Documentation fonctionnelle KWISATZ
Gérer les commandes clients et les livraisons partielles
La commande client BCV mémorise les quantités à livrer. Chaque BLV lié sort uniquement le réel expédié et les quantités restantes sont suivies comme reliquats actifs ou mises en sommeil lorsqu’elles sont abandonnées.
Réponse directe
Créez ou ouvrez le bon de commande client BCV, puis transformez-le en bon de livraison BLV. Dans le BLV généré, conservez uniquement les quantités réellement livrées. À la sauvegarde, les quantités non livrées ou partiellement livrées restent en reliquat. Laissez-les actives pour une livraison ultérieure ou mettez-les en sommeil dans Clients > Procédures > Gestion des reliquats si elles ne seront plus honorées.
Conseil technicien général
1. Protection des données
2. Cycle standard
| Code | Document | Rôle | Effet stock |
|---|---|---|---|
| BCV | Bon de commande client | Enregistre les quantités commandées et à livrer. | Pas de sortie physique dans le cycle standard. |
| BLV | Bon de livraison client | Enregistre les quantités réellement remises ou expédiées. | Sortie de stock pour les articles stockables. |
| FAV | Facture client | Facture les livraisons ou la commande selon le circuit. | Une facture liée au BLV ne doit pas refaire la sortie. |
Le cycle recommandé est BCV → BLV → FAV. KWISATZ permet de brûler des étapes, mais le passage par le BLV offre la meilleure traçabilité physique des livraisons partielles.
3. Prérequis
- Client, adresses de facturation et de livraison contrôlés.
- Articles, variantes et unités correctement créés.
- Bon dépôt ou magasin sélectionné.
- Stock physique connu.
- Prix, remises, TVA, frais et port vérifiés.
- Droits de création, transformation et modification attribués.
- Préférences BCV et BLV contrôlées.
4. Créer la commande client
- Ouvrez la fiche client.
- Accédez aux bons de commande de vente.
- Créez un nouveau BCV.
- Vérifiez le client et l’adresse de livraison.
- Contrôlez la date, le vendeur, l’affaire et la référence client.
- Ajoutez les articles et quantités commandées.
- Contrôlez les prix, remises et TVA.
- Renseignez la date ou les informations de livraison prévues si les champs existent dans la présentation.
- Enregistrez et imprimez la confirmation de commande si nécessaire.
5. Créer un BCV depuis la Vente directe
La fonction caisse 111 — Générer un BCV client transforme le ticket en cours en commande client. Le ticket doit être associé à un client.
La fonction 113 — Liste de commandes clients permet d’ouvrir la liste des BCV depuis la Vente directe.
Contrôlez les informations commerciales après génération : un ticket de caisse n’expose pas nécessairement toutes les zones utiles d’une commande client.
6. Transformer le BCV en BLV
- Ouvrez la liste des commandes clients ou la fiche du client.
- Sélectionnez le BCV à livrer.
- Cliquez sur Transformer.
- Choisissez Bon de livraison.
- Confirmez la transformation.
- Ouvrez le BLV généré.
- Contrôlez les quantités transférées.
- Corrigez-les pour conserver uniquement le réel livré.
- Validez le BLV.
- Imprimez ou envoyez le document.
Le BCV reste lié au BLV et KWISATZ peut tenir compte des quantités déjà livrées lors des transformations suivantes.
7. Livraison partielle manuelle
Pour livrer seulement une partie d’une ligne, remplacez la quantité transférée par la quantité réellement livrée.
| Article | Commandé | Livré dans le BLV | Reliquat |
|---|---|---|---|
| Article A | 10 | 6 | 4 |
| Article B | 5 | 5 | 0 |
| Article C | 3 | 0 | 3 |
Reliquat = quantité commandée − quantités déjà livréesNe laissez pas la quantité commandée complète dans le BLV si elle n’est pas physiquement sortie. Le stock et le suivi client seraient faux.
8. Limiter automatiquement au stock physique
Outils > Préférences > Infos documents > BCV
La préférence documentée Transfert en bon de livraison — Limiter les quantités au stock physique disponible limite automatiquement les quantités du BLV au stock disponible.
- Si tout le stock est disponible, la quantité complète est transférée.
- Si le stock est insuffisant, le BLV est généré partiellement.
- KWISATZ peut signaler que le transfert est partiel en raison du stock insuffisant.
- L’utilisateur peut ensuite contrôler le document généré.
Cette limitation aide à prévenir une livraison négative, mais ne remplace pas le contrôle physique de la préparation. La documentation indique que l’utilisateur peut encore forcer certaines quantités dans le document.
9. Proposer la gestion des reliquats à la sauvegarde
Outils > Préférences > Infos documents > BLV > Proposer la gestion des reliquats
Lorsque le BLV a été créé en liaison avec un BCV et que des lignes ne sont pas ou sont partiellement livrées, cette préférence affiche la gestion des reliquats à la sauvegarde.
- Conservez actif ce qui doit être livré plus tard.
- Mettez en sommeil ce qui est abandonné.
- Vérifiez chaque ligne avant confirmation.
10. Gestion des reliquats clients
Clients > Procédures > Gestion des reliquats
Cette fenêtre présente les lignes de commandes non livrées ou incomplètement livrées.
| Sélection | Résultat |
|---|---|
| Tous | Affiche tous les reliquats. |
| Uniquement actifs | Affiche les lignes qui doivent encore être livrées. |
| Uniquement en sommeil | Affiche les lignes dont Ignorer reliquat est actif. |
| Client | Limite la liste à un client. |
| Produit | Limite la liste à un article. |
11. Activer ou mettre en sommeil un reliquat
- Ouvrez la gestion des reliquats.
- Filtrez le client ou l’article.
- Sélectionnez la ligne.
- Appuyez sur Entrée.
- Confirmez le changement d’état.
La fenêtre documentée permet également de mettre en sommeil ou de remettre en activité plusieurs lignes sélectionnées et d’imprimer un journal des reliquats.
Mettre un reliquat en sommeil ne crée pas de BLV et ne modifie pas le stock. Cela signifie seulement que la quantité restante ne sera plus suivie comme livraison attendue.
12. Livrer le solde ultérieurement
- Rouvrez le BCV d’origine.
- Contrôlez les BLV déjà liés.
- Relancez la transformation vers un nouveau BLV.
- Vérifiez que seules les quantités restantes sont proposées.
- Adaptez les quantités au réel préparé.
- Validez le nouveau BLV.
- Contrôlez que le reliquat devient nul ou reste cohérent.
Ne dupliquez pas manuellement la commande pour livrer le solde : vous perdriez le lien entre quantité commandée, déjà livrée et restant à livrer.
13. Exemple de livraison en deux fois
| Étape | Quantité | Effet |
|---|---|---|
| BCV initial | 10 | 10 à livrer, aucun stock sorti. |
| Premier BLV | 6 | 6 sortis du stock, reliquat actif de 4. |
| Deuxième BLV | 4 | 4 sortis du stock, reliquat nul. |
| Facture liée | 10 ou deux factures selon le circuit | Pas de double mouvement pour les lignes issues des BLV. |
14. Livraison automatique des BCV
La procédure Livraison automatique des BCV crée automatiquement des BLV à partir des commandes et peut tenir compte des quantités déjà livrées.
Seuls les clients marqués comme participant à la livraison automatique dans leur fiche sont concernés.
| Critère | Usage |
|---|---|
| Client | Limiter à un seul client. |
| Famille | Limiter à une famille de clients. |
| Catégorie | Limiter à une catégorie de clients. |
| Commercial | Limiter aux clients d’un vendeur. |
| Période des BCV | Définir les commandes retenues. |
| Date d’émission des BLV | Définir la date des documents générés. |
15. Options de livraison automatique
- Regrouper si possible : regroupe plusieurs lignes ou commandes dans un BLV par client lorsque les documents sont compatibles.
- Demander confirmation avant chaque BL : valide chaque création individuellement.
- À la fin, KWISATZ peut proposer d’imprimer les BLV générés.
Le regroupement exige des caractéristiques compatibles, notamment le type de saisie HT/TTC, la devise et les règles de TVA. Contrôlez un échantillon avant un traitement de masse.
16. Regrouper plusieurs commandes en un BLV
Les préférences BCV documentent notamment :
- Regrouper sans tenir compte du vendeur ;
- Regrouper sans tenir compte de l’affaire.
Activer ces options facilite le regroupement, mais peut réduire la lisibilité commerciale ou analytique. Vérifiez si le vendeur et l’affaire doivent rester séparés.
17. Suivre les commandes
Utilisez la liste des commandes clients pour filtrer les documents selon leur état de livraison.
- Non livrées.
- Partiellement livrées.
- Totalement livrées.
- Avec ou sans reste à livrer selon les colonnes disponibles.
- Par client, vendeur, période ou magasin.
Personnalisez la liste pour afficher les quantités commandées, livrées et restantes, les références, dates, vendeurs et documents liés lorsque ces champs sont disponibles.
18. Statut historique et reste opérationnel
Une commande ayant connu une livraison partielle peut conserver une trace historique de traitement partiel, même lorsque les derniers reliquats ne doivent plus être honorés selon le fonctionnement de la version.
Pour piloter les préparations, contrôlez surtout les reliquats actifs et le reste à livrer, et pas uniquement un libellé global « partiel ».
19. Finaliser une commande non soldée
Lorsqu’un client renonce à la quantité restante :
- Vérifiez qu’aucune autre livraison n’est prévue.
- Ouvrez la gestion des reliquats.
- Filtrez la commande, le client ou le produit.
- Mettez les lignes restantes en sommeil.
- Contrôlez qu’aucun reliquat actif ne subsiste.
- Ajoutez un commentaire ou une trace de l’accord client.
Ne créez pas un BLV à quantité zéro pour simuler l’abandon. La gestion des reliquats est la procédure dédiée.
20. Impact sur le stock
| Action | Impact attendu |
|---|---|
| Création BCV | Pas de mouvement physique. |
| Validation BLV | Sortie des quantités livrées. |
| Reliquat actif | Pas de sortie tant qu’aucun BLV n’est créé. |
| Reliquat en sommeil | Aucun mouvement ; abandon du suivi restant. |
| FAV liée au BLV | Pas de seconde sortie des mêmes lignes. |
21. Lots, séries et péremption
Pour les articles suivis par lot ou numéro de série, sélectionnez les identifiants réellement livrés dans le BLV.
- Ne copiez pas un lot théorique depuis la commande.
- Contrôlez la disponibilité dans le dépôt.
- Vérifiez la quantité par lot ou série.
- Contrôlez la péremption si elle est suivie.
Une livraison partielle doit être cohérente à la fois en quantité globale et dans la répartition par lot ou numéro de série.
22. Adresses multiples
Le BLV doit utiliser l’adresse où la marchandise est réellement livrée.
- Contrôlez l’adresse principale de livraison.
- Sélectionnez une adresse supplémentaire si nécessaire.
- Vérifiez le nom du destinataire, la voie, le code postal et la ville.
- Contrôlez l’adresse après transformation.
23. Facturer les livraisons
Après les BLV, créez les FAV depuis les livraisons liées.
- Facturer chaque BLV séparément.
- Regrouper plusieurs BLV compatibles sur une facture.
- Attendre la livraison totale puis facturer l’ensemble, selon la procédure commerciale.
Ne facturez pas indépendamment les mêmes lignes depuis le BCV et depuis les BLV. Contrôlez les liens et les quantités déjà facturées.
24. Acomptes sur commande
Un acompte peut être enregistré sur une commande client. La base support indique que l’origine financière peut rester BCV jusqu’à la transformation en facture.
Lors de la transformation en FAV, contrôlez la reprise de l’acompte et évitez de l’enregistrer une seconde fois. Un règlement de gestion commerciale n’alimente pas automatiquement le financier de caisse.
25. Clôture de période des documents
Clients > Procédures > Clôture de période
Cette procédure peut valider définitivement les DEV, BCV, BLV et FAV de la période. Les documents marqués ne sont plus modifiables.
Ne clôturez pas une période avant d’avoir corrigé les quantités, les reliquats et les liens de livraison et de facturation.
26. Personnaliser la liste de suivi
- Ouvrez la liste des commandes.
- Faites un clic droit dans le tableau.
- Choisissez Configurer les colonnes affichées.
- Ajoutez les quantités commandées, livrées et restantes si disponibles.
- Ajoutez le client, le vendeur, l’affaire, le magasin et les dates.
- Activez le tri et le filtrage.
- Validez et rouvrez la liste.
27. Checklist avant validation du BLV
| Contrôle | Question |
|---|---|
| Commande liée | Le BLV provient-il du bon BCV ? |
| Client | Le destinataire et l’adresse sont-ils corrects ? |
| Dépôt | La sortie sera-t-elle faite au bon endroit ? |
| Quantités | Correspondent-elles au colis réellement préparé ? |
| Stock | Les quantités sont-elles disponibles ? |
| Lots / séries | Les identifiants physiques sont-ils exacts ? |
| Reliquats | Les lignes restantes sont-elles actives ou abandonnées ? |
| Prix / TVA | Le document reste-t-il conforme à la commande ? |
| Impression | Le BL remis au client correspond-il au document validé ? |
28. Compatibilité documentée
| Fonction | Repère | Condition connue |
|---|---|---|
| Générer un BCV depuis la caisse | Fonction 111 | Client associé au ticket |
| Liste des commandes clients | Fonction 113 | Accessible depuis la Vente directe |
| Liste des BLV | Fonction 117 | Accessible depuis la Vente directe |
| Limiter au stock physique | Préférence BCV | Transformation vers BLV |
| Proposer les reliquats | Préférence BLV | BLV lié à un BCV |
| Gestion des reliquats | Clients, Procédures | Actif, sommeil, client et produit |
| Livraison automatique | Procédure clients | Client activé dans sa fiche |
| Clôture de période | Clients, Procédures | Document ensuite non modifiable |
29. Diagnostic rapide
Le BLV reprend toute la commande malgré un stock insuffisant
Activez la préférence BCV de limitation au stock physique, puis contrôlez quand même le document généré.
La fenêtre des reliquats ne s’ouvre pas à la sauvegarde
Vérifiez la préférence BLV Proposer la gestion des reliquats et que le BLV a bien été créé depuis un BCV.
Le reste doit être abandonné
Ouvrez Clients, Procédures, Gestion des reliquats et mettez les lignes concernées en sommeil.
Une ligne en sommeil doit finalement être livrée
Remettez le reliquat en activité avec la même procédure, puis créez le BLV suivant.
Le stock a été sorti deux fois
Recherchez un BLV et une facture indépendante portant les mêmes lignes, puis contrôlez les liens documentaires.
La commande reste affichée comme partielle
Contrôlez d’abord les reliquats actifs et le reste à livrer. Le libellé historique peut dépendre de la version et des lignes déjà livrées.
La livraison automatique ignore un client
Vérifiez l’option Livraison automatique dans la fiche client et les filtres client, famille, catégorie, commercial et période.
Plusieurs BCV ne se regroupent pas
Comparez le type HT/TTC, la devise, la TVA, le vendeur, l’affaire et les autres éléments d’entête ou de pied.
Le BLV est non modifiable
Contrôlez les droits, la protection de date, la clôture de période et la facturation déjà liée.
Un acompte apparaît deux fois
Contrôlez l’acompte d’origine BCV et sa reprise dans la FAV avant tout nouvel enregistrement.
30. Résultat attendu
Chaque BCV conserve les quantités commandées et les BLV liés ne sortent que les quantités réellement livrées. Les reliquats actifs correspondent aux engagements futurs, les reliquats abandonnés sont en sommeil, le stock est cohérent et la facturation ne duplique aucune livraison.
31. Sources documentaires
- Manuel KWISATZ — préférences BCV et BLV, limitation au stock et proposition de gestion des reliquats.
- Manuel KWISATZ — Clients, Procédures, Gestion des reliquats.
- Manuel KWISATZ — Livraison automatique des BCV.
- Fonctions de caisse — fonctions 111, 113 et 117.
- Suivi de développement — limitation des quantités transférées au stock physique.
- Suivi de développement — clôture de période des documents DEV, BCV, BLV et FAV.