène ;
• recalculer le reste à payer dans un état sans les affectations réelles.

23. Liste de contrôle

• La nature acompte ou arrhes est écrite.
• Le client est correctement identifié.
• Le circuit document, compte ou réservation est choisi.
• Le versement porte le bon moyen de paiement.
• Le justificatif mentionne le document d’origine.
• Le reste à payer est contrôlé après chaque versement.
• La facture finale reprend l’acompte une seule fois.
• Le solde client et le solde réservation sont distincts.
• Les remboursements sont autorisés et tracés.
• La TVA de l’acompte est validée.
• Le compte 4191 est configuré.
• Le compte 411 est soldé correctement.
• Le pont de caisse et le pont financier ne doublonnent pas.
• Les magasins utilisent des versions compatibles.
• Les modèles affichent les champs natifs de KWISATZ.

24. Évolutions KWISATZ documentées

25. Sources documentaires

• MENUS_KWISATZ — documents commerciaux clients, zones Acomptes et Reste à payer.
• LesFonctionsDeCaisses — fonction 067 et fonctions 147, 148, 149 et 195.
• Tutoriels KWISATZ — création, correction, solde et journal des tickets de réservation.
• Suivi de développement KWISATZ — RESA_ACOMPTES, paiements partiels, réaffectations et pont comptable.
• BOFiP — exigibilité de la TVA sur les acomptes relatifs aux livraisons de biens.
• DGCCRF — distinction entre acompte, arrhes et avoir.
• Autorité des normes comptables — plan de comptes 2026 et compte 4191.

Références officielles : BOFiP — TVA sur les acomptes · DGCCRF — Acompte, arrhes et avoir · ANC — Plan de comptes 2026 .