Documentation location d’articles KWISATZ

Location, caution, retour et facturation des articles loués

KWISATZ prévoit trois conditions de location utilisables en vente directe. Chaque condition définit une durée, un tarif, un éventuel paiement au retour, un compte comptable, un article de pénalité et les jours non autorisés pour la restitution. La fonction 139 clôture la location et calcule les retards. La caution reste un circuit financier distinct à documenter.

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Fiche : LOC-ARTICLE-001 Modules : Articles / Vente directe / Stocks / Financier Public : vendeur, responsable de location ou administration Risque : critique Catégorie : Documents commerciaux — Ventes et facturationMise à jour : 6 août 2026

Réponse directe

Paramétrez les trois formules dans Outils > Préférences > Location, puis renseignez les tarifs génériques ou ceux de chaque article dans Infos supp 2. En caisse, utilisez 136, 137 ou 138 pour enregistrer la sortie, puis 139 — Retour article loué lors de la restitution. Si Paiement au retour est activé, le départ n’est pas valorisé et le montant apparaît sur le ticket de retour.
La caution n’est pas un loyer. Une préautorisation CB, un chèque non encaissé ou un dépôt effectivement reçu ne doivent pas être traités de la même manière. N’intégrez jamais automatiquement la caution au chiffre d’affaires ou à la TVA de la location.

Conseil technicien général

1. Protection des données

2. Comprendre le cycle de location

Client identifié
      │
      ▼
Contrat + état de sortie
      │
      ├─ caution / préautorisation séparée
      │
      ▼
Fonction 136, 137 ou 138
      │
      ▼
Article sorti / date de retour prévue
      │
      ├─ location payée au départ
      └─ location payable au retour
      │
      ▼
Fonction 139
      │
      ├─ retour à l’heure
      ├─ retard / prolongation
      ├─ accessoire manquant
      └─ casse, perte ou nettoyage
      │
      ▼
Facturation finale
      │
      ▼
Restitution ou imputation de la caution
      │
      ▼
Matériel disponible, en contrôle ou en réparation

Ce que le module natif gère

  • trois types de location ;
  • durée en jours ;
  • prix TTC standard et tarif 1 ;
  • prix payé au départ ou au retour ;
  • compte comptable de location ;
  • article de pénalité par jour de retard ;
  • jours sans retour ;
  • sortie et retour depuis la vente directe.

Ce qui n’est pas documenté comme fonction native dédiée

  • contrat de location complet généré automatiquement ;
  • champ caution ou dépôt de garantie ;
  • préautorisation bancaire intégrée au module de location ;
  • état contradictoire illustré avant/après ;
  • workflow Disponible / Loué / Nettoyage / Réparation ;
  • réservation calendaire des unités louables ;
  • relances automatiques des retours en retard ;
  • facturation automatique de la casse selon un barème.
Ces besoins peuvent être couverts par les documents clients, commentaires, formulaires, GED, états personnalisés ou un développement complémentaire, mais ils ne doivent pas être présentés comme des automatismes standard sans recette.

3. Fonctions de caisse 136 à 139

Fonction Libellé Utilisation
136 Location 1 Applique la première condition définie dans les préférences.
137 Location 2 Applique la deuxième condition de location.
138 Location 3 Applique la troisième condition de location.
139 Retour article loué Enregistre la restitution de l’article loué et traite le prix différé ou le retard.
Le texte source de la fonction 138 mentionne par erreur le paramétrage n°2. Son libellé et l’organisation en trois colonnes indiquent qu’elle correspond à la troisième condition. Vérifiez le comportement sur la version installée.

Clavier conseillé

LOCATION JOUR       → 136
LOCATION WEEK-END   → 137
LOCATION SEMAINE    → 138
RETOUR LOCATION     → 139
Les touches doivent porter le libellé commercial réel. Un opérateur ne doit pas choisir « Location 2 » sans connaître la durée et le prix correspondants.

4. Paramétrer Outils > Préférences > Location

L’onglet contient trois colonnes, une par formule de location.

Zone Rôle Contrôle recommandé
Libellé Nom de la condition, sur 20 caractères dans la documentation. Utiliser un nom explicite : Jour, Week-end, 7 jours.
Nb jours Durée prévue de la location. Tester le jour de départ et le jour de retour.
PVTTC Prix TTC générique au tarif standard. Afficher le prix avant le contrat.
PVTTC Tarif 1 Prix TTC générique pour les clients au tarif 1. Tester le client avant la saisie de l’article.
Paiement au retour Sortie non valorisée ; prix porté sur le ticket de restitution. Choisir un circuit unique par formule.
Numéro de compte Compte utilisé par le pont comptable pour la location. Faire valider le compte de produit par la comptabilité.
Code pénalité Article facturé avec une quantité égale aux jours de retard. Créer un article non stockable, prix et TVA validés.
Pas de retour le… Exclut certains jours du calcul de la date de restitution. Configurer les sept jours selon les horaires réels.

Exemple

Formule Durée Prix Paiement Jours exclus
Journée 1 jour 25 € TTC Départ Dimanche
Week-end 3 jours 55 € TTC Départ Dimanche
Longue durée 7 jours 95 € TTC Retour Dimanche et lundi
Le calcul doit être testé autour des jours exclus, des jours fériés et des fermetures exceptionnelles. La base documente les jours de la semaine, pas un calendrier natif complet de jours fériés.

5. Configurer les articles loués

Tarifs génériques

Dans Infos supp 2, cochez Utiliser le tarif générique lorsque l’article suit les trois prix des préférences. Les zones sont alors remplies automatiquement et ne sont pas modifiables dans la fiche.

Tarifs propres à l’article

Lorsque la case n’est pas cochée, le tableau permet de saisir pour les trois formules :

  • le tarif standard ;
  • le tarif n°1 ;
  • des montants adaptés à la valeur ou à la catégorie du matériel.

Préférence de création

L’option Locations — Utiliser les tarifs génériques définit le comportement par défaut des nouvelles fiches articles.

Autres zones à contrôler

  • article stockable ;
  • code interne ou code-barres ;
  • numéro de série lorsque chaque unité doit être identifiée ;
  • famille et rayon ;
  • TVA ;
  • prix de vente en cas de non-restitution ;
  • prix de revient et marge ;
  • commentaires d’utilisation ou de sécurité ;
  • accessoires associés ;
  • date de dernier mouvement de location.
La fiche article contient un historique de dernière transaction incluant la location, mais cela ne remplace pas un planning de disponibilité par unité.
Pour du matériel individualisé, utilisez une identification fiable par série ou code unique. Louer un code générique sans savoir quelle unité physique est sortie rend la preuve de casse difficile.

6. Identifier le client et établir le contrat

Fiche client

Le client doit être sélectionné avant la location afin de conserver :

  • nom et coordonnées ;
  • adresse de facturation ;
  • téléphone et email ;
  • tarif standard ou tarif 1 ;
  • tickets de départ et de retour ;
  • paiements et caution réellement encaissée ;
  • historique d’incidents ou d’impayés autorisé par la politique.

Contrat recommandé

Pour la location de matériel à un particulier, le contrat doit décrire clairement le matériel, la durée, le tarif TTC, les assurances, le dépôt de garantie, ses conditions de restitution, les responsabilités, la livraison, les réclamations et la médiation.

État de sortie

  • code et numéro de série ;
  • accessoires, chargeurs, clés, câbles et consommables ;
  • niveau de carburant, batterie ou compteur ;
  • rayures, chocs et défauts existants ;
  • photos datées si la procédure le permet ;
  • notice et consignes remises ;
  • formation ou démonstration effectuée ;
  • signature des parties.
Sans état contradictoire, il devient beaucoup plus difficile de prouver qu’une dégradation est apparue pendant la location.

7. Gérer la caution ou le dépôt de garantie

Aucun champ ni automate de caution propre au module de location n’est documenté dans la base KWISATZ analysée.

Trois situations à distinguer

Forme Nature Traitement prudent
Préautorisation CB Réservation de capacité sur la carte, sans encaissement immédiat. Suivi dans le TPE ou l’opérateur ; ne pas créer un règlement encaissé dans KWISATZ tant que le montant n’est pas capturé.
Chèque non encaissé Garantie physique conservée. Enregistrer la référence dans le contrat ou registre sécurisé ; ne pas l’intégrer à la caisse comme recette.
Dépôt effectivement encaissé Dette du loueur envers le client tant qu’il doit être restitué. Créer un circuit financier distinct, un justificatif et un compte comptable de caution ; ne pas utiliser un article de location soumis à TVA.
Assurance ou franchise Couverture contractuelle et part restant à charge. Présenter séparément prime, franchise et caution ; ne pas les confondre.

Compte comptable

Le plan comptable 2026 prévoit le compte 165 — Dépôts et cautionnements reçus, avec notamment 1651 — Dépôts et 1655 — Cautionnements. Le schéma précis doit être validé par le cabinet comptable.

Restitution complète

  1. Contrôlez le retour et l’absence de somme due.
  2. Libérez la préautorisation ou restituez le chèque.
  3. Remboursez le dépôt réellement encaissé par le circuit prévu.
  4. Conservez la preuve de restitution.
  5. Rapprochez le compte 165 et la banque ou la caisse.

Imputation partielle ou totale

  1. Établissez le dommage, le retard ou l’élément manquant.
  2. Appliquez seulement les montants prévus et justifiables.
  3. Émettez une facture ou un justificatif détaillé.
  4. Imputez la caution sur cette dette selon la procédure comptable.
  5. Remboursez le reliquat.
  6. Conservez les preuves, photos, devis ou factures de réparation.
Ne conservez pas automatiquement toute la caution pour une petite dégradation ou un retard. La retenue doit correspondre au contrat et au préjudice justifié.

8. Enregistrer le départ du matériel

Procédure

  1. Sélectionnez le client.
  2. Vérifiez le contrat et la formule choisie.
  3. Appelez la fonction 136, 137 ou 138.
  4. Scannez ou sélectionnez l’article.
  5. Contrôlez le prix standard ou tarif 1.
  6. Contrôlez la date prévue de retour.
  7. Contrôlez la série et les accessoires.
  8. Enregistrez ou rapprochez la caution séparément.
  9. Validez le ticket de sortie.
  10. Imprimez les justificatifs nécessaires.

Ordre de saisie

La documentation associe chaque fonction à une condition de location, sans détailler toutes les variantes d’ordre de saisie. Testez sur la version installée si la fonction doit être appelée immédiatement avant l’article ou si elle agit sur une ligne active.

Contrôles de remise

  • article complet et fonctionnel ;
  • contrôle de sécurité réalisé ;
  • marquage CE lorsque requis ;
  • équipements de protection fournis ou proposés ;
  • notice et consignes remises ;
  • état de sortie signé ;
  • date, heure et lieu de retour communiqués.
Le matériel doit être vérifié avant chaque location et maintenu en état de conformité.

9. Paiement au départ ou au retour

Paiement au départ

Lorsque l’option Paiement au retour n’est pas cochée, le ticket de départ est valorisé et le prix de la location est encaissé au moment de la sortie.

Paiement au retour

Lorsque l’option est cochée, la sortie de l’article est enregistrée sans valeur de location. Le montant de la location apparaît sur le ticket créé lors du retour.

Choix du circuit

Circuit Avantage Risque
Paiement au départ Encaissement garanti avant mise à disposition. Prolongation ou casse à facturer en complément.
Paiement au retour Facture finale incluant durée et retard réels. Risque d’impayé lorsque le client restitue sans moyen de paiement.
Acompte puis solde Répartition du paiement. Pas de mécanisme natif documenté propre à la location ; nécessité d’un circuit financier contrôlé.
Ne facturez pas une deuxième fois le forfait de base au retour lorsque la location a déjà été payée au départ.

10. Enregistrer la restitution avec la fonction 139

Procédure

  1. Sélectionnez le client ou retrouvez la location.
  2. Appelez 139 — Retour article loué.
  3. Sélectionnez l’article et la transaction exacte.
  4. Comparez le numéro de série.
  5. Contrôlez la date et le nombre de jours de retard.
  6. Contrôlez tous les accessoires.
  7. Effectuez l’état de retour.
  8. Ajoutez les pénalités ou frais justifiés.
  9. Validez et encaissez le ticket de retour si nécessaire.
  10. Traitez la caution.
  11. Placez le matériel dans l’état physique approprié.

Après le ticket

  • Disponible : matériel contrôlé et immédiatement relouable ;
  • Nettoyage : retour enregistré mais unité non prête ;
  • Contrôle technique : anomalie à analyser ;
  • Réparation : matériel indisponible ;
  • Perdu ou non restitué : procédure de facturation ou contentieux.
Le workflow physique n’est pas documenté comme statut natif complet. Organisez-le par magasin, commentaire, emplacement, formulaire ou développement adapté.

11. Retard, prolongation et jours de fermeture

Pénalité automatique

La zone Code pénalité désigne un article ajouté au ticket de retour. Sa quantité correspond au nombre de jours de retard calculés. 

Montant de pénalité
= nombre de jours de retard
× prix unitaire de l’article de pénalité

Article de pénalité

  • non stockable ;
  • libellé explicite ;
  • prix par jour ;
  • TVA validée ;
  • compte comptable distinct si nécessaire ;
  • exclusion des promotions et remises non voulues ;
  • droits de modification limités.

Jours sans retour

Les sept cases Pas de retour le… décalent la date prévue. Par exemple, une location d’un jour le samedi peut être due le lundi lorsque le dimanche est exclu.

Prolongation demandée avant l’échéance

  1. Vérifiez qu’aucune réservation suivante n’est affectée.
  2. Vérifiez la disponibilité contractuelle.
  3. Fixez la nouvelle date et le prix.
  4. Conservez l’accord du client.
  5. Facturez le complément selon le circuit choisi.
  6. Évitez de créer une seconde sortie du même article.
La base ne documente pas une fonction autonome de prolongation. Testez et formalisez le scénario retenu pour éviter un double mouvement de stock ou un retard fictif.

12. Casse, perte, vol et accessoires manquants

État au retour

Le matériel doit être vérifié après chaque location. Comparez l’état au document de départ et distinguez vétusté, défaut antérieur, force majeure, mauvais usage, perte ou vol.

Facturation justifiée

  • pièce manquante au tarif annoncé ;
  • nettoyage exceptionnel prévu au contrat ;
  • réparation documentée ;
  • franchise d’assurance ;
  • valeur de remplacement prévue et proportionnée ;
  • jours d’immobilisation seulement s’ils sont contractuels et justifiables.

Matériel défectueux sans faute du client

Le loueur doit fournir un matériel conforme et utilisable. Lorsqu’une panne empêche l’usage sans faute du locataire, appliquez le contrat : remplacement, réduction du prix, prolongation ou remboursement selon le cas.

N’utilisez pas automatiquement la caution pour financer l’usure normale, un défaut préexistant ou une réparation sans preuve.

13. Stock et disponibilité

Sortie

L’option Paiement au retour précise que la transaction de location enregistre la sortie de l’article, même sans valorisation. Le retour doit donc être enregistré par la fonction dédiée afin de restaurer la situation de l’unité.

Article sérialisé

Pour un matériel individualisé, le numéro de série permet de savoir :

  • quelle unité a été louée ;
  • quel client la détient ;
  • son état de départ ;
  • ses réparations ;
  • sa date de dernière location ;
  • la correspondance avec la caution ou le contrat.

Équipements et consommables

Distinguez :

  • matériel principal à restituer ;
  • accessoire sérialisé ou suivi ;
  • consommable vendu et non retourné ;
  • emballage ou consigne ;
  • pièce de remplacement facturable.
Ne remettez pas immédiatement en stock disponible un article revenu cassé, incomplet ou non contrôlé.

14. Facturer la location et les frais

Ticket de caisse

Le module natif fonctionne depuis la vente directe : le ticket de départ ou de retour matérialise le prix selon l’option choisie.

Facture client

Une facture est obligatoire entre professionnels. Pour un particulier, elle doit notamment être remise à sa demande et dans les autres cas prévus par les règles de facturation. Le document doit distinguer clairement :

  • référence du contrat ;
  • article loué et série ;
  • période de location ;
  • forfait ou prix unitaire ;
  • prolongation ;
  • retard ;
  • nettoyage ou réparation ;
  • TVA par nature ;
  • caution restituée ou imputée, sans la traiter comme une seconde vente.

Prix et frais

Le prix TTC et tous les frais supplémentaires doivent être communiqués avant la conclusion du contrat. Si un montant ne peut pas être déterminé à l’avance, le mode de calcul doit être annoncé.

Ne créez pas une facture de gestion reprenant les mêmes loyers qu’un ticket déjà comptabilisé sans procédure de facturation des tickets.

15. Comptabilité et pont comptable

Location

La préférence Numéro de compte définit le compte comptable utilisé pour les locations dans les ponts comptables.

Pénalité

L’article de pénalité possède ses propres paramètres comptables. Décidez avec la comptabilité s’il doit être distingué du produit de location principal.

Caution encaissée

Réception d’un dépôt remboursable :
Débit banque ou caisse
Crédit 1651 / 1655

Restitution :
Débit 1651 / 1655
Crédit banque ou caisse

Imputation sur une facture justifiée :
Débit 1651 / 1655
Crédit compte client ou compte de règlement prévu

TVA

Le prix de la location et les frais facturés suivent les règles de TVA applicables à l’opération. Le dépôt de garantie remboursable n’est pas assimilé automatiquement à un loyer. Une somme définitivement acquise ou imputée doit être analysée selon sa nature.

Les écritures ci-dessus constituent un schéma général. Faites valider les comptes, la TVA, la date d’exigibilité et l’imputation de la caution par le cabinet comptable.

16. Multi-sites et location dans un autre magasin

Questions à trancher

  • le retour est-il accepté dans un autre établissement ?
  • quel magasin détient le stock et le contrat ?
  • quelle caisse facture le retard ?
  • où la caution a-t-elle été encaissée ?
  • quel site restitue la caution ?
  • les fonctions et tarifs sont-ils identiques ?
  • les tickets ont-ils été transmis par interface de communication de la caisse ?

Procédure recommandée

  1. Retrouvez le client et le ticket d’origine.
  2. Vérifiez le numéro de série.
  3. Confirmez la politique inter-magasins.
  4. Enregistrez le retour dans le site autorisé.
  5. Transférez physiquement et informatiquement le matériel si nécessaire.
  6. Rapprochez la caution et la facturation.
  7. Contrôlez les stocks au siège et dans les magasins.
Ne recréez pas une location négative au second magasin pour simuler le retour si la transaction d’origine reste ouverte ailleurs.

17. Suivre les locations et retours attendus

Indicateurs utiles

  • articles actuellement loués ;
  • retours prévus aujourd’hui ;
  • retours en retard ;
  • locations par formule 1, 2 ou 3 ;
  • chiffre d’affaires au départ et au retour ;
  • jours de retard facturés ;
  • cautions reçues, libérées et imputées ;
  • matériels en nettoyage ou réparation ;
  • taux d’utilisation par article ou série ;
  • pertes, casses et accessoires manquants ;
  • marge et coût d’entretien ;
  • clients avec plusieurs retards.

État personnalisé

La base analysée ne décrit pas un tableau de bord autonome couvrant tous ces indicateurs. Un état FastReport, un export ou une adaptation peut être nécessaire pour rapprocher sorties, retours, séries, clients et pénalités.

Relance des retards

Aucune relance automatique dédiée aux articles loués n’est documentée. Utilisez une liste quotidienne, un état des retours attendus et une procédure téléphone/email respectant les règles de protection des données.

18. Sécurité et prévention des litiges

  • réserver les fonctions de location aux vendeurs formés ;
  • identifier obligatoirement le client ;
  • utiliser un code unique ou une série pour le matériel ;
  • faire signer le contrat et les états ;
  • protéger les copies d’identité et données bancaires ;
  • ne pas conserver les données au-delà du nécessaire ;
  • limiter les modifications de prix et pénalités ;
  • protéger la restitution manuelle de caution ;
  • séparer l’opérateur de retour et le contrôleur pour les dommages importants ;
  • documenter les annulations et remboursements ;
  • conserver les photos et preuves dans un espace sécurisé ;
  • contrôler quotidiennement les locations non retournées.
Ne conservez pas les numéros complets de carte bancaire, cryptogrammes ou secrets TPE dans la fiche client, les commentaires ou les documents KWISATZ.

19. Recette avant mise en production

  1. Créer les trois conditions de location.
  2. Définir les jours sans retour.
  3. Créer l’article de pénalité.
  4. Créer un article utilisant les tarifs génériques.
  5. Créer un article avec tarifs propres.
  6. Tester le tarif standard.
  7. Tester le tarif 1 d’un client.
  8. Tester la fonction 136.
  9. Tester la fonction 138 et vérifier qu’elle utilise la troisième colonne.
  10. Tester une location payée au départ.
  11. Tester une location payable au retour.
  12. Contrôler la sortie de stock.
  13. Tester un article sérialisé.
  14. Tester un retour à l’heure avec la fonction 139.
  15. Contrôler la réintégration ou la disponibilité.
  16. Tester un jour de retard.
  17. Tester plusieurs jours de retard.
  18. Tester une date prévue tombant un dimanche exclu.
  19. Tester une prolongation avant échéance.
  20. Tester un accessoire manquant.
  21. Tester une casse partielle.
  22. Tester une perte totale.
  23. Tester la préautorisation sans règlement KWISATZ.
  24. Tester un dépôt encaissé et sa restitution.
  25. Tester une imputation partielle de caution.
  26. Contrôler le compte 165 et le compte de location.
  27. Tester un retour dans un autre magasin selon la politique.
  28. Éditer la liste des locations encore ouvertes.
Le circuit est validé lorsque chaque unité sortie est identifiable, le tarif et la date sont exacts, le retour clôture la bonne location, les retards sont justifiés, la caution est séparée du chiffre d’affaires et le matériel n’est remis disponible qu’après contrôle.

20. Diagnostic rapide

Les fonctions 136 à 139 n’apparaissent pas
Recherchez les libellés Location 1, Location 2, Location 3 et Retour article loué dans l’éditeur. Vérifiez la version, les droits et le type de module de vente.
La fonction 138 applique le tarif 2
Le manuel contient une mention ambiguë. Comparez les prix des trois colonnes dans un dossier de test et contrôlez la version avant production.
Le prix de location est à zéro
Vérifiez si Paiement au retour est activé, si l’article utilise le tarif générique, si le prix de la bonne formule est renseigné et si le client utilise le tarif standard ou le tarif 1.
Le prix apparaît au départ alors qu’il devait être payé au retour
Contrôlez la case Paiement au retour de la formule utilisée, le numéro de fonction et le tarif propre à l’article.
Le prix est facturé au départ puis à nouveau au retour
Vérifiez le paramétrage de paiement et les lignes du ticket de retour. Ne validez pas le second forfait ; conservez seulement les prolongations et pénalités réellement dues.
La date de retour prévue est incorrecte
Contrôlez le nombre de jours, les jours sans retour, la date et l’heure du poste, ainsi que les fermetures non couvertes par les cases hebdomadaires.
Le dimanche est compté comme jour de restitution
Cochez Pas de retour le dimanche dans la formule concernée puis refaites un test complet.
La fonction 139 ne retrouve pas l’article
Vérifiez le client, le code, la série, la caisse, le magasin, la période et le ticket de départ. Contrôlez aussi si le retour a déjà été enregistré.
Le retour concerne la mauvaise unité
Comparez le numéro de série et le contrat. N’acceptez pas une substitution sans procédure, même si les deux unités utilisent le même code article.
La pénalité de retard n’apparaît pas
Vérifiez le code de l’article de pénalité, son existence, son prix, la date prévue, la date réelle et les jours exclus.
La pénalité a une quantité trop élevée
Contrôlez la date de retour attendue, les jours sans retour et l’horloge du poste. Comparez chaque journée au contrat avant facturation.
La pénalité est remisée automatiquement
Retirez les promotions, remises ou tarifs spéciaux de l’article de pénalité et contrôlez les droits vendeur.
Le matériel reste indisponible après son retour
Vérifiez que la fonction 139 a été validée, que la bonne unité a été retournée et qu’aucun statut ou magasin de réparation ne la maintient isolée.
Le matériel est disponible alors qu’il est cassé
Le retour de caisse ne remplace pas le workflow physique. Transférez ou isolez l’unité dans l’emplacement prévu avant toute nouvelle location.
La caution apparaît dans le chiffre d’affaires
Elle a probablement été saisie comme article de vente ou comme loyer. Annulez ou corrigez par la procédure comptable, puis utilisez un circuit de dette distinct validé.
La préautorisation CB est enregistrée comme paiement
Une préautorisation non capturée n’est pas un encaissement. Contrôlez le TPE et corrigez la saisie financière sans créer une vente fictive.
La caution remboursée laisse un solde client
Vérifiez le compte et le mouvement d’origine. Une caution réellement encaissée doit être restituée contre la dette correspondante, pas contre le chiffre d’affaires.
Le retour est enregistré deux fois
Recherchez les deux tickets, la série et les mouvements. Stoppez toute nouvelle correction et rapprochez stock, facturation et caution avant d’agir.
Le client prolonge mais KWISATZ calcule un retard
La prolongation n’a probablement pas modifié la référence utilisée par le calcul. Appliquez la procédure documentée par l’entreprise et contrôlez manuellement la pénalité avant validation.
Le retour dans un autre magasin crée un stock incohérent
Vérifiez le site d’origine, le magasin mouvementé, les échanges interfaces de communication multi-sites et le transfert physique. Ne recréez pas une deuxième location négative.
Impossible de retrouver les locations en retard
La base ne documente pas un tableau de bord complet standard. Construisez un état ou un export reliant tickets de location, dates prévues, retours, clients et séries.

21. Actions à éviter

  • louer sans client identifié ;
  • utiliser un article générique pour plusieurs unités non identifiables ;
  • confondre caution et prix de location ;
  • enregistrer une préautorisation comme encaissement ;
  • soumettre automatiquement la caution à TVA ;
  • facturer deux fois le forfait de base ;
  • inventer une prolongation par une seconde sortie ;
  • facturer une pénalité sans vérifier le calendrier ;
  • conserver toute la caution sans justification ;
  • remettre en location un matériel non contrôlé ;
  • modifier les mouvements de location directement en base ;
  • supprimer les preuves d’état ou de restitution ;
  • stocker les données complètes de carte bancaire ;
  • faire un retour dans un autre site sans règle inter-magasins.

22. Liste de contrôle

  • Les trois formules ont des libellés explicites.
  • Les durées et jours sans retour sont testés.
  • Les tarifs standard et tarif 1 sont corrects.
  • Le paiement au départ ou au retour est décidé.
  • L’article de pénalité est non stockable et validé.
  • Le compte de location est configuré.
  • Les articles utilisent le bon tarif générique ou individuel.
  • Chaque unité importante est identifiée par série.
  • Le client et le contrat sont obligatoires.
  • L’état de sortie est signé.
  • La caution suit un circuit distinct.
  • Le compte 165 est validé si la caution est encaissée.
  • La fonction 139 cible la bonne transaction.
  • Les retards et prolongations sont justifiés.
  • L’état de retour est conservé.
  • Le matériel cassé est isolé.
  • La facturation ne duplique pas les tickets.
  • Les retours inter-magasins sont encadrés.
  • Une liste quotidienne des retours attendus est disponible.

23. Éléments techniques documentés

Élément Documentation disponible
Fonctions de caisse 136, 137 et 138 pour les trois conditions ; 139 pour le retour.
Tarifs génériques Préférences Location avec standard et tarif 1.
Tarifs article Onglet Infos supp 2, avec utilisation générique ou prix personnalisés.
Paiement différé Sortie non valorisée et facturation du prix sur le ticket de retour.
Retard Article de pénalité ajouté avec une quantité égale aux jours constatés.
Calendrier Sept cases de jours sans restitution.
Historique produit Information de dernière transaction de location dans la fiche article.
Caution Aucun champ dédié documenté ; circuit financier et contractuel séparé requis.

24. Sources documentaires

  • MENUS_KWISATZ — fonctions 136, 137, 138 et 139.
  • LesFonctionsDeCaisses — fonctions Location 1 à 3 et Retour article loué.
  • MENUS_KWISATZ — Outils, Préférences, onglet Location.
  • MENUS_KWISATZ — fiche article, onglet Infos supp 2 et tarifs de location.
  • MENUS_KWISATZ — préférence Locations, utiliser les tarifs génériques.
  • DGCCRF — contrat, dépôt de garantie, assurance et sécurité du matériel loué.
  • Code civil — obligations du locataire, état de restitution, dégradations et pertes.
  • Ministère de l’Économie — information préalable sur les prix et facturation.
  • Plan comptable général 2026 — compte 165, dépôts et cautionnements reçus.

Références officielles : DGCCRF — location de matériel de jardinage et bricolage · Code civil — louage des choses · Ministère de l’Économie — information sur les prix · Ministère de l’Économie — facturation · Plan comptable 2026 — compte 165 .