Consulter l’historique complet d’un client

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Nature des fonctions KWISATZ citées

Une fonction de consultation, de correction, financière, de périphérique ou de sélection n’a pas le même effet. Les fonctions citées ci-dessous restent limitées au comportement documenté.

2. Vue complète de la relation client

3. Accéder à la fiche client

Depuis le Back-Office

1. Ouvrez Clients > Gestion du fichier.
2. Recherchez le client.
3. Ouvrez la fiche par double-clic, F3 ou menu contextuel.
4. Passez en visualisation si aucune modification n’est nécessaire.

Depuis la vente directe

Paramètres utiles de la fonction 086

• -A[code client] : affectation directe d’un client connu ;
• -T1 : tri par code ;
• -T2 : tri par libellé ;
• -P1 à -P4 : présentation prédéfinie ;
• -PSFA[code famille] : filtre famille client ;
• -PSCA[code catégorie] : filtre catégorie client.

4. Identifier le bon client

Contrôles recommandés

• code client ;
• nom ou raison sociale ;
• adresse ;
• téléphone ;
• email ;
• numéro de fidélité ou code-barres ;
• SIRET ou autre identifiant professionnel si renseigné ;
• magasin d’affectation ;
• date de création de la fiche.

Homonymes

Ne sélectionnez pas un client uniquement sur son nom. Utilisez au moins un deuxième critère.

Doublons

Un doublon répartit l’historique : certains tickets peuvent être rattachés à une fiche, les factures et règlements à une autre, et les rendez-vous à une troisième.

5. Lire la synthèse dans l’onglet Tarif

L’onglet Tarif affiche notamment :

• Solde : solde actuel calculé à partir des documents et règlements ;
• Découvert maxi : seuil accordé au client ;
• Compte bloqué : interdiction d’utiliser le compte ;
• Chiffre d’affaires HT et TTC ;
• Fidélité — Droits en cours ;
• Fidélité — Nb passages ;
• Nb tickets ;
• mode de règlement, délai, tarif, remises et statut TVA.

Utilisation

Cette synthèse aide à repérer immédiatement :

• un client débiteur ;
• un compte bloqué ;
• un fort volume de ventes ;
• un droit fidélité en cours ;
• un nombre de tickets incompatible avec l’historique visible.

6. Onglet Historique — Ctrl-F7

Utilisation

• repérer les articles déjà achetés ;
• retrouver la date d’une vente ;
• identifier la source ticket, BL ou facture ;
• contrôler les quantités et montants selon les colonnes affichées ;
• imprimer l’historique des ventes ;
• personnaliser les colonnes et leur ordre.

Attention au mot « Historique »

Cet onglet est commercial. Il ne contient pas à lui seul :

• les échéances et versements ;
• tous les rendez-vous ;
• les modifications successives de la fiche client ;
• une journalisation complète des emails et appels ;
• tous les statuts d’une plateforme de fidélité externe.

7. Onglet Devis — Ctrl-F9

L’onglet présente l’historique des devis du client et permet notamment :

• de créer un devis ;
• de le consulter ou modifier selon son statut ;
• de l’effacer avec confirmation lorsque l’action est autorisée ;
• de le transformer en commande ;
• de le transformer en bon de livraison ;
• de le transformer en facture ;
• d’imprimer le document ou la liste ;
• de personnaliser les colonnes.

Questions de suivi

• Le devis est-il encore valable ?
• A-t-il été accepté, refusé ou remplacé ?
• A-t-il déjà donné naissance à une commande ou facture ?
• Existe-t-il plusieurs versions pour le même besoin ?

8. Onglet Commandes — Ctrl-F10

Filtres de statut

• toutes les commandes ;
• totalement livrées ;
• partiellement livrées ;
• non livrées ;
• non livrées ou partiellement livrées ;
• totalement ou partiellement livrées ;
• masquage des commandes finalisées.

Actions

• créer ou consulter une commande ;
• transformer la commande en BLV ;
• transformer directement la commande en facture ;
• imprimer le document ou le listing ;
• contrôler l’état de livraison ;
• examiner les reliquats encore actifs.

9. Onglet Livraisons — Ctrl-F11

Filtres de statut

• toutes les livraisons ;
• totalement facturées ;
• partiellement facturées ;
• non facturées ;
• non facturées ou partiellement facturées ;
• totalement ou partiellement facturées.

Actions

• créer ou consulter un BLV ;
• transformer le BLV en facture ;
• contrôler l’état de facturation ;
• imprimer le BL ou le listing ;
• vérifier les quantités et documents liés.

10. Onglet Factures — Ctrl-F12

Filtres de statut

• toutes les factures ;
• totalement réglées ;
• partiellement réglées ;
• non réglées ;
• non réglées ou partiellement réglées ;
• totalement ou partiellement réglées.

Contrôles

• date et numéro ;
• montant TTC ;
• acompte ;
• reste à payer ;
• échéances ;
• versements affectés ;
• avoirs éventuels ;
• document source ;
• statut du pont comptable.

11. Onglet Tickets et fonctions de caisse

L’onglet Tickets présente les tickets rattachés au client. Sa liste est personnalisable.

Autres fonctions utiles

Ticket sans client

Un ticket validé sans client ne peut pas apparaître dans l’historique de la fiche attendue. La fonction 155 peut corriger le code client lorsqu’une correction administrative est légitime et autorisée.

12. Historique financier : échéances et versements

Filtres documentés

• tous les mouvements ;
• uniquement les échéances ;
• uniquement les versements ;
• tri par date ;
• tri par document ;
• tri par client ;
• tri personnalisé par colonnes.

Informations utiles

• date de valeur ;
• document lié ;
• net à payer ;
• mode de règlement ;
• montant affecté ;
• remarque et numéro de chèque ;
• date d’encaissement ;
• banque et remise ;
• coordonnées SEPA lorsque concernées ;
• montant global et répartitions.

Fonction 088

Depuis la caisse, 088 — Imprime compte client imprime le relevé du client actif.

Protection des échéances

Les lignes d’échéance générées par les factures ne doivent pas être modifiées ou effacées directement depuis l’historique financier. La correction doit être effectuée depuis la facture concernée.

13. Onglet Abonnements

L’onglet présente l’historique des abonnements du client. Il permet de contrôler :

• la formule ;
• la période de validité ;
• les prestations incluses ;
• les quantités initiales et restantes ;
• les rechargements ;
• les abonnements expirés ;
• les incohérences de consommation.

14. Onglet Planning

L’onglet Planning, disponible en modification ou visualisation, présente l’historique des rendez-vous du client.

Contrôles possibles

• date et heure ;
• dossier de planning ;
• classe d’événement ;
• vendeur ou intervenant ;
• prestation prévue ;
• commentaire ;
• rendez-vous passé ou futur ;
• lien avec un ticket ou une prestation réellement effectuée.

15. Commentaires, mots-clés, flash caisse et photo

Commentaires / Mots-clés

Ce champ mémo peut être utilisé dans les sélections de listings. La case Afficher en caisse sous forme de flash affiche le texte lors du passage du client en caisse.

Notes diverses

Le champ RTF accepte une mise en forme enrichie. Contrairement aux mots-clés, il n’est pas destiné aux recherches dans les listings documentés.

Photo

Une photo peut être enregistrée ou capturée depuis une caméra, lorsque son usage est justifié par le processus.

16. Fidélité et passages

L’onglet Tarif affiche la situation courante :

• droits de fidélité en cours ;
• nombre de passages ;
• nombre total de tickets.

Fonction 107

La fonction 107 — RAZ Fidélité remet à zéro les droits du client actif. Elle doit être réservée à une procédure autorisée.

Reconstituer l’historique

Pour comprendre une variation de fidélité, contrôlez :

• les tickets concernés ;
• les articles et bonus ;
• les opérations spéciales ;
• les chèques cadeaux ou bons émis ;
• une éventuelle remise à zéro ;
• les plateformes externes ;
• les contre-passations et retours.

17. Imprimer un historique détaillé des ventes

Accès : Analyses > Historiques des ventes.

Sources disponibles

• factures et tickets ;
• tickets uniquement ;
• factures uniquement ;
• mouvements de stock — tous ;
• mouvements de stock — tickets ;
• mouvements de stock — gestion.

Critères documentés

• période ;
• dépôt et magasins, magasin unique ou groupe de magasins ;
• rayon ;
• famille ;
• ligne ;
• marque ;
• produit ;
• famille client ;
• catégorie client ;
• client ;
• vendeur ;
• fournisseur ;
• filtres et tris personnalisés.

Marquage des clients

L’onglet de marquage permet de marquer les clients inclus dans le calcul pour un traitement ultérieur, par exemple un courrier.

Choisir la bonne source

18. Rappeler les documents depuis la vente directe

Ces fonctions permettent à l’opérateur de consulter rapidement les documents du client en cours sans quitter le parcours de caisse.

19. Historique multi-sites interfaces de communication multi-sites

Historique caisse transféré

Le suivi de développement documente :

• une option interface de communication du back-office Forcer l’export des historiques clients ;
• l’export des mouvements issus des tickets liés aux clients ;
• une option interface de communication de la caisse Import automatique des historiques clients ;
• le code d’origine TIC2 pour distinguer les mouvements externes importés des tickets locaux TIC.

Conséquences

• un historique magasin peut être visible au siège ;
• un historique distant peut manquer si l’option n’est pas active ;
• la dernière communication détermine la fraîcheur ;
• un code client différent empêche le regroupement attendu ;
• un ticket peut être présent à la caisse mais absent au Back-Office.

20. Limites d’un historique « complet »

Pas de timeline CRM unique documentée

La base analysée ne décrit pas une chronologie unique combinant automatiquement :

• tickets et documents ;
• paiements ;
• emails ;
• SMS ;
• appels téléphoniques ;
• rendez-vous ;
• modifications de la fiche ;
• événements des plateformes externes.

Données actuelles et données historiques

Certaines analyses relisent les fiches articles ou clients actuelles. Si une famille, une marque, un fournisseur ou une classification a changé après la vente, une analyse calculée aujourd’hui peut ne pas reproduire exactement le contexte d’origine.

Emails et SMS

Les modules d’envoi produisent leurs propres journaux ou résultats selon la version, mais aucun onglet universel de la fiche client n’est documenté pour tous les messages.

21. Imprimer et exporter sans perdre le contexte

Impressions disponibles

• historique des ventes ;
• listings de devis, commandes, livraisons et factures ;
• relevé de compte ;
• fiche client ;
• courriers ;
• états FastReport personnalisés.

Exports de la liste clients

La gestion du fichier clients permet des exports Excel, HTML ou ASCII dans le répertoire EXPORT du dossier.

Précautions

• indiquer la période et la source ;
• indiquer le magasin ;
• conserver le code client ;
• ne pas totaliser des sources redondantes ;
• protéger le fichier ;
• supprimer l’export lorsqu’il n’est plus nécessaire ;
• ne pas inclure les colonnes bancaires ou commentaires sans besoin.

22. Droits, confidentialité et traçabilité

• privilégier la visualisation lorsque la modification n’est pas nécessaire ;
• limiter l’accès aux comptes, IBAN et commentaires ;
• réserver la correction du code client sur ticket ;
• protéger les exports et impressions ;
• ne pas transmettre l’historique à un tiers non vérifié ;
• masquer les données sans rapport avec la demande ;
• journaliser les corrections sensibles ;
• ne pas effacer un document pour masquer une opération ;
• ne pas saisir de secret dans les commentaires ;
• contrôler l’adresse email avant l’envoi d’une facture ou d’un relevé ;
• protéger les photos et pièces jointes ;
• respecter les informations enregistrées dans l’onglet RGPD.

23. Recette avant déploiement

1. Créer un client de test identifiable.
2. Créer un ticket rattaché au client.
3. Créer un ticket anonyme pour comparer.
4. Créer un devis.
5. Transformer le devis en commande.
6. Livrer partiellement la commande.
7. Contrôler le reliquat.
8. Créer une facture depuis le BL.
9. Saisir un acompte.
10. Saisir un versement partiel.
11. Contrôler l’échéance ECH et le versement VER.
12. Créer un ticket de caisse supplémentaire.
13. Créer un abonnement et consommer une prestation.
14. Créer un rendez-vous planning.
15. Ajouter un commentaire et un flash caisse.
16. Contrôler l’onglet Historique.
17. Contrôler les onglets Devis à Factures.
18. Contrôler l’onglet Tickets.
19. Imprimer le compte avec la fonction 088.
20. Réimprimer un ticket avec la fonction 089.
21. Corriger sur un test le code client avec la fonction 155.
22. Créer un doublon client et observer la séparation des historiques.
23. Transmettre un ticket par interface de communication de la caisse et contrôler TIC2 au siège.
24. Imprimer un historique des ventes filtré sur le client.
25. Comparer les totaux par source.
26. Tester les droits d’un utilisateur en consultation seule.

24. Diagnostic rapide

25. Actions à éviter

• se fier à un seul onglet ;
• sélectionner un homonyme sans second contrôle ;
• additionner FAV, BLV et TIC sans comprendre leurs liens ;
• modifier une échéance générée directement dans le financier ;
• supprimer une fiche doublon avant inventaire ;
• recréer un ticket absent du siège ;
• corriger le code client d’un ticket sans vérifier les impacts ;
• considérer un rendez-vous comme une vente ;
• considérer un commentaire comme une preuve auditée ;
• exporter tous les champs sans nécessité ;
• afficher l’historique sur un écran public ;
• modifier directement les tables historiques.

26. Liste de contrôle

• Le client est identifié par plusieurs critères.
• Les doublons ont été recherchés.
• L’onglet Historique a été contrôlé.
• Les devis ont été examinés.
• Les commandes non livrées ont été isolées.
• Les BL non facturés ont été isolés.
• Les factures non réglées ont été isolées.
• Les tickets ont été contrôlés séparément.
• Les échéances ECH et versements VER ont été rapprochés.
• Le solde courant est expliqué.
• Les abonnements et passages ont été contrôlés.
• Le planning a été vérifié.
• Les commentaires et flashs sont à jour.
• La fidélité a été rapprochée des tickets.
• Les données des magasins distants sont à jour.
• Le rapport utilise la bonne source.
• Les exports sont limités et protégés.
• Les droits de consultation sont adaptés.

27. Sources documentaires

• MENUS_KWISATZ — gestion du fichier clients et onglets Tarif, Abonnements, Banque, Historique, Devis, Commandes, Livraisons, Factures, Tickets, Commentaires, Planning et RGPD.
• MENUS_KWISATZ — fonctions de caisse 086 à 089, 097 à 099, 107, 113, 114, 117, 118, 155 et 157.
• MENUS_KWISATZ — historique financier clients, mouvements ECH et VER, relevés de compte et protections des échéances.
• MENUS_KWISATZ — Analyses, Historiques des ventes, sources, magasins, produits, clients, vendeurs, filtres et tris.
• LesFonctionsDeCaisses — sélection client, accès fiche client, impression compte et listes documentaires.
• Suivi de développement KWISATZ — export et import des historiques clients interfaces de communication multi-sites, distinction TIC et TIC2.
• Base support — limites des historiques recalculés, doublons clients et absence de timeline CRM universelle documentée.