Documentation fonctionnelle KWISATZ
Gérer les articles non stockables, services et frais
Les prestations et frais récurrents peuvent être gérés comme des articles normaux sans suivi physique, tandis que les frais ponctuels et le port peuvent être ajoutés directement dans les totaux d’un document commercial.
Réponse directe
Pour une prestation, un abonnement ou des frais récurrents, créez une fiche produit normale et laissez Article Stockable décoché dans Infos supp 1 (Shift+F2). Renseignez ensuite le prix et le code TVA dans Tarif standard (F3). Pour un montant ponctuel appliqué à tout un document, utilisez plutôt les zones Frais, Port soumis ou Port non soumis dans les totaux du document.
Conseil technicien général
1. Repères de version
Les références de version ci-dessous sont conservées comme repères documentaires. Les menus, options et comportements doivent être contrôlés sur la version et la sérialisation réellement installées ; une évolution plus récente peut avoir modifié le fonctionnement.
2. Protection des données
3. Choisir la bonne méthode
| Besoin | Méthode recommandée | Avantage |
|---|---|---|
| Prestation récurrente | Article normal non stockable | Code, tarif, TVA, statistiques et historique propres. |
| Main-d’œuvre ou intervention | Article normal non stockable | Quantité, prix unitaire et libellé détaillés. |
| Abonnement | Article normal non stockable | Réutilisable dans les devis, commandes et factures. |
| Frais ponctuels sur un document | Zone Frais | Ajout global sans créer une ligne produit. |
| Frais de livraison taxés | Zone Port soumis ou article de port | TVA sélectionnable. |
| Frais de port non soumis selon situation validée | Zone Port non soumis | Montant ajouté sans TVA. |
| Texte ou choix non facturé | Article commentaire | Information descriptive sans détourner un article de vente. |
Le choix entre port soumis, port non soumis et article de service dépend du traitement fiscal et comptable retenu. Faites valider le code TVA et le circuit par la comptabilité.
4. Effet de la case Article Stockable
Dans Infos supp 1 (Shift+F2), la case Article Stockable détermine si le produit est physiquement suivi.
| État | Conséquence documentée |
|---|---|
| Cochée | Suivi physique du stock, inclusion dans les propositions de réapprovisionnement et alertes de rupture. |
| Décochée | Article immatériel, prestation ou frais sans suivi physique ni alerte de rupture. |
Selon la version ou la présentation de la fiche, le réglage peut aussi être résumé par une zone Stock / Gérer le stock du produit. Le contrôle fonctionnel à retenir est l’absence de suivi physique pour le service.
5. Créer un article de service
- Ouvrez Produits > Gestion du fichier.
- Cliquez sur Ajouter.
- Saisissez un code explicite, par exemple
MO-ATELIERouINSTALLATION. - Renseignez un libellé compréhensible sur le devis et la facture.
- Choisissez une unité adaptée parmi celles configurées dans le dossier.
- Classez l’article dans un rayon ou une famille dédiée aux services.
- Ouvrez Infos supp 1 (Shift+F2).
- Laissez Article Stockable décoché.
- Activez éventuellement Achat interdit si ce service ne doit jamais être saisi dans un document fournisseur.
- Enregistrez après avoir paramétré le tarif et la TVA.
Ne laissez pas Article Stockable actif pour une prestation immatérielle. Des stocks négatifs, alertes de rupture ou propositions de réapprovisionnement inutiles pourraient apparaître.
6. Paramétrer le prix et la TVA
- Ouvrez Tarif standard (F3).
- Sélectionnez le code TVA applicable à la prestation.
- Choisissez une saisie HT ou TTC.
- Renseignez le prix de vente.
- Contrôlez le montant recalculé dans l’autre base.
- Renseignez un prix de revient uniquement si l’entreprise dispose d’une méthode justifiable pour mesurer le coût du service.
- Contrôlez la marge affichée.
Le taux de TVA du service peut différer de celui des marchandises vendues avec lui. Ne recopiez pas automatiquement le taux du produit principal.
7. Prix de revient d’une prestation
Une prestation peut avoir un coût interne : temps de travail, sous-traitance, déplacement ou consommables. KWISATZ permet de renseigner un prix d’achat et des frais dans le tarif standard, mais la méthode de valorisation doit être définie par l’entreprise.
| Situation | Paramétrage possible |
|---|---|
| Prestation sous-traitée | Renseigner le coût fournisseur et les frais réellement supportés. |
| Main-d’œuvre interne | Utiliser un coût horaire validé par la direction ou la comptabilité. |
| Service sans coût suivi | Laisser le coût à zéro en acceptant que la marge KWISATZ ne représente pas la rentabilité réelle. |
Un prix de revient nul produit une marge informatique très élevée. Ce résultat ne signifie pas que la prestation ne coûte rien à l’entreprise.
8. Utiliser l’article dans un document
- Créez le devis, la commande, le bon de livraison ou la facture.
- Ajoutez l’article de service comme une ligne normale.
- Saisissez la quantité, par exemple le nombre d’heures ou d’interventions.
- Contrôlez le prix unitaire.
- Contrôlez la TVA de la ligne.
- Ajoutez un commentaire complémentaire si le détail doit être précisé.
- Prévisualisez le document.
- Vérifiez qu’aucun mouvement de stock physique n’est créé.
L’article apparaît comme une ligne facturée et statistiquement identifiable, sans diminuer un stock de marchandises.
9. Facturer des frais avec un article
Créez un article non stockable lorsque les frais doivent :
- apparaître comme une ligne distincte ;
- être réutilisés régulièrement ;
- posséder un libellé commercial stable ;
- être analysés par article, famille ou chiffre d’affaires ;
- recevoir une quantité, une remise ou un tarif client ;
- être repris dans un modèle de devis ou un kit.
Exemples : installation, déplacement, préparation, emballage, mise en service ou livraison forfaitaire.
10. Utiliser la zone Frais du document
La zone Frais des totaux ajoute un montant global au document. Une zone TVA située à droite permet de sélectionner le taux appliqué.
- Ouvrez les totaux du document.
- Saisissez le montant dans Frais.
- Contrôlez le code ou taux de TVA à droite.
- Vérifiez le Net HT, le total TVA et le Total TTC.
- Prévisualisez le document pour contrôler la présentation.
Cette méthode convient à une charge ponctuelle qui ne nécessite pas de code article ni d’analyse détaillée par produit.
11. Utiliser les zones de port
| Zone | Fonction documentée |
|---|---|
| Port soumis | Ajoute des frais de port soumis à TVA. La TVA est sélectionnée dans la zone située à droite. |
| Port non soumis | Ajoute un montant de port non soumis à TVA. |
N’utilisez pas Port non soumis uniquement pour éviter un calcul de TVA. Le traitement doit correspondre à la situation fiscale réelle et être validé.
12. Définir les TVA par défaut des frais et du port
Outils > Préférences > Divers > Documents
Les préférences documentées comprennent :
- Code TVA/Port : taux proposé par défaut aux frais de port des nouveaux documents commerciaux.
- Code TVA/Frais : taux proposé par défaut à la zone Frais.
Le taux par défaut accélère la saisie, mais l’utilisateur doit encore contrôler chaque document. Un défaut correctement configuré ne remplace pas l’analyse fiscale.
13. Article de port ou zone Port ?
| Critère | Article non stockable | Zone Port |
|---|---|---|
| Ligne visible et détaillée | Oui | Selon le modèle, souvent dans les totaux |
| Code article | Oui | Non |
| Statistiques par article | Oui | Plus limitées |
| Quantité ou tarif client | Oui | Montant global |
| Saisie rapide ponctuelle | Moins directe | Oui |
| TVA spécifique | Code TVA de l’article | TVA de la zone Port soumis |
14. Service, commentaire ou supplément ?
| Type | Usage | Facturation |
|---|---|---|
| Article normal non stockable | Prestation, frais ou supplément réellement vendu | Oui |
| Article commentaire | Cuisson, accompagnement, consigne ou précision non facturée | Pas comme prestation autonome |
| Composant de kit | Service inclus dans une offre structurée | Selon le type de kit |
| Zone Frais / Port | Montant global appliqué au document | Oui, dans les totaux |
Un commentaire ne remplace pas une ligne facturée. Un service vendu doit conserver un prix, une TVA et une trace commerciale explicites.
15. Services achetés et sous-traitance
Un service peut être vendu par l’entreprise mais également acheté à un sous-traitant.
- Laissez Achat interdit décoché si l’article doit figurer dans les documents fournisseurs.
- Renseignez le fournisseur et le prix d’achat lorsque cela correspond au fonctionnement réel.
- Conservez Article Stockable décoché : une prestation achetée n’est pas une quantité physique à réapprovisionner.
- Contrôlez le prix de revient et la marge après la facture fournisseur.
16. Frais d’approche sur les achats
Les frais d’approche d’un achat ne doivent pas être confondus avec un article de frais vendu au client. Dans les documents d’achat, KWISATZ documente des frais appliqués ligne par ligne afin d’enrichir le prix de revient.
- % Frais sur la ligne d’achat.
- PR.HT recalculé.
- Total PR correspondant au coût total.
Les frais d’approche augmentent le coût d’une marchandise. Ils ne constituent pas nécessairement une prestation à revendre sous forme d’article.
17. Remises et marges
Un article de service peut recevoir une remise comme une ligne normale selon les droits et paramètres de vente.
- Contrôlez le prix de revient utilisé pour la marge.
- Vérifiez les alertes de marge minimale.
- Évitez une remise qui rend la prestation déficitaire.
- Contrôlez les promotions et tarifs clients applicables.
Les préférences de vente permettent de choisir la base de coût utilisée pour évaluer la marge : PRHT actuel, PRHT moyen ou CMUP selon les fonctions disponibles.
18. Impact sur les stocks et le réapprovisionnement
| Fonction | Article non stockable |
|---|---|
| Mouvement physique à la vente | Non attendu |
| Mouvement physique à l’achat | Non attendu |
| Proposition de réapprovisionnement | Exclu d’après le manuel |
| Alerte de rupture | Non déclenchée |
| Chiffre d’affaires et TVA | Oui, comme ligne commerciale |
| Statistiques par article | Oui |
19. Changer un article stockable en service
- Effectuez une sauvegarde.
- Contrôlez le stock actuel sur tous les magasins.
- Analysez les commandes, réceptions et mouvements en cours.
- Ramenez ou régularisez le stock selon une procédure justifiée.
- Désactivez le suivi physique seulement après contrôle.
- Vérifiez les propositions de réapprovisionnement.
- Testez une nouvelle vente.
Ne décochez pas Article Stockable pour masquer un stock négatif. Corrigez d’abord les mouvements historiques ou le comptage physique.
20. Changer un service en article stockable
- Vérifiez qu’il s’agit désormais d’un bien physiquement suivi.
- Activez la gestion du stock.
- Renseignez les fournisseurs et paramètres de réapprovisionnement.
- Saisissez la quantité de départ par inventaire ou mouvement adapté.
- Contrôlez les magasins.
- Testez un achat et une vente.
L’activation du stock ne reconstitue pas les anciens mouvements. La quantité initiale doit être établie à une date claire.
21. Contrôles avant mise en production
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Nature | S’agit-il réellement d’une prestation ou d’un montant immatériel ? |
| Stock | Article Stockable est-il décoché ? |
| Unité | La quantité sera-t-elle comprise par le client ? |
| Prix | Le prix HT/TTC est-il correct ? |
| TVA | Le taux est-il validé pour ce service ou ces frais ? |
| Achat | L’article doit-il être interdit ou autorisé dans les achats ? |
| Marge | Le coût interne ou fournisseur est-il correctement interprété ? |
| Impression | Le libellé et la TVA apparaissent-ils correctement ? |
| Statistiques | Faut-il une ligne article ou une simple zone Frais/Port ? |
22. Compatibilité documentée
| Fonction | Disponibilité | Condition connue |
|---|---|---|
| Article Stockable | Infos supp 1 — Shift+F2 | À décocher pour prestations et frais immatériels |
| Achat interdit / Vente interdite | Infos supp 1 | Bloque le flux concerné |
| Tarif et TVA | Tarif standard F3 | Code TVA et prix contrôlés |
| Frais du document | Totaux des documents commerciaux | TVA sélectionnable |
| Port soumis / non soumis | Totaux des documents commerciaux | Traitement fiscal à valider |
| TVA par défaut Frais / Port | Préférences, Divers, Documents | Valeur proposée aux nouveaux documents |
23. Diagnostic rapide
La vente d’un service crée un stock négatif
Ouvrez Infos supp 1 (Shift+F2) et laissez Article Stockable décoché, puis analysez les mouvements déjà créés avant correction.
Le service apparaît dans le réapprovisionnement
Contrôlez le statut stockable de l’article et actualisez la proposition après correction.
La TVA des frais est incorrecte
Vérifiez la TVA de la ligne article ou la zone TVA située à droite de Frais/Port soumis, puis contrôlez les valeurs par défaut dans les préférences.
Les frais n’apparaissent pas comme une ligne
La zone Frais est un total global. Créez un article non stockable si une ligne détaillée est nécessaire.
Le port est compté deux fois
Recherchez simultanément un article de port et un montant dans Port soumis ou Port non soumis.
La marge du service est de 100 % ou paraît excessive
Le prix de revient est probablement nul ou incomplet. Renseignez un coût justifié ou interprétez la marge avec prudence.
L’article ne peut pas être ajouté à une facture fournisseur
Vérifiez si Achat interdit est activé dans Infos supp 1.
Une commission utilise la TVA du produit vendu
Traitez la commission comme une prestation distincte et vérifiez son propre code TVA avec la comptabilité.
La sélection TVA Frais/Port ne s’ouvre pas sur une ancienne version
Un incident est documenté en version 3.56 et corrigé dans la branche 3.57R8 ou ultérieure. Vérifiez la version avant dépannage avancé.
24. Résultat attendu
Les prestations et frais récurrents sont créés comme articles normaux non stockables, avec un prix et une TVA contrôlés. Les frais ponctuels utilisent les zones adaptées du document. Aucun stock physique, réapprovisionnement ou message de rupture inutile n’est généré.
25. Sources documentaires
- Manuel KWISATZ — fiche produit, onglet Infos supp 1 (Shift+F2) et case Article Stockable.
- Manuel KWISATZ — prestations de services et frais de port cités comme exemples d’articles immatériels.
- Manuel KWISATZ — totaux des documents commerciaux, zones Frais, Port soumis et Port non soumis.
- Manuel KWISATZ — préférences Code TVA/Port et Code TVA/Frais.
- Suivi de développement — frais d’approche ligne par ligne dans les documents d’achat.
- Base support — distinction entre prestation de service et TVA du produit vendu.