Documentation traçabilité et stocks KWISATZ

Lots, péremptions et numéros de série

KWISATZ peut mémoriser un numéro de lot, une date de péremption et un numéro de série dans les lignes de documents et mouvements. La qualité de la traçabilité dépend toutefois d’une règle essentielle : l’identifiant doit être capturé à chaque étape utile, de l’entrée à la sortie.

Télécharger cette fiche en PDF
Fiche : STOCK-TRACE-001 Modules : Produits / Achats / Ventes / Stocks Public : administrateur, logisticien ou qualiticien Risque : critique Catégorie : Articles, tarifs et nomenclaturesMise à jour : 6 août 2026

Réponse directe

Pour une unité suivie individuellement, cochez Article sérialisé dans Fiche produit > Infos supp 1. Pour les lots, saisissez Lot N° et Date péremption dans les réceptions, factures, transferts et sorties concernés. Les codes GS1-128 peuvent alimenter automatiquement ces zones. Pour obtenir une traçabilité complète, le lot ou la série doit également être capturé au moment de la vente.
Un lot saisi uniquement lors de la réception ne permet pas de savoir quel lot a réellement quitté le stock lors d’une vente non lotée. Ne promettez pas un rappel client par lot sans avoir testé la capture des sorties et l’identification des clients.

Conseil technicien général

1. Protection des données

2. Distinguer les notions

Notion Identifie Exemple Conséquence
Lot Un ensemble d’unités partageant une origine ou une fabrication commune. LOT-240715-A Plusieurs unités peuvent porter le même lot.
Numéro de série Une unité individuelle. IMEI, châssis, appareil, machine. Un identifiant distinct doit être saisi pour chaque unité.
Date de péremption Une date réelle portée par un lot ou un conditionnement. 31/07/2026 Doit être saisie ou lue sur le produit reçu.
DLC en jours Une durée théorique utilisée dans certains calculs ou exports d’étiquette. 5 jours N’est pas une date tant qu’aucune date d’origine n’est définie.
DLC Une limite impérative pour les aliments très périssables. « À consommer jusqu’au… » Le produit ne doit plus être commercialisé après cette date.
DDM Une durée de qualité optimale pour d’autres aliments. « À consommer de préférence avant… » Le dépassement ne signifie pas automatiquement que le produit est dangereux.
L’ancien terme DLUO correspond désormais à la DDM. Dans KWISATZ, le libellé « Date péremption » peut être utilisé pour des processus différents : documentez si la date représente une DLC, une DDM, une garantie ou une échéance interne.

3. Configurer les fiches articles

Article stockable

Dans Infos supp 1, activez Article Stockable lorsque l’unité doit être suivie dans les mouvements et les stocks.

Article sérialisé

Cochez Article sérialisé pour demander un numéro de série lors de l’achat ou de la vente de cet article.

Autres zones à vérifier

  • unité de gestion ;
  • conditionnements d’achat et de vente ;
  • nombre d’articles unitaires ;
  • poids et unité de mesure ;
  • code fournisseur ;
  • code-barres maître et codes BIS ;
  • DLC en nombre de jours pour les balances ou étiquettes qui l’utilisent ;
  • magasins et règles de stock.
N’activez pas Article sérialisé sur un produit vendu en grandes quantités sans préparer le processus opérateur. KWISATZ demandera une saisie individuelle et la vente peut devenir très lente.
Un article non stockable peut conserver une information dans un document, mais il ne fournira pas le même suivi quantitatif dans les mouvements de stock.

4. Gérer DLC, DDM et date réelle

DLC en nombre de jours

Le champ de durée sert notamment aux exports vers certaines balances et aux étiquettes de produits frais. 

Date calculée = Date de référence + Nombre de jours

La date de référence doit être explicitement définie par le processus : date de fabrication, date de conditionnement ou autre date métier.

La date de réception ou de BL ne doit pas être utilisée automatiquement comme date de fabrication sans validation. Le calcul pourrait afficher une date fausse sur l’étiquette.

Date portée par le lot

Lorsqu’une date est déjà imprimée par le fabricant, saisissez cette date réelle dans la ligne de réception. Ne la recalculer pas à partir d’une durée générique.

Production frais

Le mode Production Frais et la fonction d’étiquette frais peuvent demander lot, DLC, poids ou tare avant l’impression. Les modes automatiques ou muets facilitent les séries de conditionnement, mais ne doivent pas réutiliser silencieusement un lot après changement de production.

À chaque changement de lot, de fabrication ou de journée, contrôlez les informations mémorisées par le mode d’étiquetage.

5. Saisir les lots, dates et séries à l’achat

Bon de réception — BRA

  1. Ouvrez le bon de réception fournisseur.
  2. Appelez l’article.
  3. Saisissez la quantité réellement reçue.
  4. Renseignez le numéro de lot.
  5. Renseignez la date inscrite sur le produit.
  6. Pour un article sérialisé, saisissez les numéros individuels.
  7. Contrôlez le magasin de destination.
  8. Validez le document.

Facture d’achat — FAA

Les mêmes informations peuvent être saisies dans la facture d’achat lorsqu’elle constitue le document d’entrée utilisé par l’entreprise.

Affecter un lot à toutes les lignes

Dans la saisie des documents, le menu F11 Autres > Affecter un numéro de lot permet d’appliquer un lot à toutes les lignes.

Cette fonction est adaptée uniquement lorsque toutes les lignes appartiennent réellement au même lot. Elle est dangereuse sur une réception comportant plusieurs fabrications ou plusieurs dates.

Réception partielle

Si une commande est reçue en plusieurs lots, créez des lignes distinctes pour conserver chaque couple lot/date, même si le code article est identique.

Ne compactez pas les lignes de lots différents. Les versions récentes prennent en compte unité, série, lot et date de péremption lors du compactage ; contrôlez néanmoins le résultat avant validation.

6. Capturer les sorties en vente

Numéros de série en vente directe

Lorsque Article sérialisé est actif, le module de vente demande le numéro de série. Le centre d’encaissement comporte toutefois l’option Désactiver la saisie des n° de séries.

Si cette option est cochée, le ticket peut sortir un article sérialisé sans enregistrer son identifiant individuel. Désactivez-la seulement pour un centre où le suivi n’est pas requis.

Lots en vente

Le suivi par lot exige que le lot soit saisi ou lu dans la ligne de sortie. Si le ticket ne contient que le code produit et la quantité, KWISATZ ne peut pas déduire avec certitude le lot physique prélevé.

Organisation possible

  • scanner un code GS1-128 contenant le lot ;
  • demander une saisie manuelle du lot ;
  • utiliser un numéro de série ou identifiant unitaire lorsque le métier l’accepte ;
  • séparer les lots en articles distincts, uniquement dans un processus maîtrisé ;
  • appliquer une règle FEFO physique dans le magasin et contrôler les sorties.
Une règle physique « premier périmé, premier sorti » réduit les pertes, mais elle ne crée pas automatiquement une preuve informatique du lot vendu.

7. Lire les codes GS1-128

Le GS1-128, anciennement appelé EAN-128, peut transporter l’identifiant du produit et des informations complémentaires telles que le numéro de lot et la date d’expiration.

Comportement KWISATZ documenté

Lorsque la gestion des codes EAN128 et des lots est active, les zones suivantes deviennent disponibles dans les applications compatibles :

  • Lot N° ;
  • Date péremption ;
  • poids, dans certains flux ;
  • code produit ou GTIN décodé par l’interface.

La lecture d’un code compatible peut renseigner automatiquement le lot et la date.

Recette du lecteur

  1. Utilisez une étiquette réelle du fournisseur.
  2. Scannez-la dans un document de test.
  3. Contrôlez le code article reconnu.
  4. Contrôlez le lot sans caractères perdus.
  5. Contrôlez le jour, le mois et l’année.
  6. Contrôlez le poids ou la quantité.
  7. Validez puis rouvrez le document.
Un lecteur peut supprimer les séparateurs ou transmettre les caractères d’une manière incompatible. Ne considérez pas qu’un scan « bipé » prouve que le lot et la date ont été correctement décodés.
Les codes EAN-13 classiques identifient principalement le produit. Ils ne contiennent pas, à eux seuls, un numéro de lot ni une date de péremption.

8. Terminaux Android et portables de saisie

L’application WKW_TERMINAL_ANDROID permet de préparer des documents sur un terminal mobile puis de les lire dans KWISATZ. Les évolutions documentées permettent de récupérer notamment :

  • le numéro de lot ;
  • la date de DLC ;
  • le poids ;
  • les quantités et codes articles.

Documents compatibles selon les modules et versions

  • bon de réception ;
  • facture d’achat ;
  • bon inter-magasins ;
  • régularisation de stock ;
  • bon de commande vente ;
  • bon de livraison ;
  • facture de vente ;
  • inventaire ou saisie de stock selon le terminal.
Les zones lot et date doivent être activées dans le profil du terminal et présentes dans le flux lu par KWISATZ. Une ancienne application peut transmettre uniquement code et quantité.
Ne réinitialisez pas un document sur le terminal avant d’avoir vérifié son transfert et son intégration complète dans KWISATZ.

9. Documents pouvant porter les identifiants

Document Sens Utilisation
BCA Prévision d’achat Le lot réel n’est généralement connu qu’à la réception.
BRA Entrée fournisseur Saisie principale du lot, de la date et des séries reçues.
FAA Entrée / facturation achat Peut porter les mêmes identifiants selon le processus documentaire.
BCV Prévision de vente Le lot peut être réservé ou renseigné s’il est déjà connu.
BLV Sortie client Document important pour la traçabilité de livraison.
FAV Sortie / facturation vente Doit conserver les identifiants transmis par le BL ou saisis directement.
IM Transfert interne Le numéro de série est saisissable ; lots et dates doivent suivre le mouvement.
RS Régularisation Utilisée pour pertes, casse, péremption ou correction justifiée.
OF Fabrication Peut relier lots de composants et lot du produit fabriqué selon le processus.

Compactage des lignes

Depuis le correctif documenté en mai 2020, la fonction Compacter les lignes identiques tient compte :

  • de l’unité ;
  • du numéro de série ;
  • du numéro de lot ;
  • de la date de péremption.
Après toute transformation ou recopie de document, vérifiez que les lignes n’ont pas perdu leur série, lot ou date.

10. Mouvements et stock par identifiant

Les mouvements de stock peuvent conserver les informations de lot ou de série portées par les documents. Ils servent à reconstituer :

  • les entrées d’un lot ;
  • les transferts entre magasins ;
  • les sorties clients ;
  • les retours ;
  • les pertes et destructions ;
  • les régularisations ;
  • la chronologie d’un numéro de série.

Limite importante

Le stock total d’un article peut être juste alors que le stock détaillé par lot ne peut pas être prouvé, si les sorties ne comportent aucun lot.

Ne confondez pas :
  • stock article : quantité totale du produit ;
  • stock physique par lot : quantité réellement présente pour chaque lot ;
  • mouvements lotés : documents dans lesquels le lot est enregistré ;
  • traçabilité client : lien entre lot vendu, ticket et client identifié.

Événement de traçabilité spécifique

Une option historique SPECIFIQUE64 permet de saisir un événement daté de traçabilité depuis l’onglet Mouvements d’un produit. Le texte est stocké dans la zone de numéro de lot d’un pseudo-mouvement.

Ce spécifique ne remplace pas une gestion standard des lots. Ne l’activez que sur un dossier explicitement prévu par le support.

11. Inventorier les lots et séries

Numéros de série

  • scanner chaque unité présente ;
  • rechercher les séries en stock informatique mais absentes physiquement ;
  • rechercher les séries physiques inconnues ;
  • contrôler les transferts en cours ;
  • documenter les appareils en SAV ou prêt.

Lots et dates

  • compter séparément chaque lot ;
  • relever sa date ;
  • identifier les lots bloqués ou rappelés ;
  • identifier les produits dépassant la DLC ;
  • séparer les DDM dépassées selon la décision qualité ;
  • régulariser avec un motif et un document contrôlé.
Un inventaire standard par code article peut consolider tous les lots. Utilisez une procédure ou un modèle qui conserve les identifiants lorsque le détail par lot est indispensable.

12. Retours, avoirs et transferts

Retour client

  1. Retrouvez le ticket ou document d’origine.
  2. Contrôlez le produit et le numéro de série ou lot.
  3. Utilisez la fonction de retour adaptée.
  4. Réintégrez le même identifiant si le produit revient en stock.
  5. Bloquez le produit s’il est impropre à la revente.
  6. Conservez le motif et le justificatif.

Retour fournisseur

Utilisez un document négatif ou la procédure prévue, en conservant le lot, la date et les séries retournés.

Transfert inter-magasins

Le bon inter-magasins comporte une colonne de numéro de série. Pour les lots, la source et la destination doivent conserver le même identifiant et la même date.

Ne remplacez pas une série retournée par une nouvelle série générique. Le lien avec la garantie, le client et la sortie d’origine serait perdu.

13. Organiser un retrait ou rappel de lot

  1. Identifier précisément le code produit et le lot concerné.
  2. Bloquer la vente de l’article ou du lot selon les outils disponibles.
  3. Rechercher toutes les entrées et tous les magasins destinataires.
  4. Rechercher les sorties portant le lot.
  5. Identifier les clients lorsqu’ils sont rattachés aux ventes.
  6. Isoler physiquement le stock restant.
  7. Documenter les quantités retirées, détruites ou retournées.
  8. Appliquer les obligations d’alerte et de déclaration du secteur.
  9. Conserver le dossier de preuve.
Si les sorties ne contiennent pas le lot, KWISATZ peut aider à identifier les ventes du produit sur une période, mais pas certifier quel client a reçu le lot visé.
En France, les professionnels concernés doivent utiliser les procédures officielles de retrait et de rappel, dont RappelConso lorsque l’obligation s’applique. KWISATZ constitue une source de traçabilité, pas le portail de déclaration.

14. Imports, exports et étiquettes

IMPORTDOC.ASC

La documentation historique de l’import de documents place, après les données existantes :

Position de contenu Donnée
12Numéro de série.
13Numéro de lot.
14Date de péremption.
15Nombre d’articles unitaires.
Le format installé et son document TK_Format_Importdoc.pdf restent la source de vérité. Ne lancez pas un fichier de production à partir de ces seules positions historiques.

Étiquettes de produits frais

Le modèle peut intégrer lot et date selon les champs disponibles dans le contexte d’impression. Testez :

  • lot variable ;
  • date calculée ;
  • date saisie ;
  • poids et prix ;
  • réimpression ;
  • changement de lot en cours de série.

Balances réseau

Les exports documentés peuvent transmettre le nombre de jours de DLC, mais ce champ ne constitue pas la date réelle de chaque lot.

15. Sécurité et gouvernance

  • définir qui crée les lots ;
  • interdire les numéros génériques tels que « DIVERS » ;
  • conserver exactement les caractères du fournisseur ;
  • normaliser les dates et éviter les dates estimées ;
  • limiter les corrections après validation ;
  • documenter les régularisations ;
  • mettre à jour tous les postes et terminaux ;
  • sauvegarder avant un import ou une modification en série ;
  • tester les lecteurs après toute mise à jour de firmware ;
  • réviser régulièrement les lots proches de leur échéance.
Un numéro de lot peut contenir des lettres, tirets ou zéros significatifs. Évitez de le convertir en nombre dans Excel, ce qui peut supprimer les zéros de tête ou modifier son format.

16. Recette avant mise en production

  1. Créer un article stockable non sérialisé.
  2. Réceptionner deux lots différents du premier article.
  3. Réceptionner trois séries distinctes du second.
  4. Scanner un GS1-128 réel.
  5. Contrôler lot, date, poids et code article.
  6. Vendre une unité avec son lot.
  7. Vendre une série et vérifier la saisie obligatoire.
  8. Tester le centre avec saisie des séries désactivée.
  9. Créer un BLV avec lot et série.
  10. Transformer le BLV en facture et contrôler les identifiants.
  11. Transférer une série vers un autre magasin.
  12. Retourner la même série.
  13. Régulariser un lot périmé.
  14. Tester un inventaire détaillé.
  15. Importer un document pilote avec lot et série.
  16. Compacter des lignes contenant des lots différents.
  17. Rechercher toutes les sorties d’un lot.
  18. Simuler un rappel et identifier les limites.
Le dispositif est validé lorsque chaque identifiant reçu est conservé dans les transformations et mouvements, qu’une sortie est rattachée au bon lot ou à la bonne série et qu’une recherche de traçabilité peut être réalisée sans ambiguïté.

17. Diagnostic rapide

KWISATZ ne demande aucun numéro de série
Vérifiez la case Article sérialisé dans Infos supp 1 et l’option Désactiver la saisie des n° de séries dans le centre d’encaissement.
Le même numéro de série est utilisé deux fois
Recherchez ses achats, ventes, transferts et retours. Vérifiez les bases multi-magasins et l’absence de saisie désactivée. Ne corrigez pas directement les tables.
La quantité est supérieure au nombre de séries saisies
Séparez la ligne ou saisissez tous les identifiants nécessaires. Une série représente normalement une unité individuelle.
Le lot apparaît à la réception mais pas dans les ventes
La vente ne capture probablement pas le lot. Configurez la lecture GS1-128 ou une saisie obligatoire et testez le ticket de sortie.
La date calculée est fausse
Identifiez la date de référence utilisée et le nombre de jours. Si le fournisseur fournit une date réelle, saisissez-la plutôt que de la recalculer.
Le code GS1-128 appelle le produit mais pas le lot
Contrôlez la configuration du lecteur, les séparateurs GS1, le profil du terminal et la version. Testez la chaîne lue dans un environnement de diagnostic.
Le jour et le mois sont inversés
Vérifiez le format envoyé, les paramètres régionaux et l’interprétation de la date par l’interface. Ne validez pas le document avant correction.
Les zéros de tête du lot disparaissent
Le fichier ou Excel a probablement converti le lot en nombre. Déclarez la colonne en texte et réimportez un échantillon.
Deux lots ont été compactés sur une seule ligne
Vérifiez la version et le résultat de Compacter les lignes identiques. Depuis le correctif de mai 2020, lot, série et date sont des critères distinctifs.
Le terminal Android ne remonte que code et quantité
Vérifiez la version de WKW_TERMINAL_ANDROID, le profil de saisie, le format du fichier et l’activation des champs lot, DLC et poids.
Le lot est perdu après transformation du document
Comparez le document source et le document cible, la version et les options de recopie. Conservez les deux documents et reproduisez sur un dossier de test.
Le stock total est correct mais le détail par lot est faux
Recherchez des sorties sans lot, des régularisations globales, des inventaires consolidés et des transferts incomplets. Reconstituez la chronologie avant toute correction.
Une série retournée reste marquée comme vendue
Vérifiez la fonction de retour, le document d’origine, le magasin et la présence de l’identifiant sur la ligne négative.
Un lot périmé reste vendable
La date mémorisée ne provoque pas nécessairement un blocage automatique dans tous les flux. Organisez une liste de contrôle, un blocage article ou une procédure qualité avant la date limite.
Impossible d’identifier les clients d’un lot rappelé
Vérifiez si le lot a été saisi sur chaque vente et si les clients ont été identifiés. Sans ces deux informations, la recherche ne peut produire qu’une liste de ventes possibles.
L’import décale les colonnes série, lot et date
Arrêtez l’import, contrôlez le séparateur et le format de la version. Utilisez un seul document pilote et consultez TK_Format_Importdoc.pdf.

18. Actions à éviter

  • confondre durée DLC et date réelle ;
  • inventer une date de fabrication à partir de la réception ;
  • promettre un stock par lot sans sorties lotées ;
  • désactiver les séries sur une caisse sans analyse ;
  • utiliser un lot générique pour plusieurs fabrications ;
  • compacter des lignes avant contrôle ;
  • modifier directement un mouvement de stock ;
  • réutiliser une série pour une unité différente ;
  • supprimer les zéros de tête dans Excel ;
  • réinitialiser un terminal avant transfert ;
  • vendre après DLC sans procédure de blocage ;
  • annoncer un rappel nominatif sans clients et lots sur les ventes.

19. Liste de contrôle

  • Le besoin lot, série, DLC ou DDM est qualifié.
  • Les articles devant l’être sont stockables.
  • Les articles individuels sont sérialisés.
  • La saisie des séries n’est pas désactivée par erreur.
  • Le lot et la date sont saisis à la réception.
  • Les sorties capturent le lot ou la série.
  • Les codes GS1-128 sont testés avec des étiquettes réelles.
  • Les terminaux mobiles transmettent tous les champs.
  • Les transformations de documents conservent les identifiants.
  • Les retours réutilisent le même identifiant.
  • Les inventaires séparent les lots.
  • Les dates proches sont surveillées.
  • Les imports ont été validés sur un échantillon.
  • Une simulation de rappel a été réalisée.

20. Évolutions KWISATZ documentées

Période Évolution
Mai 2013 Ajout du numéro de série, du numéro de lot, de la date de péremption et du nombre d’articles unitaires dans IMPORTDOC.
2018–2021 Extension des exports de balances avec la DLC en jours et les champs complémentaires.
Mai 2020 Le compactage des lignes identiques tient compte de l’unité, de la série, du lot et de la date de péremption.
Avril 2021 WKW_TERMINAL_ANDROID récupère lot, date de DLC et poids dans les documents, notamment depuis les codes GS1-EAN128.
Versions récentes Renforcement des flux mobiles, des transformations de documents et des formats de lecture ; vérifier la version installée lors de la recette.

21. Sources documentaires

  • MENUS_KWISATZ — Fiche produit, Infos supp 1 et Article sérialisé.
  • MENUS_KWISATZ — Centre d’encaissement et désactivation des numéros de série.
  • MENUS_KWISATZ — Saisie des documents, numéro de lot et affectation globale.
  • Documentation des terminaux — lots, péremptions et codes EAN128.
  • Suivi de développement KWISATZ — compactage, IMPORTDOC et WKW_TERMINAL_ANDROID.
  • DGCCRF — distinction entre DLC et DDM, étiquetage et rappels.
  • GS1 France — standard GS1-128 et informations de lot ou d’expiration.

Références externes : DGCCRF — DLC et DDM · DGCCRF — Étiquetage · RappelConso · GS1-128 .