Créer, transformer et suivre les devis clients

Réponse directe

Conseil technicien général

1. Protection des données

2. Place du devis dans le cycle de vente

3. Prérequis

• Fiche client créée et contrôlée.
• Adresses de facturation et de livraison correctes.
• Tarif client, TVA, règlement et délai définis.
• Articles et prestations créés.
• Prix et marges vérifiés.
• Modèle d’impression du devis disponible.
• Droits de création, modification, suppression et transformation attribués.

4. Créer le devis depuis la fiche client

1. Ouvrez Clients > Gestion du fichier.
2. Recherchez le client.
3. Ouvrez son onglet ou sa liste Devis.
4. Cliquez sur Nouveau ou utilisez la touche de création disponible.
5. Vérifiez le numéro proposé automatiquement.
6. Contrôlez la date de valeur.
7. Saisissez les références utiles.
8. Ajoutez les lignes du devis.
9. Contrôlez les totaux.
10. Enregistrez avec la validation prévue par l’écran.

5. Créer le devis depuis la Vente directe

La fonction caisse 112 — Générer un devis client transforme le ticket en cours en devis.

• Le ticket doit être associé à un client.
• -IA imprime automatiquement le document généré.
• -IR réalise une impression rapide.
• -CL compacte les lignes identiques.
• -SDE inclut le ticket dans un document existant.

6. Entête du devis

7. Saisir les lignes

1. Appelez l’article par code, libellé, référence ou code-barres.
2. Saisissez la quantité.
3. Contrôlez l’unité.
4. Vérifiez le prix unitaire HT ou TTC.
5. Appliquez la remise autorisée.
6. Contrôlez la TVA.
7. Ajoutez les commentaires nécessaires.
8. Répétez pour chaque produit ou prestation.

8. Articles stockables, services et commentaires

9. Prix, remises et marge

• Contrôlez le niveau de tarif du client.
• Vérifiez les promotions éventuellement actives.
• Contrôlez les remises de ligne et de pied.
• Vérifiez le prix de revient utilisé.
• Contrôlez la marge et le coefficient.
• Vérifiez les arrondis HT/TTC.

10. Frais, port et escompte

Le pied du devis peut inclure :

• remise globale ;
• escompte ;
• frais de facturation ;
• port soumis à TVA ;
• port non soumis ;
• autres frais avec code TVA.

11. Durée de validité

La documentation disponible ne confirme pas une zone universelle de date d’expiration identique dans toutes les versions et tous les modèles.

• Indiquez la durée de validité dans une référence, un commentaire ou le modèle si nécessaire.
• Affichez une date ou une durée explicite sur le document imprimé.
• Révisez les prix avant transformation d’un ancien devis.
• Ne supposez pas qu’un devis ancien est automatiquement bloqué.

12. Contrôler les totaux

13. Valider, prévisualiser et envoyer

1. Enregistrez le devis.
2. Choisissez le modèle d’impression.
3. Prévisualisez.
4. Vérifiez les coordonnées et références.
5. Contrôlez les lignes, les totaux et les mentions.
6. Imprimez ou utilisez la fonction d’envoi par email lorsque la configuration le permet.
7. Conservez la version transmise au client.

14. Transformer le devis

La transformation conserve le devis d’origine et génère le nouveau document.

1. Ouvrez ou sélectionnez le devis.
2. Cliquez sur Transformer.
3. Choisissez le document cible.
4. Confirmez la transformation.
5. Contrôlez le document créé.
6. Modifiez uniquement les éléments réellement différents.
7. Validez et imprimez si nécessaire.

15. Transformer partiellement un devis

La documentation fournie confirme la transformation entre documents, mais ne garantit pas un comportement identique pour toutes les transformations partielles depuis DEV.

16. Effet sur le stock

17. Suivre les devis depuis la fiche client

La liste des devis du client permet de retrouver l’historique et d’ouvrir les documents.

• Numéro et date.
• Montants HT, TVA et TTC.
• Vendeur.
• Références et commentaires.
• Documents générés ou liens disponibles selon la liste.
• État de traitement selon les colonnes proposées.

18. Statut accepté, refusé ou en attente

La documentation fournie ne confirme pas un workflow universel comportant automatiquement les statuts Accepté, Refusé et En attente.

19. Personnaliser la liste de suivi

1. Ouvrez la liste des devis.
2. Faites un clic droit dans le tableau.
3. Choisissez Configurer les colonnes affichées.
4. Ajoutez les champs utiles.
5. Activez Autoriser tri colonne.
6. Activez Autoriser filtrage colonne.
7. Validez puis rouvrez la liste.

Selon les champs disponibles, affichez le vendeur, les références, les montants, les dates et les informations de transformation.

20. Relances commerciales

KWISATZ permet de retrouver les devis par client et par liste, mais la documentation fournie ne confirme pas un assistant universel de relance automatique propre aux devis.

• Filtrez les devis non transformés sur la période.
• Ajoutez une date de relance dans une référence ou un suivi externe.
• Contactez le client.
• Consignez le résultat.
• Transformez ou archivez la décision commerciale.

21. Réviser un ancien devis

1. Ouvrez le devis existant.
2. Vérifiez s’il a déjà été transformé.
3. Contrôlez les prix et disponibilités actuels.
4. Décidez s’il faut modifier le devis ou créer une nouvelle version.
5. Conservez la référence de l’ancienne proposition.
6. Réimprimez avec une nouvelle date ou un nouveau numéro selon la procédure.

22. Dupliquer un devis

Lorsque la fonction de duplication ou de copie est disponible dans la liste ou les fonctions complémentaires, utilisez-la pour repartir d’une proposition existante.

• Contrôlez le client destinataire.
• Réinitialisez les références et dates.
• Actualisez les prix si nécessaire.
• Vérifiez les quantités et commentaires.
• Enregistrez sous un nouveau numéro.

23. Supprimer un devis

• Vérifiez qu’il n’a pas été transformé.
• Vérifiez qu’il ne constitue pas la seule preuve de l’offre envoyée.
• Utilisez la suppression standard avec confirmation.
• Conservez de préférence les devis refusés lorsqu’une trace commerciale est nécessaire.

24. Importer ou générer un devis

Les documents peuvent être intégrés par les mécanismes d’import documentés, notamment IMPORTDOC.ASC et l’automate -A142.

• Le type de document doit être DEV.
• Les entêtes et lignes doivent respecter le format.
• Le client et les articles doivent être correctement rapprochés.
• Les prix, TVA et unités doivent être contrôlés après intégration.
• Conservez le fichier source.

25. Checklist avant transformation

26. Compatibilité documentée

27. Diagnostic rapide

28. Résultat attendu

29. Sources documentaires

• Manuel KWISATZ — documents commerciaux clients DEV, BCV, BLV et FAV.
• Manuel KWISATZ — entête et détail d’un devis client.
• Manuel KWISATZ — principe de transformation entre documents.
• Fonctions de caisse — fonctions 112 et 114, paramètres -IA, -IR, -CL et -SDE.
• Manuel KWISATZ — personnalisation des listes, tri et filtrage.
• Base documentaire — import des documents avec IMPORTDOC.ASC et -A142.