Sélectionner ou créer un client pendant l’encaissement

Réponse directe

Conseil pour les paramètres et configurations

1. Cartes, badges et radicaux documentés

• Le format EAN-13 client documenté utilise un radical de quatre caractères — 9999 par défaut — puis huit chiffres issus du code client et la clé EAN-13.
• Les radicaux documentés sont 9999 pour les clients, 8888 pour les vendeurs et 7777 pour les tares ou usages associés ; recherchez les conflits avant la mise en production.
• Distinguez l’EAN-13 lié au code client de l’identifiant de badge remplaçable.
• Un EAN-13 fondé sur le code client ne permet pas de révoquer indépendamment une ancienne copie de la carte.
• Ne créez pas une nouvelle fiche client pour remplacer une carte perdue et contrôlez toujours le nom sélectionné après lecture.

2. Nature des fonctions KWISATZ citées

Une fonction de consultation, de correction, financière, de périphérique ou de sélection n’a pas le même effet. Les fonctions citées ci-dessous restent limitées au comportement documenté.

3. Fonction 086 — Sélection client

Sans affectation directe, la fonction 086 ouvre la liste des clients afin d’associer une fiche au ticket.

Actions disponibles dans la fenêtre

• rechercher un client ;
• trier et personnaliser la liste ;
• sélectionner la fiche active ;
• ajouter une fiche avec F4 ;
• modifier une fiche avec F3 ;
• quitter sans sélectionner avec la méthode autorisée par la contrainte client.

Effets de l’affectation

• le code client est mémorisé dans le ticket ;
• les conditions tarifaires sont utilisées ;
• les ventes alimentent son historique ;
• les fonctions de fidélité configurées peuvent utiliser le client actif ;
• les fonctions liées au client actif deviennent accessibles selon le dossier ;
• les contrôles de compte bloqué et messages flash sont déclenchés ;
• les tickets peuvent être retrouvés par ce client.

4. Paramètres de la fonction 086

Combinaison

086 -T2 -P1 -PSFA10

Cette touche ouvre la liste triée par nom, avec la présentation 1 et un filtre sur la famille 10.

5. Rechercher le client existant

Critères recommandés

• code client ;
• nom ou raison sociale ;
• téléphone ;
• email ;
• ville ou code postal ;
• identifiant ou code-barres client lorsqu’il est utilisé ;
• SIRET pour un professionnel ;
• famille ou catégorie ;

Recherche en deux étapes

1. Recherchez avec le nom exact ou les premières lettres.
2. Recommencez avec le téléphone, l’email ou le code postal.
3. Contrôlez les variantes orthographiques et noms de société.
4. Consultez la fiche suspecte avant de créer.

Personnaliser la liste

Adaptez la présentation de la liste avec les colonnes réellement disponibles dans la version installée et nécessaires à l’identification.

• code ;
• nom ;
• téléphone ;
• email ;
• ville ;
• date de dernier passage ;
• compte bloqué ou statut utile selon les champs disponibles.

6. Sélectionner la bonne fiche

Avant validation

1. Comparez le nom.
2. Comparez le téléphone ou l’email.
3. Comparez la ville ou l’adresse.
4. Vérifiez la famille ou la catégorie si elle a un impact.
5. Contrôlez les éventuels homonymes.
6. Validez la fiche.

Après validation

• le nom du client doit apparaître dans la zone prévue de la caisse ;
• un flash peut s’afficher ;
• un compte bloqué ou un découvert peut déclencher un avertissement ;
• le tarif ou les prix peuvent changer ;
• les fonctions utilisant le client actif peuvent devenir disponibles ;

7. Créer un client avec F4 — Ajoute

Procédure

1. Effectuez une seconde recherche anti-doublon.
2. Appuyez sur F4 — Ajoute.
3. Contrôlez ou laissez générer le code client.
4. Saisissez le nom ou la raison sociale.
5. Ajoutez les coordonnées nécessaires.
6. Laissez les valeurs par défaut contrôlées ou faites vérifier les conditions tarifaires nécessaires.
7. Renseignez la famille ou catégorie utile.
8. Renseignez uniquement les informations nécessaires à la finalité annoncée.
9. Validez la fiche avec F2 ou le bouton de sauvegarde.
10. Vérifiez que la fiche est sélectionnée dans le ticket.

Abandon de création

Les versions documentées peuvent afficher une confirmation de sortie sans validation lorsque la fenêtre est fermée après saisie. Vérifiez ce comportement sur la version installée.

8. Modifier une fiche avec F3 ou la fonction 087

Depuis la sélection

Placez-vous sur le client et utilisez F3 — Modifie.

Depuis la caisse

Lorsque le client est déjà actif, utilisez 087 — Accès fiche client.

Modifications usuelles

• téléphone ou email ;
• adresse ;
• contact ou responsable ;
• famille ou catégorie ;
• commentaire ou flash caisse ;
• préférences ou questionnaire RGPD ;
• informations de facturation.

Modifications sensibles

• code tarif ;
• type et pourcentage de remise ;
• statut TVA ;
• découvert maximal ;
• compte bloqué ;
• mode et délai de règlement ;

9. Paramétrer la contrainte client du centre d’encaissement

Accès : Outils > Préférences > Centre d’encaissement.

Choisir selon la procédure de l’entreprise

10. Activer la codification automatique des clients

Accès : Outils > Préférences > Codes automatiques.

Paramètres

• Client — Codification automatique : remplit automatiquement la zone Code à la création ;
• Client — À partir du code : définit le premier code proposé, puis KWISATZ l’incrémente ;
• Fourchette des codes clients gérés localement : protège certaines plages sur les licences Front-Office recevant des mises à jour du Back-Office.

Avantages

• proposition automatique d’un code lors de la création ;
• incrémentation à partir du code configuré ;
• nomenclature plus homogène ;
• protection possible d’une fourchette locale en Front-Office.

11. Champs à saisir lors d’une création en caisse

Minimum technique

• code unique, automatique ou saisi ;
• nom ou raison sociale.

Minimum opérationnel recommandé

• nom ;
• téléphone ou email ;
• code postal ou ville ;
• famille ou catégorie si elle pilote le processus ;
• code tarif et remise contrôlés ;
• statut TVA pour les clients concernés ;
• information RGPD utile à la finalité.

Client professionnel

• raison sociale ;
• adresse de facturation ;
• SIRET et SIREN si nécessaires ;
• numéro de TVA intracommunautaire ;
• contact ;
• email de facturation ;

Éviter la collecte excessive

Ne remplissez pas toutes les zones par principe. Saisissez uniquement les données nécessaires à la fidélité, la facture, la livraison, l’abonnement ou la relation demandée.

12. Impact sur les tarifs, remises et TVA

Données de la fiche client

• Code tarif : valeur définie dans la fiche client et le dossier ;
• Type remise : utilisé avec les remises croisées article/client ;
• % remise : remise globale des documents selon le mécanisme prévu ;
• Statut TVA : LOCAL, CEE ou HORS CEE ;
• tarifs spéciaux client/article ;

Moment de sélection

Client sélectionné après les articles

Vérifiez chaque ligne. Selon le contexte et la version, les prix déjà saisis ne doivent pas être considérés comme automatiquement recalculés sans contrôle.

Tarif du centre

Le centre d’encaissement peut définir un tarif par défaut et proposer de l’appliquer aux clients dont le code tarif est 0.

13. Fidélité et interface Loyalty

Client KWISATZ

L’affectation permet de rattacher :

• les droits de fidélité ;
• le compteur de passages ;
• les bonus articles ;
• l’historique des tickets ;

Interface Loyalty documentée

La fonction 209 regroupe les opérations documentées de l’interface Loyalty :

• -A1 : rechercher un client Loyalty ;
• -A3 : actualiser une fiche ;
• -A4 : créer un nouveau client Loyalty.

14. Compte client, découvert et modes de règlement

Contrôles déclenchés

• solde actuel ;
• découvert maximal ;
• compte bloqué ;
• mode de règlement habituel ;
• délai de paiement ;

Mode de règlement nécessitant un client

Un moyen de paiement peut avoir la case Sélection client obligatoire. Dans ce cas, il est refusé sur un ticket sans client.

Compte bloqué

Ne contournez pas l’avertissement en utilisant une autre fiche. Vérifiez le motif, les autorisations et le financier client.

15. Commentaire et flash caisse

Dans l’onglet Commentaires/Photo de la fiche client, la zone Commentaires/Mots-clés peut être affichée à la caisse lorsque la case Afficher en caisse sous forme de flash est cochée.

Usages adaptés

• information de retrait ou livraison ;
• procédure commerciale autorisée ;
• préférence de contact ;
• alerte opérationnelle courte ;

Usages à éviter

• mot de passe ;
• donnée bancaire ;
• diagnostic médical ;
• jugement personnel ;
• information non vérifiée ;
• texte ancien non daté devenu faux.

16. Sélectionner avant ou après la saisie du ticket

Avant les articles — méthode recommandée

• tarifs et remises appliqués immédiatement ;
• statut TVA connu ;
• flash et compte bloqué contrôlés ;
• historique et fidélité garantis ;
• documents clients préparés correctement.

Après quelques articles

1. Sélectionnez le client.
2. Contrôlez si les prix ont changé.
3. Vérifiez chaque remise.
4. Contrôlez les articles déjà saisis.
5. Contrôlez le total avant encaissement.

Après validation du ticket

Une correction administrative peut être disponible avec la fonction 155 selon les droits et la version. Utilisez-la uniquement après contrôle du ticket et avec l’aide d’un technicien KWISATZ.

17. Affectation directe et client par défaut

Paramètre -A

Une touche dédiée peut appeler directement un client :

086 -A[CODE_CLIENT]

Client par défaut du centre

Le centre d’encaissement possède une zone Code client affecté par défaut. Lorsqu’elle contient un code valide, tous les tickets du centre sont associés à ce client.

Cas d’usage

• client comptoir générique ;

18. Prévenir et traiter les doublons

Causes fréquentes

• recherche limitée au nom exact ;
• nom marital et nom de naissance ;
• raison sociale et nom commercial ;
• téléphone saisi sous plusieurs formats ;
• email avec faute ;
• création simultanée sur deux postes ;
• créations dans plusieurs magasins ;
• plateforme fidélité créant une nouvelle fiche ;
• client générique puis fiche nominative.

Avant création

1. Rechercher le nom.
2. Rechercher le téléphone.
3. Rechercher l’email.
4. Rechercher la société ou le SIRET.
5. Contrôler les fiches proches.

Doublon détecté

1. Ne supprimez aucune fiche immédiatement.
2. Identifiez les tickets et documents de chaque code.
3. Contrôlez les historiques, comptes et fonctions liées de chaque fiche.
4. Désignez la fiche à conserver selon la procédure.
5. Faites traiter la fusion ou réaffectation par les fonctions prévues ou le support.
6. Bloquez ou archivez la fiche abandonnée selon la méthode validée.

19. Création dans une architecture multi-sites

Risques

• même code créé dans deux magasins ;
• même personne créée sous deux codes ;
• mise à jour du siège écrasant une donnée locale ;
• historique réparti entre plusieurs fiches ;
• fidélité incohérente ;
• création externe non encore transmise.

Mesures

• utiliser des plages de codes locales distinctes ;
• centraliser la création si l’organisation le permet ;
• rechercher les coordonnées dans tous les magasins ;
• importer les mises à jour avant une campagne de dédoublonnage ;
• contrôler les journaux des interfaces de communication ;
• ne pas recréer une fiche simplement parce que la communication est en retard.

20. Données personnelles lors de la création

La fiche client peut contenir un onglet ou un questionnaire prévu pour les informations relatives aux préférences et consentements.

Principes opérationnels

• expliquer pourquoi les données sont demandées ;
• ne collecter que les informations nécessaires ;
• distinguer l’exécution de la vente et la prospection commerciale ;
• appliquer la procédure de recueil définie par l’entreprise ;
• enregistrer le refus aussi clairement que l’accord ;
• permettre la mise à jour de l’email et des préférences ;
• protéger l’écran de saisie ;
• utiliser le formulaire prévu lorsqu’il est disponible et nécessaire ;

Impression du formulaire

Le suivi de développement documente un bouton d’impression lors de la création ou de la modification. Vérifiez son comportement sur la version installée avant de l’intégrer à la procédure.

21. Droits et sécurité

• autoriser F4 seulement aux opérateurs formés ;
• limiter F3 ou les zones sensibles ;
• protéger les modifications de tarif, remise et statut TVA ;
• contrôler l’accès au compte bloqué et au découvert ;
• ne pas afficher les colonnes bancaires en caisse ;
• masquer les données au client suivant ;
• ne pas dicter à voix haute les informations sensibles ;
• fermer la fiche après modification ;
• utiliser les traces disponibles selon la version ;
• former les vendeurs au dédoublonnage ;
• tester les droits sur chaque centre d’encaissement ;
• faire vérifier la version en cas d’anomalie F3/F4 ;

22. Recette avant déploiement

1. Programmer une touche 086 sans paramètre.
2. Tester le tri -T1.
3. Créer les présentations P1 à P4.
4. Tester un filtre -PSFA.
5. Tester une affectation directe -A.
6. Rechercher un client par nom.
7. Rechercher par téléphone et email.
8. Créer un client avec F4.
9. Abandonner une création et vérifier la confirmation.
10. Modifier le client avec F3.
11. Ouvrir la fiche avec 087.
12. Tester la codification automatique.
13. tester la stratégie de codification sur plusieurs postes de recette ;
14. Tester les quatre contraintes client.
15. Tester un compte bloqué.
16. Tester un flash caisse.
17. Tester un client tarif 1.
18. Tester une remise croisée.
19. Tester un statut TVA différent.
20. Sélectionner le client après les articles et contrôler les prix.
21. Tester un mode de règlement avec client obligatoire.
22. Tester la fidélité et les passages.
23. tester la détection d’une fiche proche sans créer de doublon en production ;
24. Tester la création en Front-Office avec plage locale.
25. Tester l’impression du formulaire RGPD.
26. Tester les droits d’un vendeur limité.

23. Diagnostic rapide

24. Actions à éviter

• créer sans rechercher ;
• sélectionner un homonyme sur le seul nom ;
• utiliser une touche -A non documentée ;
• contourner un compte bloqué par une nouvelle fiche ;
• modifier le tarif permanent pour une remise ponctuelle ;
• sélectionner le client après encaissement sans procédure ;
• recréer le ticket pour corriger le client ;
• utiliser un client générique pour une fidélité nominative ;
• collecter des données sans finalité ;
• confondre email de reçu et accord de prospection ;
• fusionner les doublons directement en base ;
• laisser visibles les données du client précédent.

25. Liste de contrôle

• La touche 086 est accessible.
• Les paramètres de tri et présentation sont documentés.
• Les filtres famille et catégorie sont maîtrisés.
• F4 et F3 fonctionnent sur la version installée.
• La codification automatique est configurée.
• Les plages locales multi-sites sont cohérentes.
• La contrainte client correspond à l’activité.
• La recherche utilise plusieurs critères.
• La procédure anti-doublon est appliquée.
• Le client est sélectionné avant les articles.
• Tarifs, remises et TVA sont contrôlés.
• Compte bloqué et flash caisse sont testés.
• Les modes de règlement obligatoires sont testés.
• La fidélité et les abonnements sont rattachés.
• Les champs de création sont limités au nécessaire.
• Le questionnaire RGPD est utilisable.
• Les droits F3/F4 sont adaptés.
• La liste de caisse masque les données inutiles.

26. Évolutions KWISATZ documentées

27. Sources documentaires

• MENUS_KWISATZ — fonctions 086, 087, 088 et 089.
• MENUS_KWISATZ — centre d’encaissement et quatre niveaux de contrainte client.
• MENUS_KWISATZ — paramètres -A, -T, -P, -PSFA et -PSCA.
• MENUS_KWISATZ — codes automatiques et fourchettes locales Front-Office.
• MENUS_KWISATZ — fiche client, tarifs, remises, statut TVA, commentaires, flash et RGPD.
• Tutoriels KWISATZ — création de la fiche client, code unique, coordonnées et classifications.
• Suivi de développement KWISATZ — affectation rapide, création Loyalty, contrôles de compte, abandon de fiche et corrections F3/F4.